建立 Microsoft 365 分組討論區和設備信箱

如果您有每個人都需要用到的會議室、公務車或設備，您就必須設法讓每個人都能夠預約這些資源。 最佳做法是為每個資源在 Microsoft 365 中建立會議室或設備信箱。 您可能會為您的一樓會議室、媒體設備或物流貨車建立會議室或設備信箱。

一旦建立會議室或設備信箱，公司中的每個人都可以使用 Outlook 預約會議或活動所需的資源。 若要了解使用方法和設定方法，請參閱下列兩個索引標籤。 以下是一些有關會議室與設備信箱的其他常見問題。

使用會議室和設備信箱

若要使用會議室或設備信箱，請開啟電腦上的 Outlook 或登入 Outlook 網頁版。 排定新會議，然後將會議室或設備新增到會議，就像邀請其他員工或客戶一樣。 您現在已完成預約。

1. 開啟電腦上的 Outlook。

2. 在 [ 首頁] 索引標籤上，選擇 [ 新增專案]，然後從下拉式清單中選取 [ 會議 ]。

   

   或者，從 [行事曆] 選取 [新增會議]。

3. 在 [ 必要] 欄位中，輸入您想要保留的會議室或設備名稱，以及您想要邀請的任何出席者。

   或者，選取 [ 必要]，然後從清單中按兩下會議室或設備。 然後選取 [確定]。

   

4. 在 [ 標題 ] 行中，輸入保留或會議的用途。

5. 變更 [位置] 的值或保留原狀。

6. 變更 [開始時間] 與 [結束時間]。 或者，選取 [ 全天]。 若要讓會議或預約重複發生，請選取頂端的 [週期性]。

   

7. 輸入描述會議目的的訊息，並視需要附加任何檔案。

8. 若要允許其他人在線加入或撥入會議，請選取頂端的 [Teams 會議 ]。

9. 若要確定會議室、設備和您邀請的人員都可供使用，請從功能表欄選取 [ 排程小 幫手]。 然後選取行事曆中的可用時間。

   

   提示

   在排程行事曆中，藍色表示會議室或設備已被預約或為忙碌的狀態。 選取行事曆上的白色 (即表示可用) 區域。

10. 完成後，選取 [傳送]。

設定會議室和設備信箱

若要設定會議室或設備信箱，請移至 Microsoft 365 系統管理中心。 建立信箱，並通知每個人他們可以開始預約會議和活動所需的資源。

1. 在系統管理中心，移至>資源會議室 & 設備頁面。

2. 選 取 [+ 新增資源]。

3. 填寫會議室或設備欄位：

   

   • 會議室或設備：您想要建立的信箱類型。

   • 名稱：易記的名稱或甚至是簡短的描述。

   • 電子郵件：會議室或設備的電子郵件別名。 這是將會議邀請傳送給會議室或設備的必要欄位。

   • 容量：會議室可以容納的人數，或可同時使用設備的人數。

   • 位置：會議室號碼或大樓或區域中的會議室位置。

   • 電話號碼：會議室本身的號碼。 這與使用 Microsoft Teams 時產生的會議電話號碼不同。

4. 選取 [儲存]。

注意事項

若要確保會議室和設備信箱安全，請封鎖登入這些信箱。 如需詳細資訊，請參閱封鎖登入共用信箱帳戶 (部分內容為機器翻譯)。

有關會議室與設備信箱的常見問題。

如何判斷會議室或設備是否可用？

開啟 Outlook，然後建立新會議。 就像新增人員的做法一樣，將會議室或設備新增到會議，然後選取 [排程小幫手]，以查看會議室或設備可用性的即時行事曆檢視。 如果小時的時段是空白的，則表示可用；如果顯示藍色，則表示已被預約。

如何取消會議室或設備要求？

開啟您在 Outlook 中排定的會議，然後將會議室或設備從會議移除，就像移除出席者一樣。 這樣會將會議室開放給其他人進行預約。

是否應有某個人員接受或拒絕每個會議室或設備要求？

否，不需要讓某個人員接受或拒絕要求。 您可以決定是否要讓會議室或設備自動接受預約，或交由公司中的某個人員管理。

會議室信箱或設備信箱是否需要產品授權？

否。 雖然貴組織中的大多數人員都需要授權才能使用 Microsoft 365, 但您不需要為了以防資源信箱的大小不須大於 50 GB，或萬一不需要一些功能 (來自安全性和合規性的保留原則, 或 Exchange Online 的保存措施), 或防止萬一資源信箱不需要附加線上封存的情況下, 而將授權指派給會議室信箱或設備信箱。

是否需要擁有者來負責會議室或設備的預約？

否，您不需要任何人來負責會議室信箱或設備信箱。