規劃內容

  • 發行項

Microsoft Search 可協助使用者尋找相關內容。 Microsoft Search 是一種能同時安全地搜尋您內部網路與 Web 內容的方式。 只有 Microsoft 能夠提供這種跨網路與組織的整合產品。

搜尋系統管理員會使用其組織和其使用者的知識，讓使用者易於找到相關的內容。

步驟 1：找出使用者所需資訊

了解使用者搜尋什麼，並讓該內容易於搜尋。 以下是找出使用者所需資訊的一些想法：

  • 使用內部網路搜尋記錄來判斷獲得最多流量的網站與頁面。
  • 判斷每天或每週使用的 App、網站和工具。
  • 尋找員工福利的直接連結。
  • 找出使用者需要注意的原則與程序。
  • 決定使用者應該連絡誰、如何連絡才能獲得支援。
  • 週期性地取得所需資訊，可以是每季或根據業務週期；例如，使用者要尋找用來預訂請假或是進行每季財務更新的工具。
  • 收集區域或行動裝置使用者的原則，例如會依位置變動的福利。
  • 判斷網路搜尋常用的內部網站和資訊，例如，路況、公共運輸資訊、當地天氣、企業合作夥伴提供的折扣，以及健康與健身計劃。
  • 尋找公司贊助活動、會議或退休會等資訊。
  • 搜尋常用 IT、HR 與支援問題，以及常見問題集 (FAQ) 和解答。

步驟 2：運用主題專家 (SME) 和使用者

在組織中，使用者會搜尋廣泛的主題，從辦公室地址、員工福利之類的簡單主題，到新工作流程、技術資訊及作法內容之類的複雜主題。 建立或找出這類的廣泛內容需要不同領域、主題、技術等知識和專業技術，而搜尋系統管理員可能沒有必要的專業技術或知識。 若沒有額外的資源，系統管理員應該利用組織中其他人的專業技術和知識來調整可用的內容量。

利用 SME

利用組織中的 SME，包括人力資源、支援、銷售、技術和其他重要區域的專家。 若要讓您的 SME 直接提供內容，請在將他們新增為 Search 編輯者。

納入您的使用者

要求使用者建議要加入書籤的資源。 除了建議內容之外，要求使用者回報損毀或無效的連結等錯誤。

步驟 3：使用答案改善內容的可尋找性

在 Microsoft Search 中，搜尋系統管理員會建立書籤、Q&A、位置和樓層方案，以改善內容的可尋找性。 每個搜尋元件都包括標題、URL，和一組能觸發書籤的關鍵字。

標題和描述

使用者會使用標題和描述來判斷結果是否能夠回答其搜尋查詢，或他們需要嘗試不同的搜尋。 標題和描述應該能反映結果的核心用途。 良好的標題範例可能像是「托兒福利」，然後再加上類似「了解能協助您支付托兒費用的福利」的描述。 這能讓搜尋「托兒」的使用者知道可以利用財務支援福利，並提供連結給他們，以進行深入了解。

關鍵字

關鍵字為組織中的人員用來找出相關內容的字詞。 將適當的關鍵字與搜尋結果建立關聯，可讓使用者更易於找到相關內容。 Microsoft Search 會根據您的內容的標題和 URL 建議關鍵字。 請回答以下問題，逐步找出額外的關鍵字：

  • 哪些詞可以用來尋找您已找到的資訊？
  • 利用組織所使用的任何現有分類法，以及相關的變體、縮寫、主旨和主題。
  • 使用者還會使用哪些其他變化詞或字描述這項資訊？
  • 利用您的支援小組判斷這些關鍵字。

例如，如果您建立能夠連結至提交休假要求工具的結果，像是「假期」和「提交假期要求」等關鍵字就是很好的選項。 您也可能會發現組織中的人員會使用「休息」或「休假」來描述休假相關資訊。 新增「休息」、「休假」、「提交休假要求」、「要求休假」之類關鍵字，能讓更多使用者更容易找到相關內容。

保留的關鍵字

保留的關鍵字是會觸發結果的唯一字詞或片語。 保留的關鍵字與其他關鍵字不同，它可以僅與單一結果相關聯。 請盡量不要使用保留關鍵字，讓 Microsoft Search 能依據使用量進行學習。

例如，如果您為用於提交時數的網站建立書籤，並將「記錄時間」新增為保留的關鍵字，那麼，您的組織中搜尋「記錄時間」的使用者會看到用於提交時數的網站為 Microsoft Search 方塊中的唯一書籤。

使用關鍵字來群組相關的內容

如果您想要使用者在搜尋某個詞彙時能夠找到一組相關內容，請嘗試對所有相關內容使用相同的關鍵字。 例如，如果您正在新增關於變更生活狀態程序和工具的結果，您就可以在它們之中加入像是「婚姻」這類關鍵字，以便將這些與更新福利、稅務資訊和變更姓名與別名等相關的結果組成群組。

搜尋設定

使用搜尋設定來量身打造您的內容，並鎖定特定的使用者群組。 Microsoft Search 具有下列設定，讓您對於搜尋結果的出現時機以及會看到的使用者擁有額外的控制。

  • 日期：設定開始日期以及結束日期，以控制內容可供使用或不可用的時間。 例如，對時間敏感的資料會在相關時顯示在搜尋結果中。
  • 國家/地區：選取國家或地區，使得只有這些位置的使用者能看到內容。 例如，國家/地區特定的資訊只在顯示在這些國家/地區的搜尋結果中。
  • 群組：使用 [群組] 設定以將結果設定為只有所選群組的成員才能看到。 例如，如果您正在建立的網站僅和 HR 部門中的員工有關，您可以將此設定對應至相對的 HR 安全性群組。
  • 裝置與作業系統：選取了裝置類型或作業系統，使得只有在這些裝置上搜尋的使用者，或是使用這些系統的使用者，才能看到該書籤。
  • 目標變化：使用這項設定可讓您根據使用者的裝置和位置改變書籤內容。

步驟 4：測試您的內容

建立書籤和問與答之後，請務必確認：

  • 正確的書籤或問與答會顯示。
  • 使用關鍵字群組的所有內容會如計劃顯示在一起。
  • 搜尋結果中不會出現任何非預期的結果。
  • 檢閱書籤或問與答是否有足夠的資訊。

對內容建立有貢獻的使用者和 SME 可協助測試及驗證搜尋結果。

步驟 5：使用深入解析來檢閱並定期更新

代表性資訊 (例如書籤和問與答) 務必為最新的。

  • 修正或移除損毀或無效的 URL。
  • 移除不再相關的書籤或問與答。
  • 檢查工具、網站名稱或小組名稱的變更。
  • 考慮書籤或問與答是否獲得足夠授權，或需要更清楚的描述。

Microsoft Search 提供書籤、問與答和位置的使用量統計資料。 使用量統計資料會顯示使用者參與您的搜尋結果的情況，以及使用者有找到所要尋找的，或是可用內容中是否有任何缺口？ 這可以協助系統管理員監控效能，並採取適當的動作來微調搜尋結果。

取得書籤、問與答和位置的詳細資料

查看已發佈、排程或建議的書籤、問與答和位置的數量。 使用儀表板以查看書籤、問與答或位置的總計，依據狀態：

  • 已發佈︰供使用者使用的已發佈結果數量。
  • 已排程：發佈管線中的已排程結果數量。
  • 已建議：使用者的建議數量。

建議的書籤、問與答和位置為您的內容中缺口的良好指標。 這有助於您了解使用者要尋找但找不到的內容。 這可能表示您需要建立多個書籤、問與答或位置，或是您需要使用更好的關鍵字、保留的關鍵字以及搜尋字串以改善內容的可探索性，藉此更新您的現有內容。

檢閱熱門搜尋查詢

了解過去 90 天哪些搜尋擁有最多曝光數。 曝光數是指在搜尋結果中檢視頁面的次數。 [查詢排行榜] 卡片會顯示每個結果類型的前 25 個使用者搜尋、搜尋的曝光數總計和其點閱率 (CTR)。 使用此報告可識別搜尋查詢量，以判定出現大量和少量搜尋活動的查詢。

低搜尋次數可能表示使用者的不滿意度，可能是因為使用者不是要尋找這些搜尋內容，或使用不同的關鍵字來尋找該內容。 CTR 會顯示使用者選取提升結果的頻率，以及您的查詢規則和結果如何對使用者有幫助。 低 CTR 表示使用者找到內容，但判斷內容不符合其搜尋。 在這種情況下，系統管理員也可以決定檢閱內容，並確保其與使用者的搜尋對應，並更新標題、描述及關鍵字，以符合使用者的搜尋查詢。