使用存取團隊和負責人團隊來合作與共用資訊

 

發行︰ 2017年1月

適用於： Dynamics 365 (online)、Dynamics 365 (on-premises)、Dynamics CRM 2016、Dynamics CRM Online

具有負責人團隊或存取團隊，您可以輕鬆共用業務物件並與 Microsoft Dynamics 365 中的業務單位合作。 一支團隊只屬於一個業務單位，但可以包含其他業務單位的使用者。 一個使用者可能與多個團隊有關聯。

負責人團隊擁有記錄，而且有指派給團隊的資訊安全角色。 團隊的權限是由這些資訊安全角色定義。 除了團隊提供的權限之外，團隊成員還擁有其個別資訊安全角色及其個人身為其他團隊中成員之角色所定義的權限。 團隊對於擁有團隊擁有的記錄具有完整存取權限。

注意

雖然團隊提供存取使用者群組的權限，但您仍必須將個別使用者與資訊安全角色建立關聯，以便授與建立、更新或刪除使用者所擁有記錄所需的權限。 這些權限無法透過指派資訊安全角色給團隊，然後新增使用者至該團隊的方式套用。

存取團隊不會擁有記錄，而且沒有指派給團隊的資訊安全角色。 團隊成員擁有其個別資訊安全角色及其個人身為其他團隊中成員之角色所定義的權限 存取團隊可共用記錄，而且擁有記錄存取權限，例如讀取、寫入或附加。

團隊功能由 Team 實體以及 TeamTemplate 實體支援。Team 實體用於建立負責人團隊和使用者建立的存取團隊。 對於自動建立的存取團隊來說，會使用 Team 實體和 TeamTemplate 實體。

本主題內容

負責人團隊或存取團隊?

設定團隊

對團隊的快捷參考

負責人團隊或存取團隊?

團隊類型的選擇取決於目標、專案性質，甚至是組織的大小。 選擇團隊類型時可以參考一些準則。

何時使用負責人小組

• 貴公司的業務方針除了使用者以外，尚須具備實體紀錄。

• 在 Microsoft Dynamics 365 系統的設計階段知道團隊數目。

• 每日必須由負責團隊報告進度。

何時使用存取小組

• 小組會動態形成及解散。 如果未提供明確的團隊定義準則，所建立的領域、產品或數量，通常會發生這種情況。

• 在 Microsoft Dynamics 365 系統的設計階段不知道團隊數目。

• 團隊成員需要不同的記錄存取權限。 您可以和數個存取團隊共用記錄，每個記錄提供不同的記錄存取權限。 例如，其中一個團隊擁有帳戶的讀取存取權限，另一個團隊則擁有同一個帳戶的讀取、寫入和共用存取權限。

• 一組唯一的使用者需要存取單一記錄，但不會擁有這個記錄的擁有權。

注意

另一種「存取團隊」由 Web 應用程式使用的存取團隊範本解決。 這是經常變更的團隊類型，例如特定客戶記錄的銷售團隊。 當使用者新增至客戶記錄的銷售團隊，Web 應用程式在幕後建立此記錄特定的團隊並將該使用者新增至其中。

本主題未涵蓋這種存取團隊。

設定團隊

除了負責人和存取團隊類型之外，存取團隊進一步分為使用者建立和自動建立 (系統管理) 團隊。 安裝資訊對每一個團隊類型都是特定的。

負責人團隊

負責人小組可以擁有多筆記錄。 如要建立負責人團隊，請使用 Team 實體並設定 Team.TeamType 屬性為 Owner。 如需 TeamType 值的清單，請參照 Team 實體中繼資料。

注意

若要檢視組織的實體中繼資料，請安裝瀏覽組織的中繼資料中敘述的中繼資料瀏覽器解決方案。 您也可以下載 SDK 後開啟其頂層資料夾內所附名為 EntityMetadata.xlsx 的 Excel 檔案，從中檢視未經自訂組織的中繼資料。

若要將團隊設為記錄負責人，必須將記錄指派給該團隊。 若要指派，請使用 AssignRequest 訊息。 若要大量指派記錄給負責人團隊，請使用 ReassignObjectsOwnerRequest 訊息或 ReassignObjectsSystemUserRequest 訊息。

團隊擁有的記錄必須將 OwnershipType 屬性設為 OwnershipTypes.TeamOwned。

如果負責人團隊沒有任何記錄，也沒有被指派為資訊安全角色，則可以透過使用 ConvertOwnerTeamToAccessTeamRequest 訊息轉換成存取團隊。 這是單向轉換。 您不能將存取團隊轉換為負責人團隊。 轉換期間會刪除與該團隊相關聯的所有佇列和信箱。

若要新增或移除團隊成員，請使用 AddMembersTeamRequest 訊息和 RemoveMembersTeamRequest 訊息。

使用者建立的存取團隊

您可以和使用者建立的存取團隊共用多筆記錄。 如要建立存取團隊，請使用團隊實體並設定 Team.TeamType 屬性為 Access。 如需 TeamType 值的清單，請參照 Team 實體中繼資料。您可以在組織的中繼資料中找到這項資訊。 請參閱先前的中繼資料瀏覽器資訊。

若想與使用者建立的存取團隊共用記錄，請使用 GrantAccessRequest 訊息。 對於使用者建立的團隊，Team.SystemManaged 屬性是 false。 如需 Team.SystemManaged 值的清單，請參照 Team 實體中繼資料。您可以在組織的中繼資料中找到這項資訊。 請參閱先前的中繼資料瀏覽器資訊。

若要新增或移除團隊成員，請使用 AddMembersTeamRequest 訊息和 RemoveMembersTeamRequest 訊息。

為提供團隊成員與不同存取記錄的權限，請建立多個團隊與並讓每個團隊擁有不同組存取記錄的權限。

自動建立的 (系統管理) 存取團隊

自動建立的 (系統管理) 團隊是針對特定記錄而建立，無法共用其他紀錄。 對於系統管理的團隊，您必須提供團隊範本。 若要建立範本，請使用團隊範本實體。 在此範本中，您必須指定實體類型，以及建立實體紀錄的存取權限，例如團隊使用者在創立之初可使用讀取或寫入權限。 您範本中指定的實體必須為自動建立的存取團隊啟用。 若要提供團隊成員不同存取權限的記錄，請建立多個的團隊範本。 例如，如果為客戶實體，請提供範本與讀取權限存取權限，僅該團隊需要檢視記錄。 提供第二個範本讀取、寫入和共用權限，給需要存取相同紀錄的團隊更多的權限。

如要為自動建立的存取團隊啟用實體，請設定 AutoCreateAccessTeams 屬性為 true。

您可以建立的實體團隊範本數目上限在 MaxAutoCreatedAccessTeamsPerEntity 部署設定中指定。 預設值是 2。 您可以為自動建立的存取小組啟用實體的最大數目在 MaxEntitiesEnabledForAutoCreatedAccessTeams 部署設定中指定。 預設值是 5。其他資訊：部署實體和部署組態設定和 TechNet：使用 Windows PowerShell 管理部署工作

當您使用 AddUserToRecordTeamRequest 訊息和 RemoveUserFromRecordTeamRequest 訊息新增或移除特定紀錄中的使用者時，使用者會自動在系統管理的團隊中新增或移除。 實際團隊會在新增第一個使用者至記錄時建立，團隊 ID 會回傳入 AccessTeamId。 此團隊 Team.SystemManaged 的屬性設為 true。 如需 Team.SystemManaged 值的清單，請參照 Team 實體中繼資料。您可以在組織的中繼資料中找到這項資訊。 請參閱先前的中繼資料瀏覽器資訊。 訊息的來電者必須擁有實體共用權限和符合範本提供的存取權限的記錄的存取權限。 例如，如果範本指定讀取權限，來電使用者必須擁有讀取紀錄的權限。 使用者至少要擁有範本指定實體的基本 (使用者) 讀取權限，才能新增到該群組中。

因為團隊範本和系統管理存取範本之間具有上層關係，當您刪除範本時，會根據串聯規則刪除所有與該範本相關聯的團隊。

如果您變更團隊範本的存取權限，這些變更只會套用至自動建立的新存取團隊。 現有的團隊不受影響。

對團隊的快捷參考

請使用下列資訊做為團隊的快捷參考。

團隊	使用時機？	使用哪些實體？	使用團隊範本？	使用哪些訊息新增或移除團隊成員？	擁有紀錄？	擁有或可以存取多少紀錄？	是否指派資訊安全角色？
負責人	團隊的紀錄擁有權是必要的。 設計階段就知道團隊數目。	Team	否	AddMembersTeamRequest RemoveMembersTeamRequest。	是	能擁有多筆紀錄。	是
存取權限，使用者建立的	多筆記錄必須與團隊共用。 並非在設計階段就知道團隊數目。 團隊成員需要不同的記錄存取權限。	Team	否	AddMembersTeamRequest RemoveMembersTeamRequest	否	能存取多筆紀錄。	編號 提供記錄的存取權限。
存取權限，自動建立的 (系統管理)	唯一一組使用者在單一紀錄中運作。 團隊成員需要不同的記錄存取權限。 依預期的紀錄自動建立所需團隊。	TeamTemplate Team	是	AddUserToRecordTeamRequest RemoveUserFromRecordTeamRequest	否	只能存取一筆記錄。	編號 提供記錄的存取權限。

注意

負責人團隊和存取團隊提供存取紀錄和相關紀錄的權限，例如給客戶和商機與此客戶建立關聯。 在記錄之間的上層關聯的情況下，串聯的規則會套用。 針對負責人團隊，您可以根據指派給使用者的角色，加上指派給使用者所屬團隊的角色，來存取實體。 這可讓使用者可以擁有其業務單位之外的權限。其他資訊：實體關聯行為

注意

使用者必須具有加入存取團隊的足夠權限。 例如，如果存取團隊有客戶的刪除存取權限，使用者必須擁有客戶實體的刪除權限，才能加入團隊。 若嘗試新增權限不足的使用者，則會看到此錯誤訊息：「您無法將使用者新增至存取團隊，因為該使用者沒有足夠的實體權限」。

另請參閱

範例：使用存取團隊共用記錄
TechNet：管理團隊
白皮書：使用 Microsoft Dynamics CRM 2013 存取團隊
白皮書：使用 Microsoft Dynamics CRM 建立可擴充的安全性模型
使用者與團隊實體
Team 實體訊息和方法
TeamTemplate 實體訊息和方法
TechNet：使用 Windows PowerShell 管理部署工作。
記錄型安全性如何用於控制 Microsoft Dynamics 365 記錄的存取
角色型安全性如何用於控制 Microsoft Dynamics 365 實體的存取
串聯行為

Microsoft Dynamics 365

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