電子郵件訊息篩選和關聯性

發行項
02/23/2018

發行︰ 2017年2月

適用於： Dynamics 365 (online)、Dynamics 365 (on-premises)、Dynamics CRM 2016、Dynamics CRM Online

注意

這裡提供的資訊適用於在 Dynamics 365 (線上) 9.0 版之前的 Dynamics 365 版本。如需最新文件，請參閱使用電子郵件訊息篩選和關聯性指定要追蹤的電子郵件。

Microsoft Dynamics 365 中，伺服器端同步處理、Microsoft Dynamics 365 for Outlook 或電子郵件路由器可根據收到的電子郵件訊息自動建立電子郵件活動。這種類型的自動化稱為電子郵件訊息追蹤。使用者可以選取篩選選項，判斷將在 Microsoft Dynamics 365 中追蹤哪些電子郵件訊息。篩選是在 Microsoft Dynamics 365 用戶端應用程式中 [設定個人選項] 對話方塊的 [電子郵件] 索引標籤上進行設定。使用者設定下列選項：

[所有電子郵件訊息]。將會追蹤使用者收到的所有電子郵件訊息 (會建立活動)。
回覆 Dynamics 365 電子郵件的電子郵件訊息。只有已追蹤的電子郵件訊息回覆會儲存為電子郵件活動。此選項使用什麼是智慧型比對？關聯性方法，使用電子郵件中包含的現有屬性，將電子郵件與活動相關。
來自 Dynamics 365 潛在客戶、連絡人與客戶的電子郵件訊息。只有 Microsoft Dynamics 365 資料庫中的潛在客戶、連絡人和客戶所傳送的電子郵件訊息會儲存為活動。
[來自啟用電子郵件功能之 Microsoft Dynamics 365 記錄的電子郵件訊息]。會追蹤任何含電子郵件地址之記錄類型，包括自訂記錄類型 (實體) 的電子郵件訊息。

預設會啟用 [回覆 Dynamics 365 電子郵件的電子郵件訊息] 選項。篩選電子郵件訊息後，才會發生關聯性。系統管理員可以在 [使用者] 表單的 [一般] 索引標籤中，將 [電子郵件存取類型 - 接收] 值設定為 [無]，以關閉特定使用者的所有郵件追蹤。

電子郵件關聯性是在 [系統設定] 頁面的 [電子郵件] 索引標籤上設定，可針對整個 Microsoft Dynamics 365 組織啟用或停用。Microsoft Dynamics 365 使用兩種關聯性：追蹤 Token 和智慧型比對。根據預設會啟用這兩種關聯性類型。

重要

當您使用 Dynamics 365 for Outlook 連線至 SMTP 伺服器和傳送電子郵件給非 Exchange 收件者時，追蹤 Token 是唯一支援的關聯性方法。在此情況下，如果追蹤 Token 未啟用，關聯性事件 (例如根據 regarding 物件自動建立記錄) 就無法運作。

Microsoft Dynamics 365 如何使用交談追蹤電子郵件

使用 Exchange 交談增加電子郵件識別與相符的可能性。Exchange 會將相關的電子郵件設為群組，並指派識別碼 (交談識別碼) 來識別屬於某一交談的電子郵件。

前往 [設定] > [管理] > [系統設定]。
按一下 [電子郵件] 索引標籤。
在 [設定資料夾等級追蹤和電子郵件關聯性] 區域中，按一下 [使用關聯性追蹤電子郵件交談]。

設定資料夾等級追蹤

如果已核取，此選項會使用交談識別碼識別回覆追蹤的電子郵件的所有電子郵件。

Microsoft Dynamics 365 如何使用追蹤 Token

追蹤 Token 會增加電子郵件識別與相符的可能性。您可以使用追蹤 Token 來改善電子郵件訊息追蹤。追蹤 Token 是 Microsoft Dynamics 365 所產生的英數字串，會附加至電子郵件主旨行的結尾。它會將電子郵件活動和電子郵件訊息進行比對。

追蹤 Token 會新增額外的關聯性元件至智慧型相符。當 Microsoft Dynamics 365 產生寄出電子郵件活動時，便會將 Microsoft Dynamics 365 系統所收到的電子郵件回覆和原始活動相關聯。

根據預設，追蹤 Token 功能是開啟的。

追蹤 Token 結構

根據預設，Microsoft Dynamics 365 使用下列 Token 結構，這包括 4 字元首碼與 7 位數識別碼。

在 Dynamics 365 中追蹤 Token 結構

下表列出追蹤 Token 的各部分和描述。

部分	描述
首碼	可從 1-20 字元設定。預設值是 Dynamics 365:。首碼對每個組織或 Microsoft Dynamics 365 (線上) 執行個體可以是唯一的。例如，在 Microsoft Dynamics 365 多組織用戶共享部署，建議每個組織設定和使用唯一的首碼。
部署基準追蹤編號	可從 0-2,147,483,647 設定。預設值為 0。可以做為 Microsoft Dynamics 365 特定執行個體、組織或部署的識別碼。
使用者編號的數字位數	可從 1-9 設定。預設範圍是三 (3) 位數。此值決定 Microsoft Dynamics 365 針對產生電子郵件活動之 Microsoft Dynamics 365 使用者產生數字識別碼時使用多少位數。
遞增訊息計數器的數字位數	可從 1-9 設定。預設範圍是三 (3) 位數。此值決定 Microsoft Dynamics 365 針對電子郵件活動 (而非活動所包含的個別訊息) 產生數字識別碼時使用多少位數。如果您使用預設值產生三位數的 Token，它會將數字累加到 999，之後從 000 重新開始該數字。您可以使用更大的數字順序，以降低將重複的 Token 指派給電子郵件執行緒的可能性。

您可以關閉追蹤 Token，不過我們不建議這樣做，因為它會大幅降低電子郵件活動至電子郵件訊息準確關聯性的可能性。若要啟用、停用或設定追蹤 Token，請執行下列步驟：

前往 [設定] > [管理] > [系統設定]。
按一下 [電子郵件] 索引標籤。
在 [設定電子郵件關聯性] 區域，您可以停用、啟用或變更預設的追蹤 Token 結構。

什麼是智慧型比對？

當電子郵件路由器處理接收電子郵件訊息時，系統會擷取連結電子郵件活動和其他 Microsoft Dynamics 365 記錄的相關電子郵件訊息主旨和寄件者/收件者地址資訊。這種關聯性程序 (也稱為智慧型比對) 使用下列準則，對收到的電子郵件訊息資訊和電子郵件活動進行相符檢查：

主旨相符。忽略首碼 (例如 RE: 或 Re:) 和字母大小寫。例如，電子郵件訊息主旨為 Re: hello 和 Hello 的郵件將會被視為相符。
寄件者和收件者相符。系統會計算相同的寄件者和收件者電子郵件地址數目。

當相符程序完成時，系統會選取接收電子郵件訊息的擁有者和物件。

根據預設，智慧型比對功能是開啟的。

注意

您可以在說明及訓練：系統設定對話方塊 - 電子郵件索引標籤中停用、啟用及微調智慧型比對設定。

另請參閱

整合 (同步處理) 電子郵件系統與 Microsoft Dynamics 365
轉寄信箱與個別信箱