Microsoft 搜尋 幫助使用者找到相關內容。 Microsoft 搜尋 是一種能同時安全地搜尋您內部網路與 Web 內容的方式。 只有 Microsoft 能夠提供這種跨網路與組織的整合產品。
搜尋系統管理員會使用其組織和其使用者的知識，讓使用者易於找到相關的內容。
步驟 1：找出使用者所需資訊
了解使用者搜尋什麼，並讓該內容易於搜尋。 以下是找出使用者所需資訊的一些想法：
- 使用內部網路搜尋記錄來判斷獲得最多流量的網站與頁面。
- 判斷每天或每週使用的 App、網站和工具。
- 尋找員工福利的直接連結。
- 找出使用者需要注意的原則與程序。
- 決定使用者應該連絡誰、如何連絡才能獲得支援。
- 週期性地取得所需資訊，可以是每季或根據業務週期；例如，使用者要尋找用來預訂請假或是進行每季財務更新的工具。
- 收集區域或行動裝置使用者的原則，例如會依位置變動的福利。
- 判斷網路搜尋常用的內部網站和資訊，例如，路況、公共運輸資訊、當地天氣、企業合作夥伴提供的折扣，以及健康與健身計劃。
- 尋找公司贊助活動、會議或退休會等資訊。
- 搜尋常用 IT、HR 與支援問題，以及常見問題集 (FAQ) 和解答。
步驟二：利用主題專家 (中小企業) 與使用者
在組織中，使用者搜尋的主題範圍廣泛，從簡單的辦公室地址和員工福利，到複雜的新工作流程、技術資訊及操作指南內容皆有。 要創造或尋找如此多元的內容，需要在不同領域、主題和技術上具備知識與專業，而搜尋管理員可能不具備所需的專業知識或知識。 管理員應利用組織內其他人的專業知識，在不需額外資源的情況下擴大可用內容的規模。
使用中小企業
利用組織內的專家，包括人力資源、支援、銷售、科技及其他關鍵領域的專家。 若要讓您的 SME 直接提供內容，請在將他們新增為 Search 編輯者。
納入您的使用者
要求使用者建議要加入書籤的資源。 除了建議內容之外，要求使用者回報損毀或無效的連結等錯誤。
步驟三：透過答案提升內容的可尋性
在 Microsoft 搜尋 中，搜尋管理員會建立書籤和縮寫，以提升內容的可尋性。 每種答案類型都包含標題、描述，以及觸發該答案的一組關鍵詞。
標題和描述
使用者會使用標題和描述來判斷結果是否能夠回答其搜尋查詢，或他們需要嘗試不同的搜尋。 標題和描述應該能反映結果的核心用途。 良好的標題範例可能像是「托兒福利」，然後再加上類似「了解能協助您支付托兒費用的福利」的描述。 這能讓搜尋「托兒」的使用者知道可以利用財務支援福利，並提供連結給他們，以進行深入了解。
關鍵字
關鍵字為組織中的人員用來找出相關內容的字詞。 將適當的關鍵字與搜尋結果建立關聯，可讓使用者更易於找到相關內容。 Microsoft 搜尋 會根據內容的標題和網址推薦關鍵字。 請回答以下問題，逐步找出額外的關鍵字：
- 哪些詞可以用來尋找您已找到的資訊？
- 使用你組織現有的任何分類法，以及相關的變體、縮寫、主題和主題。
- 使用者還會使用哪些其他變化詞或字描述這項資訊？
- 請使用你的客服團隊來判斷這些關鍵字。
例如，如果您建立能夠連結至提交休假要求工具的結果，像是「假期」和「提交假期要求」等關鍵字就是很好的選項。 您也可能會發現組織中的人員會使用「休息」或「休假」來描述休假相關資訊。 新增關鍵字如「假期」、「休假」、「提交假期申請」和「請假申請」，能讓更多用戶更容易找到相關內容。
保留的關鍵字
保留的關鍵字是會觸發結果的唯一字詞或片語。 保留的關鍵字與其他關鍵字不同，它可以僅與單一結果相關聯。 請盡量不要使用保留關鍵字，讓 Microsoft 搜尋 能依據使用量進行學習。
例如，如果您為用於提交時數的網站建立書籤，並將「記錄時間」新增為保留的關鍵字，那麼，您的組織中搜尋「記錄時間」的使用者會看到用於提交時數的網站為 Microsoft 搜尋 方塊中的唯一書籤。
使用關鍵字來群組相關的內容
如果您想要使用者在搜尋某個詞彙時能夠找到一組相關內容，請嘗試對所有相關內容使用相同的關鍵字。 例如，如果您正在新增關於變更生活狀態程序和工具的結果，您就可以在它們之中加入像是「婚姻」這類關鍵字，以便將這些與更新福利、稅務資訊和變更姓名與別名等相關的結果組成群組。
搜尋設定
使用搜尋設定來量身打造您的內容，並鎖定特定的使用者群組。 Microsoft 搜尋 具有下列設定，讓您對於搜尋結果的出現時機以及會看到的使用者擁有額外的控制。
- 日期： 設定開始日期和結束日期，以控制內容何時開放或停止。 例如，時效性資料會在相關時出現在搜尋結果中。
- 國家/地區： 選擇國家或地區，讓只有該地區的用戶能看到內容。 例如，國家特定資訊只會出現在這些國家的搜尋結果中。
- 群組：使用 [群組] 設定以將結果設定為只有所選群組的成員才能看到。 例如，如果您正在建立的網站僅和 HR 部門中的員工有關，您可以將此設定對應至相對的 HR 安全性群組。
- 裝置 & 作業系統： 選擇裝置類型或作業系統，只有在這些裝置上搜尋或使用該系統的使用者會看到該書籤。
- 目標變化：使用這項設定可讓您根據使用者的裝置和位置改變書籤內容。
步驟 4：測試您的內容
在建立書籤和縮寫後，驗證以下事項非常重要：
- 正確的書籤或縮寫會出現。
- 所有使用關鍵字分組的內容會依計畫一起呈現。
- 搜尋結果中不會出現意外結果。
- 書籤或縮寫已經包含足夠的資訊。
對內容建立有貢獻的使用者和 SME 可協助測試及驗證搜尋結果。
步驟 5：使用深入解析來檢閱並定期更新
像書籤和縮寫這類權威資訊保持最新非常重要。
- 修復或移除損壞或無效的網址。
- 移除不再相關的書籤或縮寫。
- 檢查工具、網站名稱或小組名稱的變更。
- 請考慮書籤或縮寫是否足夠權威，或是否需要更清晰的說明。
Microsoft 搜尋 提供書籤與縮寫的使用統計資料。 使用統計數據顯示用戶如何與搜尋結果互動，以及是否找到他們想要的內容，或是現有內容是否存在缺口。 它幫助管理員監控效能，並採取適當措施微調搜尋結果。
獲取關於書籤與縮寫的詳細資訊
看看有多少書籤和縮寫詞已經被發佈、排程或建議。 使用儀表板查看按狀態分類的書籤或縮寫總額：
- 已發佈︰供使用者使用的已發佈結果數量。
- 已排程：發佈管線中的已排程結果數量。
- 已建議：使用者的建議數量。
建議書籤和縮寫是判斷內容缺口的好方法。 它們幫助你了解用戶在尋找什麼、沒找到什麼。 這可能表示你需要建立更多書籤或縮寫，或是需要透過更好的關鍵字、保留關鍵字和搜尋字串來更新現有內容，以提升內容的可發現性。
檢閱熱門搜尋查詢
了解過去 90 天哪些搜尋擁有最多曝光數。 曝光次數是指某頁在搜尋結果中被瀏覽的次數。 [查詢排行榜] 卡片會顯示每個結果類型的前 25 個使用者搜尋、搜尋的曝光數總計和其點閱率 (CTR)。 使用此報告可識別搜尋查詢量，以判定出現大量和少量搜尋活動的查詢。
搜尋次數過低可能表示用戶不滿，可能是因為他們沒有在尋找該搜尋內容，或是使用不同的關鍵字來尋找該內容。 CTR 會顯示使用者選取提升結果的頻率，以及您的查詢規則和結果如何對使用者有幫助。 低點擊率表示用戶找到了內容，但判斷內容不符合他們的搜尋結果。 在這種情況下，系統管理員也可以決定檢閱內容，並確保其與使用者的搜尋對應，並更新標題、描述及關鍵字，以符合使用者的搜尋查詢。