這些常見問題 (FAQ) 說明 AI 在 Microsoft Teams 中對 Microsoft 365 銷售用 Copilot 會議摘要功能的影響。
什麼是 Teams 中的會議摘要功能？
Copilot for Sales 會議摘要功能為賣家提供會議快速回顧，並醒目提示討論重點、跟進動作和客戶問題。 還會與 CRM 系統進行整合，以確保記錄所有詳細資料，並協助賣家有條不紊地為未來的互動做好準備。 此工具對於有效率且有效益地管理會議資訊至關重要。
該功能有哪些能力？
Copilot for Sales 會議摘要功能提供討論回顧、找出會議期間所提及跟進工作、摘要列出客戶和代表提出的問題，以及提供對品牌、人員提及、時間、關鍵字和定價等要點的快速存取方式，以簡化會議後程序。 此外，還能確保緊密的 CRM 整合，以維護最新的客戶記錄。
此功能的預定用途是什麼？
Copilot for Sales 會議摘要功能旨在協助賣家快速審視銷售會議，特別指出重點和跟進動作，並將此資訊整合在其 CRM 中，以促進有效率的客戶參與和跟進。
如何評估會議摘要功能？ 用來衡量效能的計量是什麼？
這項功能透過比較分析、人工審查和客戶參與計量的組合來進行評估。 績效是根據正確性、相關性、參與度和客戶滿意度等準則進行衡量。 點擊率衡量即時建議的有效性。
終端使用者不斷提供對每項 Copilot 功能的意見反應，這些意見反應產生的反覆改進有助於最佳化所有功能的系統效能。
此功能有哪些限制? 使用此系統時，使用者如何將這些限制的影響降至最低？
會議摘要的品質取決於系統謄寫交談的準確性。 如果會議使用英文以外的語言，摘要可能就沒有那麼好。 此外，系統可能無法擷取本應掌握的所有內容，例如接下來要執行的工作或提及的人員和公司名稱。
為了有效並負責任地使用系統，應顧及哪些操作因素和設定？
- 資料隱私權和安全性：執行強有力的資料隱私權保護措施，以保護客戶資訊，並確保遵從相關法規。 使用安全通訊管道和加密方法來保護敏感性資料。
- 使用者訓練和指導方針：為使用者提供有關系統特性、功能和限制的完整訓練。 為負責任且合乎道德的使用制定明確的指導方針和最佳做法，並強調準確表述、相互尊重溝通以及遵守法律與道德標準的重要性。
- 使用者權限和存取控制：實作角色型存取控制，以根據使用者角色和責任限制系統功能和資料存取。 確保使用者擁有與其工作職責一致的適當權限，以及對客戶資料的授權存取。
- 監視和稽核：定期監視系統使用情況、互動和結果，以找出任何潛在問題或疑慮。 進行定期稽核，以評定指導方針、資料保護措施和道德規範的遵守情況。
- 意見反應和持續改善：鼓勵使用者提供對系統效能、正確性和使用者體驗的意見反應。 積極徵求使用者意見以了解他們的需求，並確定需要改進的地方。 根據意見反應和技術進步定期更新系統。
- 透明度和可解釋性：向使用者清楚傳達系統的運作方式、使用的基礎技術以及任何限制或潛在偏差，以提高透明度。 確保使用者對系統功能有基本的認識，並已獲悉其 AI 支援的性質。
- 問責和糾錯：建立機制，以處理系統所產生內容中可能出現的錯誤或不準確之處。 鼓勵使用者審查並更正任何不正確的地方，承擔對最終輸出的責任，並確保其符合使用者的知識和專業技能。