Microsoft 365 中的數據保留、刪除和解構
Microsoft具有適用於 Microsoft 365 的數據處理標準原則，指定刪除後保留客戶數據的時間長度。 一般來說，客戶資料遭到刪除的情況有兩種：
- 主動刪除：租使用者具有作用中的訂用帳戶，且使用者或系統管理員刪除數據，或系統管理員刪除使用者。
- 被動刪除：租使用者訂用帳戶結束。
數據保留
針對上述每一個刪除案例，下表會依數據類別和分類顯示最大數據保留期間：
| 數據類別 | 數據分類 | 描述 | 範例 | 保留期間 |
|---|---|---|---|---|
| 客戶資料 | 客戶內容 | 系統管理員和使用者直接提供/建立的內容 包含在 Microsoft 365 中使用服務時，建立並儲存在Microsoft數據中心的所有文字、音效、視訊、圖像文件和軟體 |
允許使用者撰寫數據的最常用Microsoft 365 應用程式範例包括 Word、Excel、PowerPoint、Outlook 和 OneNote 客戶內容也包含客戶擁有/提供的密碼 (密碼、憑證、加密密鑰、儲存器金鑰) |
主動刪除案例： 最多 30 天 被動刪除案例： 最多180天 |
| 客戶資料 | EUII) (用戶標識資訊 | 識別或可用來識別Microsoft服務用戶的數據。 EUII 不包含客戶內容 | 使用者名稱或顯示名稱 (DOMAIN\UserName) 用戶主體名稱 (name@domain) 使用者特定的IP位址 |
主動刪除案例： 最多 180 天 (只有租用戶系統管理員動作) 被動刪除案例： 最多180天 |
| 個人數據 (數據未包含在客戶數據) |
使用者化名標識碼 (EUPI) | Microsoft所建立的標識碼系結至Microsoft服務的使用者。 與其他資訊結合時，例如對應數據表，EUPI 會識別使用者 EUPI 不包含客戶上傳或建立的資訊 |
使用者 GUID、PUID 或 SID 會話標識碼 |
主動刪除案例： 最多 30 天 被動刪除案例： 最多180天 |
訂用帳戶保留期
在使用中訂閱的詞彙中，訂閱者可以存取、擷取或刪除儲存在 Microsoft 365 中的客戶數據。 如果付費訂閱結束或終止，Microsoft會將儲存在 Microsoft 365 中的客戶數據保留 90 天，讓訂閱者能夠擷取數據。 在 90 天的保留期間結束後，Microsoft停用帳戶並刪除客戶數據。 在 Microsoft 365 訂閱到期或終止後的 180 天內，Microsoft 會停用帳戶並刪除此帳戶中的所有客戶資料。 一旦任何資料的最大保留期間超過時，資料會遭到商務性轉譯且無法恢復。
針對免費試用，您的帳戶會在大部分國家/地區中進入 30 天的寬限期狀態。 在此寬限期期間，您可以購買 Microsoft 365。 如果您決定不購買 Microsoft 365，您可以取消您的試用版或讓寬限期過期，並刪除您的試用版帳戶資訊和資料。