向使用者說明Microsoft 365 群組

Microsoft 365 群組可讓您設定要共用的資源集合，包括共用信箱和行事曆、具有 OneNote 筆記本的 SharePoint 網站，以及Microsoft Planner等等。 當您建立群組時也可以包含 Microsoft Teams，或稍後再新增。 許可權群組資源是透過群組來管理。

您可以建立任何共用資源來建立群組。 在 Outlook 中建立群組會產生與在 Planner 中建立群組連線 SharePoint 小組網站或方案相同的結果。 如果您的使用者不熟悉Microsoft 365 群組，則可能不知道這一點。 這可能會導致使用者混淆，以及建立重複資源的可能性。 (例如，有人可能會建立 SharePoint 網站進行檔共同作業，稍後再建立個別的 Planner 實例，但不知道 Planner 已在群組中提供。)

由於群組可以透過數種方式建立，因此建議您訓練使用者使用最適合您組織的方法：

• 如果您的組織使用電子郵件進行大部分的通訊，請指示您的使用者在 Outlook 中建立群組。
• 如果您的組織大量使用 SharePoint 或從 SharePoint 內部部署進行移轉，請指示您的使用者建立 SharePoint 小組網站以進行共同作業。
• 如果您的組織已部署 Teams，請指示使用者在需要共同作業空間時建立小組。

如果您訓練使用者一律使用最符合其工作方式的群組建立方法，當他們需要空間與其他人共同作業時，您可以協助避免混淆和重複的資源。 當使用者變得更有經驗時，他們會更瞭解群組隨附的服務集合，而且不同的建立方法會導致相同的結果。

您可以使用商務用Microsoft 365 群組使用者 - PowerPoint 範本作為為使用者定型簡報的起點。

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