Microsoft 365 群組到期原則
隨著 Microsoft 365 群組和 Microsoft Teams 使用量增加，管理員和使用者需要一個方法來清理未使用的群組和小組。 Microsoft 365 群組到期原則可協助您從系統移除非作用中的群組，讓一切更簡單。
當群組過期時， 信箱、Planner、SharePoint 網站、小組 ) 等 (幾乎所有相關聯的服務也會一併刪除。
當群組過期時，它會「虛刪除」，這表示它仍然可以復原最多 30 天。
系統管理員可以指定到期期間，且任何到達該期間結束且未更新的非使用中群組都會被刪除。 (這包括封存的teams.) 群組建立時或上次更新日期的到期期間開始。 群組擁有者會在到期前自動傳送通知，讓他們可以更新群組以取得另一個到期間隔。 Teams 中所使用群組的到期通知會出現在Teams擁有者摘要中。
主動使用中的群組會在群組到期前約 35 天自動更新。 在此情況下，擁有者不會收到任何更新通知。 下列任何動作都會自動更新群組：
- SharePoint - 檢視、編輯、下載、移動、共用或上傳檔案。 (檢視 SharePoint 頁面不會計入自動更新的動作。)
- Outlook - 加入或編輯群組、從群組讀取或寫入群組訊息，以及如同 Outlook 網頁版) (訊息。
- Teams - 造訪團隊頻道。
- Viva Engage - 在 Viva Engage 社群中檢視文章，或在 Outlook 中檢視互動式電子郵件。
- 表單 - 檢視、建立或編輯表單，或提交表單的回應。
重要事項
當您變更到期原則時，服務會重新計算每個群組的到期日。 它一律會從建立群組的日期開始計算，然後套用新的到期原則。
請務必知道預設會關閉到期日。 如果系統管理員想要使用它，就必須為其組織啟用它。
注意事項
若要設定及使用 Microsoft 365 群組的到期原則，您必須擁有但不一定會為套用到期原則之所有群組的成員指派Microsoft Entra ID P1 或 P2 授權。 如需詳細資訊， 請參閱開始使用 Microsoft Entra ID P1 或 P2。
誰可以設定和使用Microsoft 365 群組到期原則？
| 角色 | 他們可以做什麼 |
|---|---|
| Azure 中的 Office 365 全域系統管理員 (、公司系統管理員) 、用戶系統管理員 | 建立、讀取、更新或刪除Microsoft 365 群組到期原則設定。 |
| 群組系統管理員 | 此角色的成員可以建立/管理群組、建立/管理群組設定，例如命名和到期原則，以及檢視群組活動和稽核報告。 |
| 使用者 | 更新或 還 原他們所擁有的Microsoft 365 群組 |
重要事項
Microsoft建議您使用許可權最少的角色。 這有助於改善貴組織的安全性。 全域管理員是高度特殊許可權的角色，當您無法使用現有角色時，應該僅限於緊急案例。
如何設定到期原則
如上所述，預設會關閉到期日。 系統管理員必須啟用到期原則，並將屬性設定為生效。 若要啟用此功能，請移至 [Microsoft標識>符群組>到期日]。 您可以在這裏設定預設群組存留期。
群組存留期是以天為單位指定，而且可以設定為180、365或您指定的自定義值。 自訂值必須至少為30天。
如果群組沒有擁有者，到期電子郵件會傳送至指定的電子郵件。
您可以為所有群組設定原則，僅限選取的群組 (最多 500 個) ，或選取 [ 無] 完全關閉。 當您選取 [ 無] 時，所有作用中且擱置驗證的群組都不會有到期日。 不過，已過期的群組不會受到影響。
請注意，目前您不能有不同群組的不同原則。
到期如何與保留原則搭配使用
如果您已在 Microsoft Purview 合規性入口網站中設定群組的保留原則，到期原則會順暢地與保留原則搭配運作。 群組到期時，群組的信箱交談和群組網站中的檔案會在保留容器中保留，達保留原則中定義的特定天數。 不過，使用者在到期后將不會看到群組或其內容。
群組擁有者如何及何時得知其群組是否即將到期
如果群組是透過 Planner、SharePoint 或任何其他應用程式建立，到期通知一定會透過電子郵件提供。 如果群組是透過Teams建立的，群組擁有者會收到電子郵件和通知，以透過活動區段更新。 如果您的群組擁有者沒有有效的電子郵件位址，不建議您在群組上啟用到期。
群組到期前 30 天，群組擁有者 (或您為沒有擁有者) 的群組指定的電子郵件位址，將會收到一封電子郵件，讓他們可以輕鬆地更新群組。 如果他們沒有續約，則將在到期前 15 天收到另一封續約電子郵件。 如果他們仍未更新，則會在到期前一天再收到一封電子郵件通知。
如果因為某些原因，擁有者或管理員都未在群組到期前更新群組，管理員仍可在群組到期後最多 30 天內還原該群組。 如需詳細資訊，請參閱： 還原已刪除Microsoft 365 群組。
封存群組內容
如果您有不再打算使用的群組，但想要保留其內容，請參閱 封存群組、小組和 Viva Engage ，以取得如何從不同群組服務匯出資訊的相關信息。