如何設定 Azure Information Protection 的視覺標記標籤

  • 發行項

當您將標籤指派給文件或電子郵件訊息時，您可以選取數個選項讓選擇的分類顯而易見。 這些視覺標記為頁首、頁尾及浮水印。

關於這些視覺標記的其他資訊：

  • 頁首和頁尾適用於 Word、Excel、PowerPoint 和 Outlook。

  • 浮水印適用於 Word、Excel 和 PowerPoint：

    • Excel：浮水印只會顯示在 [頁面配置] 和 [預覽列印] 模式，以及列印出來的文件上。

    • PowerPoint：浮水印會以背景影像的形式套用至母投影片。 在 [檢視] 索引標籤的 [投影片母片] 上，請確定 [隱藏背景圖形] 核取方塊未選取。

  • 在 Word、Excel 和 PowerPoint 中頁首和頁尾以及浮水印支援多行功能。 如果您針對 Outlook 中套用的標籤頁首或頁尾指定多行，這些文字行會被串連。 在這種情況下，請考慮使用設定以對 Word、Excel、PowerPoint 及 Outlook 設定不同的視覺標記。

  • 字串長度上限：

    • 您最多可以為頁首及頁尾輸入 1024 個字元長的字串。 但 Excel 限制頁首及頁尾加總最長不得超過 255 個字元。 此限制包括 Excel 中的不可見字元，例如格式設定字元。 如果達到該限制，您輸入的字串不會顯示在 Excel 中。

    • 您最多可以為浮水印輸入長度為 255 個字元的字串。

  • 您可以只指定文字字串，或使用變數，在套用頁首、頁尾或浮水印時，動態建立文字字串。

  • Word、PowerPoint、Outlook 和 Excel 現在支援不同色彩的視覺標記。

  • 視覺標記只支援一種語言。

套用視覺標記時

針對電子郵件訊息，會在電子郵件訊息從 Outlook 傳送時套用視覺標記。 如果轉寄或回覆該電子郵件訊息包含標籤變更，一律會保留原始的視覺標記。

針對文件，視覺標記的套用方式如下：

  • 在 Office 應用程式中，會在套用標籤時套用來自標籤的視覺標記。 視覺標記也會在開啟已標記的文件，以及首次儲存文件時套用。

  • 使用檔案總管、PowerShell 或 Azure 資訊保護掃描器標記文件時：視覺標記將不會立即套用，而是會在於 Office 應用程式中開啟該文件，或首次儲存文件時由 Azure 資訊保護用戶端套用。

    例外狀況是當您針對儲存在 Microsoft SharePoint、公司或學校OneDrive或家用OneDrive的檔案，搭配 Office 應用程式使用AutoSave時，除非您將進階用戶端設定設定為開啟分類，以在背景持續執行，否則不會套用視覺標記。

設定標籤的視覺標記

您可以使用下列指示設定標籤的視覺標記。

  1. 如果您尚未啟動，請開啟新的瀏覽器視窗並登入 Azure 入口網站。 然後瀏覽至 [Azure 資訊保護] 窗格。

    例如，在資源、服務及文件的搜尋方塊中：開始輸入資訊，然後選取 [Azure 資訊保護]。

  2. 從 [分類標籤]> 功能表選項：在[Azure 資訊保護 - 卷標] 窗格中，選取包含您要新增或變更之視覺標記的標籤。

  3. 在 [ 標籤] 窗格的 [ 設定視覺標記] (例如頁首或頁尾) 區段中，設定您想要之視覺標記的設定，然後按一下 [ 儲存]：

    • 若要設定頁首：針對 [含有此標籤的文件加上頁首]，如果您想要頁首，請選取 [開啟]；若不想要則選取 [關閉]。 如果您選取 [開啟]，請接著指定頁首文字、大小、字型、色彩和頁首的對齊方式。

    • 若要設定頁尾：針對 [含有此標籤的文件加上頁尾]，如果您想要頁尾，請選取 [開啟]；若不想要則選取 [關閉]。 如果您選取 [開啟]，請接著指定頁尾文字、大小、字型、色彩和頁尾的對齊方式。

    • 若要設定浮水印：針對 [含有此標籤的文件加上浮水印]，如果您想要浮水印，請選取 [開啟]；若不想要則選取 [關閉]。 如果您選取 [開啟]，請接著指定浮水印文字、大小、字型、色彩和浮水印的對齊方式。

當您按一下 [儲存] 時，即會自動將您的變更提供給使用者和服務。 不再提供個別的發佈選項。

在文字字串中使用變數

您可以在頁首、頁尾或浮水印文字字串中使用下列變數︰

  • ${Item.Label}適用於選取的標籤。 例如：一般

  • ${Item.Name}適用於檔案名稱或電子郵件主旨。 例如︰JulySales.docx

  • ${Item.Location}適用於文件的路徑和檔案名稱，以及電子郵件的電子郵件主旨。 例如：\\Sales\2016\Q3\JulyReport.docx

  • ${User.Name}代表目前登入Windows使用者的檔或電子郵件擁有者的顯示名稱。 例如：在 Simonlind Simone 中

  • ${User.PrincipalName}適用於文件或電子的郵件擁有者，依據 Azure 資訊保護用戶端登入電子郵件地址 (UPN)。 例如：rsimone@vanarsdelltd.com

  • ${Event.DateTime}適用於所選標籤的設定日期和時間。 例如：8/16/2016 1:30 PM

注意

此語法區分大小寫。

提示

您也可以使用 欄位代碼，將標籤名稱插入 檔或範本中。

為 Word、Excel、PowerPoint 及 Outlook 設定不同的視覺標記

根據預設，您指定的視覺標記會套用至 Word、Excel、PowerPoint 及 Outlook。 不過，您可以在文字字串中使用 "If.App" 變數陳述式，針對 Word、Excel、PowerPoint 或 Outlook 等值找出應用程式類型，而為個別的 Office 應用程式類型指定不同的視覺標記。 您也可以使用這些值的縮寫；如果您想要在相同的 If.App 陳述式中指定多個值，則有此必要。

使用下列語法：

${If.App.<application type>}<your visual markings text> ${If.End}

注意

此陳述式中的這個語法會區分大小寫。

範例：

  • 僅設定 Word 檔的標題文字：

    ${If.App.Word}This Word document is sensitive ${If.End}

    只有在 Word 文件標頭中，標籤才會套用標頭文字「此 Word 文件是機密」。 其他 Office 應用程式都不會套用標頭文字。

  • 設定 Word 的頁尾文字、Excel和Outlook，以及PowerPoint的不同頁尾文字：

    ${If.App.WXO}This content is confidential. ${If.End}${If.App.PowerPoint}This presentation is confidential. ${If.End}

    在 Word、Excel和Outlook中，標籤會套用頁尾文字「此內容為機密」。在PowerPoint中，標籤會套用頁尾文字「此簡報為機密」。

  • 設定 Word 和 PowerPoint的特定浮水印文字，然後為 Word、Excel和PowerPoint設定浮水印文字：

    ${If.App.WP}This content is ${If.End}Confidential

    在 Word 和 PowerPoint 中，標籤會套用浮水印文字「此內容是機密」。 在 Excel 中，標籤會套用浮水印文字「機密」。 在 Outlook 中，標籤不會套用任何浮水印文字，因為 Outlook 不支援以浮水印作為視覺標記。

注意

使用 Azure 資訊保護統一標籤用戶端時，只能使用 Azure 資訊保護 入口網站來設定字型名稱的值。 設定超過五個預設值之一的字型色彩值時，也可以使用 Azure 資訊保護 入口網站。

設定字型名稱

Calibri 為頁首、頁尾及浮水印文字的預設字型。 如果您指定替代的字型名稱，請確定它可用於將套用視覺標記的用戶端裝置。 如果找不到指定的字型，用戶端就會退而使用 Calibri 字型。

設定字型色彩

您可以從可用色彩清單選擇，或是輸入色彩的紅、綠和藍 (RGB) 元件十六進位三元組代碼來指定自訂色彩。 例如， #40e0d0 是藍綠色的 RGB 十六進位值。

如果您需要這些程式碼的參考，您會從< MSDN Web 檔的色彩 >頁面找到有用的表格。您也可以在許多可讓您編輯圖片的應用程式中找到這些程式碼。 例如，[Microsoft 小畫家] 可讓您從調色盤選擇自訂色彩，並且會自動顯示 RGB 值，您可以加以複製。

後續步驟

如需關於設定 Azure 資訊保護原則的詳細資訊，請使用設定組織的原則一節中的連結。