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Outlook 中自動存取功能的描述

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  • 適用於:
    Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Microsoft Outlook 2010, Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office Outlook 2003, Outlook for Microsoft 365, Outlook 2010 with Business Contact Manager

原始 KB 編號： 830119

其他相關資訊

您的 Outlook 信箱會隨著專案的建立而成長，其方式與文件堆積在您的桌面上的方式相同。 在以紙張為基礎的世界中，您偶爾可以隨機瀏覽檔，並儲存重要但很少使用的檔。 您可以根據文件的年齡，捨棄較不重要的檔，例如雜誌和雜誌。

您可以在 Outlook 2003 和更新版本中快速完成相同的程式。 您可以 選取 [檔案] 選單上的 [封存]，手動將舊專案傳輸至 記憶體 檔案。 或者，您可以使用 AutoArchive 功能自動傳輸舊專案。 當專案到達您指定的年齡時，會被視為舊專案。 使用 AutoArchive 功能，您可以刪除或移動舊專案。 Outlook 可以封存所有種類的專案，但只能找出儲存在電子郵件資料夾中的檔案，例如 Microsoft Excel 電子表格或 Microsoft Word 檔，這些檔案會附加至電子郵件訊息。 無法封存未儲存在電子郵件資料夾中的檔案。

AutoArchive 功能有兩個步驟的程式。 首先，您會開啟 AutoArchive 功能。 其次，您要為每個要封存的資料夾設定 AutoArchive 功能的屬性。

注意事項

如果您在相同的 Outlook 配置檔中有多個 Exchange 帳戶，預設的 AutoArchive 設定將會套用至所有帳戶。 若要避免這種情況，請在資料夾層級上套用 AutoArchive 設定。

在資料夾層級，您可以判斷要封存的專案，以及其封存的頻率。 您可以自動封存個別資料夾，也可以為所有資料夾設定預設的 AutoArchive 設定。 然後，針對您不想使用預設 AutoArchive 設定的個別資料夾，設定自動存取設定。 每當您啟動 Outlook 時，AutoArchive 功能都會自動執行。 Outlook 會依日期檢查每個資料夾的 AutoArchive 屬性，並將舊專案移至您的封存盤案。 移至 [刪除的信件] 資料夾的專案會遭到刪除。

Outlook 2003 和 Outlook 2007

默認會設定數個 Outlook 資料夾，並開啟 AutoArchive 功能。 下列清單是已開啟 AutoArchive 功能的資料夾，以及每個資料夾的預設過時期間：

  • 行事曆資料夾 (六個月)
  • [工作] 資料夾 (六個月)
  • 日誌資料夾 (六個月)
  • (兩個月) 寄郵件資料夾
  • [刪除的郵件] 資料夾 (兩個月)

[收件匣]、[附注]、[聯繫人] 和 [草稿] 資料夾不會自動開啟 AutoArchive 功能。 您無法搭配 [聯繫人] 資料夾使用 AutoArchive 功能，因為 [連絡人] 資料夾沒有封存屬性。

Outlook 2010 和更新版本

根據預設，Outlook 2010 和更新版本中的 AutoArchive 功能會關閉。 預設會在 Outlook 2003 和 Outlook 2007 中啟用 AutoArchive 功能。 如果您未在 Outlook 2003 或 Outlook 2007 中停用 AutoArchive 功能並升級至 Outlook 2010 或更新版本，則 AutoArchive 功能仍會保持啟用狀態。

封存和匯出專案之間的差異

當您封存專案時，您只能將專案封存至個人資料夾 (.pst) 檔案。 當您匯出專案時，可以將專案匯出至許多不同的檔類型，包括 .pst 檔案和分隔文本檔。 您現有的資料夾結構會保留在新的封存盤案中。 如果您封存的資料夾上方有父資料夾，則會在封存盤案中建立父資料夾。 但不會封存父資料夾中的專案。 如此一來，封存盤案與信箱之間會存在相同的資料夾結構。 資料夾在封存之後會保留在原處，即使資料夾是空的。 您只能封存一個檔類型.pst 檔案。

當您匯出專案時，原始專案會複製到匯出檔案，但不會從目前的資料夾中移除。

如何開啟自動存取功能

若為 Outlook 2010 和更新版本：

  1. 選取 [檔案] 索引標籤，然後選取 [檔案] 選單上的 [選項] 索引卷標。
  2. 選取 [進階] 索引標籤。
  3. 選取 [自動存取設定]。
  4. 選取 [ 自動存取每一個] 複選 框。 在 [ 天 數] 方塊中輸入數位，以指定 AutoArchive 進程執行的頻率。
  5. 如果您想要在封存專案之前收到通知，請選取 [在自動存取 前提示] 複 選框。
  6. 在 [ 預設封存盤案 ] 方塊中，輸入要傳送至之封存專案的檔名，或選取 [ 流覽 ] 從清單中選取。
  7. 選取兩次 [確定]。

針對 Outlook 2007 和 Outlook 2003：

  1. 在 [ 工具] 功能表上，選取 [ 選項]，然後選取 [ 其他] 索引標籤 。
  2. 選取 [自動存取]。
  3. 選取以選取 [自動存取 每一個] 複 選框，然後在 [天 數] 方塊中輸入數位，以指定自動存取程式的執行頻率。
  4. 如果您想要在封存專案之前收到通知，請選取 [在自動存取 前提示] 複 選框。
  5. 在 [ 預設封存盤案 ] 方塊中，輸入要傳送至之封存專案的檔名，或選取 [ 流覽 ] 從清單中選取。
  6. 選取兩次 [確定]。

現在您已開啟 AutoArchive 功能，您必須為每個資料夾設定 AutoArchive 屬性。

重要事項

您選擇做為預設封存盤案的 Outlook Data (.pst) 檔案必須位於本機電腦上。 只有在 Outlook 2010 和非常特定的情況下，才支援使用網路 .pst 檔案。 如需透過網路使用 .pst 檔案限制的詳細資訊，請參閱 透過 LAN 和 WAN 連結使用個人資料夾的限制 (.pst) 檔案。

如何設定資料夾的自動存取屬性

若為 Outlook 2010 和更新版本：

方法 1：

  1. 選取您要自動存取的資料夾。
  2. 選取 [ 資料夾] 索引 標籤，然後選取 [ 自動存取設定]。

方法 2：

  1. 以滑鼠右鍵按下您想要 AutoArchive 的資料夾，然後選取 [ 屬性]。
  2. 選取 [自動存取] 索引標籤 。
  3. 若要設定此資料夾的 AutoArchive 屬性，請選取 [ 清除早於 ] 複選框的專案。
  4. 若要指定專案何時必須自動傳輸至封存盤案，請在 [ 月 ] 方塊中輸入數位。
  5. 若要指定要傳送至之封存項目的檔案，請選取 [將舊項目移至]。
  6. 在 [ 將舊專案移至 ] 方塊中，輸入封存項目的檔名。 或選取 [瀏覽 ] 從清單中選取，然後選取 [ 確定]。

針對 Outlook 2007 和 Outlook 2003：

  1. 在 [ 資料夾清單] 中，以滑鼠右鍵按下您要自動存取的資料夾，然後選取 [ 屬性]。
  2. 選取 [自動存取] 索引標籤 。
  3. 若要設定此資料夾的 AutoArchive 屬性，請選取以選 取 [清除早於的專案]。
  4. 若要指定專案何時必須自動傳輸至封存盤案，請在 [ 月 ] 方塊中輸入數位。
  5. 若要指定要傳送至之封存項目的檔案，請選取 [將舊項目移至]。
  6. 在 [ 將舊專案移至 ] 方塊中，輸入封存項目的檔名。 或選取 [瀏覽 ] 從清單中選取，然後選取 [ 確定]。