在 Microsoft Search 中管理縮略字解答

  • 發行項

使用者通常會遇到其組織或小組所使用的不熟悉縮寫和縮寫。 對於從一個小組移至另一個團隊、與內部夥伴小組合作，或是組織新成員的人員而言，組織或小組的特定詞彙可能不熟悉。

組織不一定會有其標準術語的單一參考。 缺少單一參考會讓您難以找到這些縮略字的定義。 Microsoft Search 可解決 Acronyms 的問題。

用戶體驗的內容

Microsoft Search 用戶可以在 Bing、SharePoint、Office 365、Outlook 網頁版、Outlook Mobile (Android) 和 Teams Mobile (iOS 和 Android) 中取得縮寫定義。 在 [ 搜尋] 方 塊中，用戶會輸入如下列範例的查詢：

  • DNN
  • 什麼 DNN
  • 定義 DNN
  • DNN 定義
  • 擴大 DNN
  • DNN 擴充
  • 的意義 DNN
  • DNN 表示
  • DNN 代表

結果包含用戶組織記憶體在 DNN 所有意義。

注意事項

在 Outlook 網頁版、Outlook Mobile 和 Teams Mobile 中，用戶必須輸入包含縮寫指定關鍵詞的查詢，以觸發其對應的答案。 縮寫查詢不區分大小寫。

設定縮略字解答

在 Microsoft 365 系統管理中心 中，移至 [縮寫]，然後選取 [新增縮寫]。

Microsoft Search 會查詢兩個數據源，以提供使用者搜尋的縮略字解答：

  1. 管理員 策劃。 由系統管理 中心的IT系統管理員提供。
  2. 系統策劃。 Microsoft Search 從使用者的電子郵件和檔，以及組織內的公開可用數據中探索到。

設定 管理員 策劃縮略字

搜尋系統管理員可以在 Microsoft Search 系統管理中心的 [縮略字] 索引標籤上新增縮寫。 您可以從任何內部網站或存放庫將縮寫新增至系統管理中心。 這些縮寫可以新增至 已發佈 或 草稿 狀態：

已發佈狀態。 縮寫可透過 Microsoft Search 提供給組織的使用者。

注意事項

新增到 [已發佈] 狀態的縮寫最多需要一天的時間，才能在 Microsoft Search 中使用。

草稿狀態。 如果您想要在 Microsoft Search 中提供縮寫之前先檢閱縮寫，您可以在 Draft 狀態中新增縮寫。 處於 Draft 狀態的縮寫不會出現在搜尋結果中。 您必須將縮寫移至 [已發佈] 狀態，讓它出現在搜尋結果中。

排除狀態。 如果您想要防止縮寫出現在 Microsoft Search 中，請使用 [排除縮寫 ] 來執行此動作。 若要防止排除縮寫，您必須刪除排除的縮寫並新增縮寫，或確認它位於已發佈的清單中。

您可以個別新增縮寫，或在 CSV 檔案中大容量導入。 上傳具有下表所示欄位的 CSV 檔案：

必要) (縮寫 代表 (強制) URL 描述 狀態 (強制) 上次修改時間 上次修改者 識別碼
Xxx 拼字縮寫 Source 已發佈、草稿或已排除

CSV 欄位

縮寫。 包含實際的簡短表單或縮寫。 其中一個範例是 DNN。

代表。 包含縮略字的定義。 其中一個範例是 深度神經網路。

描述。 縮略字的簡短描述，可提供使用者有關縮寫及其定義的詳細資訊。 例如， 深度神經網路是具有特定複雜度層級的神經網路，這是一個具有兩個以上層級的神經網路。

來源。 您希望使用者前往的頁面或網站 URL，以取得縮略字的詳細資訊。

狀態。 此欄位可接受兩個值：

  • 草稿。 將縮寫新增至 Draft 狀態。
  • 已發佈。 將縮寫新增至 [已發佈] 狀態，並使其可在 Microsoft Search 中使用。
  • 已排除。 將縮寫新增至 [排除] 狀態，並防止它出現在 Microsoft Search 中。

上次修改時間。 縮寫上次變更的日期。 請勿編輯此欄位中的數據。

上次修改者。 對縮寫進行最後一次變更的使用者。 請勿編輯此欄位中的數據。

標識元。縮寫的唯一標識符。 請勿編輯此欄位中的數據。 如果您包含現有縮略字的標識碼，它將會取代為匯入檔案中的資訊。

系統策劃的縮寫

對於系統管理員來說，將組織內使用的所有縮略字新增至 [解答] 可能是一項挑戰。 這項功能可尋找搜尋系統管理員甚至不知道的縮寫。 為了執行該工作，Microsoft Search 也會探索並策劃來自這些來源的縮略字：

Microsoft Search 可確保只有具有檔存取權和許可權的使用者，才能看到從中探索到的縮寫。 在使用者的信箱中找到縮寫時，只有該使用者可以看到該縮寫。

注意事項

系統策劃縮寫不需要設定。

常見問題集

問：系統管理員策劃和系統策劃數據的排名為何？

答： 結果的排名可能會因每個用戶的個人化結果而有所不同。 這兩個類別都不會一律優先於其他類別。

問：使用者如何觸發縮寫解答？

答：若要取得縮寫解答，用戶必須在 Bing、SharePoint、Office 365、Outlook 網頁版、Outlook Mobile (Android) 或 Teams Mobile (iOS 和 Android) 搜尋方塊中輸入特定查詢模式。

問：使用者是否可以在搜尋時只輸入縮寫？

答：在 Bing、SharePoint 和 Office 365 用戶現在只要搜尋縮寫即可找到縮寫答案，不再需要關鍵詞。 其他 Microsoft 搜尋進入點會在階段中啟用此相同的體驗。

問：系統管理員策劃的縮略字在發佈之後，需要多久的時間才會顯示在 Microsoft Search 中？

答： 新增到 [已發佈] 狀態的縮寫最多需要一天的時間，才能在 Microsoft Search 中使用。

問：在您收到或傳送新的電子郵件或檔之後，系統策劃的縮略字需要多久的時間才會出現？

答： 在新電子郵件或檔中找到的縮寫最多需要七天的時間才會出現在 Microsoft Search 結果中。

問：當縮寫同時排除併發佈時，會發生什麼事？

答： 排除的縮寫會獲得優先順序，並防止已發佈的縮寫出現在搜尋結果中。 它不會刪除或移除已發佈的縮寫。

問：從 Microsoft Search 結果中排除縮寫需要多久時間？

答： 排除的縮寫最多需要一天的時間才會停止出現在搜尋結果中。

問：對於系統策劃的縮寫，檔是否需要特定格式？

答： 不。 除了 image、folder 和 zip 檔案之外，我們支援所有文件類型。

問：Microsoft 是否會從所有語言的檔探索縮略字？

答： Microsoft 僅支援來自英文、西班牙文、法文、義大利文、德文和葡萄牙文文件的系統策劃縮寫。 其他語言的支援將會分階段新增。

問：如果我的組織不想要顯示系統策劃的縮略字，該怎麼辦？ 我可以停止在搜尋結果中顯示這種縮略字嗎？

答： 若要關閉在搜尋結果中顯示系統策劃的縮寫，請遵循 連絡商務產品支援服務中的指示來建立客戶支援票證。 建立支援票證之後，最多需要 48 小時的時間，系統策劃的縮寫才會停止出現在搜尋結果中。

問：命名縮寫是否有任何特殊考慮？

答： 縮寫不能包含空格。 縮寫必須是連續字串。 如果輸入的縮寫包含空格，則會列在 [搜尋] & 智能系統管理入口網站的 [縮略字] 底下，但執行搜尋時不會傳回所需的回應。 例如，“Helpdesk” 是可接受的縮寫，但 “Help desk” 不是。