選擇資料錄
在預設狀況下，若選擇某個欄位要出現在報表上，則作用資料表中每個資料錄的那個欄位值都會列印出來。但在很多情況下，您可能不想包含所有數值，而只要這些數值的子集。
Crystal Reports 包含非常複雜的公式語言，您可以用來指定幾乎任何類型的資料錄選擇。但您可能不會常常需要公式語言所提供的資料錄選擇彈性。選擇專家就是專為此設計的。
選取資料錄的方法有二：
決定要使用的欄位
選取資料錄時，報表只以符合設定條件的資料錄為依據。這些條件是以完成的報表所需的資訊類型為基礎。
假設，例如您希望報表只顯示有關加州的資料。問題就在於找出哪種方法可以最快找出屬於加州的資料錄。
- 如果報表所用的資料表中有 [州] 或 [地區] 欄位，您可以在要求中指定程式只使用州欄位中的值等於加州 (或地區等於 CA) 的資料錄。
- 如果資料表沒有 [州] 欄位，而您仍舊只要報告加州的資料，可能還有別的方法可以識別這類資料。
- 如果資料表有 [郵遞區號] 欄位，您可以依據適用於加州的郵遞區號範圍 (郵遞區號介於 n 與 N 之間) 做資料錄選擇。
- 如果資料表有區碼欄位，則可以依據加州的區碼 (區碼是 x、y、.... z 之一) 做資料錄選擇。
注意
- 如果區碼儲存在電話號碼欄位中，就無法使用選擇專家做同樣的資料錄選擇。而必須使用公式語言建立資料錄選擇公式，擷取電話號碼的區碼部分，然後再根據它來進行資料錄選擇。
- 一般而言，如果可以依據幾個欄位做資料錄選擇 (如這個範例)，您應該選取索引的欄位，而不要用非索引的欄位。