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外部寄件者 - 針對傳送至 Microsoft 365 的電子郵件進行疑難解答

提示

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本文提供疑難解答資訊給在 Microsoft 365 中嘗試傳送電子郵件給收件者時遇到問題的寄件者，以及大量郵寄給客戶的最佳做法。

您是否管理IP和網域的傳送信譽？

Exchange Online Protection (EOP) 提供 Microsoft 365 的反垃圾郵件保護。 我們也會使用SPF、DKIM和 DMARC 等電子郵件驗證技術，來確認傳送電子郵件的網域已獲得授權。 許多因素會影響 EOP 篩選。 例如，傳送IP、網域、電子郵件驗證、清單精確度、抱怨率、內容等等。 影響寄件人信譽和傳遞電子郵件能力的主要因素之一，是其垃圾郵件抱怨率。

您是否從新的IP位址傳送電子郵件？

從未用來傳送電子郵件的IP位址通常在我們的系統中沒有任何信譽。 因此，來自新來源的電子郵件比較可能會遇到傳遞問題。 一旦IP位址建立不傳送垃圾郵件的信譽，EOP通常會允許更好的電子郵件傳遞體驗。

具有現有SPF記錄之網域的新IP通常會經歷繼承一些網域傳送信譽的額外好處。 如果您的網域具有良好的傳送信譽，新的IP可能會經歷更快的提升時間。 根據數量、清單精確度和垃圾郵件抱怨率，新的IP預期會在數周內完全遞增或減少。

確認您的 DNS 已正確設定

如需如何建立和維護 DNS 記錄的指示，包括郵件路由所需的 MX 記錄，您必須連絡 DNS 主機提供者。

請確定您未將自己公告為不可路由IP

我們可能不會接受無法反向 DNS 查閱的寄件者的電子郵件。 在某些情況下，合法的發件者嘗試開啟與 EOP 的連線時，會錯誤地將自己公告為非因特網路由IP。 保留給私人 (不可路由) 網路的IP位址包括：

  • 192.168.0.0/16 (或 192.168.0.0 - 192.168.255.255)
  • 10.0.0.0/8 (或 10.0.0.0 - 10.255.255.255)
  • 172.16.0.0/11 (或 172.16.0.0 - 172.31.255.255)

您在傳送電子郵件給使用者時收到 NDR) (未傳遞報告 Office 365

某些傳遞問題是因為 Microsoft 封鎖寄件者的 IP 位址，或使用者帳戶因為先前的垃圾郵件活動而識別為禁用發件者。 如果您認為您收到的未傳遞報告 (也稱為 NDR 或退回的訊息) 發生錯誤，請遵循 NDR 訊息中的任何指示來解決問題。

如需您收到之錯誤的詳細資訊，請參閱 Exchange Online 中 Email 未傳遞報表中的錯誤碼清單。

例如，下列 NDR 指出 Microsoft 已封鎖傳送的 IP 位址：

550 5.7.606-649 Access denied, banned sending IP [x.x.x.x]; To request removal from this list please visit https://sender.office.com/ and follow the directions.

若要要求從此清單中移除，請參閱 使用取消清單入口網站，將您自己從封鎖的寄件者清單中移除。

我的電子郵件進入收件者的垃圾郵件 Email資料夾

如果 EOP 不正確地將郵件識別為垃圾郵件，您可以與收件者合作，將此誤判訊息提交給 Microsoft 進行分析。 如需詳細資訊，請參閱向 Microsoft 回報郵件和檔案。

來自IP位址的EOP節流流量

您會收到下列 NDR，因為從來源 IP 位址偵測到可疑的活動。 來源的郵件在評估時已暫時受到限制。

host xxxx.outlook.com [x.x.x.x]: 451 4.7.550 Access denied, please try again later

在評估訊息並判斷一切正常之後，我們會移除限制。

我無法在 Microsoft 365 中接收寄件者的電子郵件

若要接收來自 Microsoft 365 發件者的訊息，請確定您的網路允許來自 EOP 在我們的數據中心使用之 IP 位址的連線。 如需詳細資訊，請參閱 Exchange Online Protection IP位址。

大量傳送電子郵件給 Microsoft 365 使用者的最佳做法

如果您經常對 Microsoft 365 用戶進行大量電子郵件活動，請遵循本節中的秘訣。

確定 From 名稱會反映傳送訊息的人員

訊息的主旨行應該是訊息相關內容的簡短摘要。 訊息本文應該清楚且簡潔地指出供應專案、服務或產品的意義。 例如：

正確：

寄件者：marketing@shoppershandbag.com
主旨：已更新耶誕節的目錄！

不正確：

寄件者：someone@outlook.com
主旨：型錄

您讓人員知道您是誰和您正在做什麼越容易，大部分垃圾郵件篩選的難度就越小。

一律在營銷活動電子郵件中包含取消訂閱選項

營銷電子郵件，尤其是電子報，應一律包含取消訂閱的方式。 例如：

This email was sent to example@contoso.com by sender@fabrikam.com.

Update Profile/Email Address | Instant removal with SafeUnsubscribe™ | Privacy Policy

要求收件者在 [主旨] 行中傳送具有「取消訂閱」的電子郵件，比單鍵選項更不適合。 如果您要求收件者傳送訊息，請確定連結會將他們帶至填入所有必要欄位的表單。

針對行銷電子郵件或電子報註冊使用雙重選擇加入選項

如果您的公司要求或鼓勵用戶註冊其連絡資訊以存取您的產品或服務，建議使用這個業界最佳做法。 在現今的因特網環境中，在註冊程式期間自動註冊使用者以取得行銷電子郵件或電子報的做法是有疑問的。

如果您的註冊程式預設會選取接收電子報或特殊供應項目的選項，則不感興趣的使用者很可能會收到您的電子郵件。

Microsoft 建議使用雙重加入選項，這表示預設不會選取行銷電子郵件或電子報的複選框。 此外，一旦提交註冊窗體，就會傳送驗證電子郵件給使用者。 驗證電子郵件包含 URL，可讓使用者確認其接收行銷電子郵件的決定。

雙重加入方法有助於排除任何可疑的電子郵件行銷做法，因為沒有人可以宣告他們無意中註冊行銷電子郵件。

確定電子郵件訊息內容是透明且可追蹤的

Email 內容與您傳送電子郵件的方式一樣重要。 使用下列最佳做法，確保電子郵件不會由電子郵件篩選服務標示：

  • 要求收件者將發件者新增至其通訊簿時，應該清楚指出此動作不保證傳遞。

  • 訊息本文中包含的重新導向應該類似且一致，而不是多個且不同。 此內容中的重新導向是指向訊息以外的任何專案，例如鏈接和檔。 如果您有許多廣告連結、取消訂閱連結或更新配置檔連結，它們都應該指向相同的網域。 例如：

    正確 (所有網域都相同) ：

    unsubscribe.bulkmailer.com

    profile.bulkmailer.com

    options.bulkmailer.com

    不正確 (所有網域都不同) ：

    unsubscribe.bulkmailer.com

    profile.excite.com

    options.yahoo.com

  • 避免包含大型影像和附件的內容，或完全由影像組成的訊息。

  • 您的公用隱私權或 P3P 設定應該清楚指出追蹤圖元是否存在， (Web Bug 或指) 。

從您的資料庫移除不正確的電子郵件別名

資料庫中任何導致 DDR 的不正確電子郵件位址都是不必要的，而且會讓您的輸出電子郵件面臨電子郵件篩選服務進一步審查的風險。 確定您的電子郵件資料庫是最新的。