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在網域層級設定封存設定

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主題上次修改日期： 2011-04-08

您可以編輯網域的郵件保留期間或法務保存措施設定。 網域設定將會覆寫公司的預設設定。

若要編輯網域的封存設定

  1. 在 Administration Center 中，按一下 [管理] 索引標籤，然後按一下 [網域] 索引標籤。

  2. 按一下適當的網域。

  3. 在中央窗格的 [服務設定] 區段，按一下 [封存設定] 旁邊的 [編輯]。

  4. 從 [法務保存措施] 方塊中選取 [啟用] 或 [停用]，以啟用或停用該網域的法務保存措施功能。 啟用法務保存措施時，便不會損毀到達保留期間結尾的郵件。

  5. 在 [保留期間] 方塊中，指定封存將要保存郵件多久過後才予以損毀。

  6. 設定封存設定，然後按一下 [儲存]。

設定使用者

對於將要封存郵件的使用者，您必須為其建立帳戶。 如果使用者在 Administration Center 中沒有帳戶，寄至該使用者電子郵件地址的郵件將會被卸除。 因此在封存之前，先設定好每位使用者一切所需的主要、次要、立即訊息和 Bloomberg 地址相當重要。

注意

Bloomberg 郵件系統是金融市場體系的標準通訊工具。

設定使用者時可採個別或整批的方式進行。

若要新增個別使用者

  1. 在 Administration Center 中，按一下 [管理] 索引標籤，然後按一下 [使用者] 索引標籤。

  2. 按一下 [工作] 窗格中的 [新增使用者]。

  3. 在 [主要電子郵件地址] 欄位中，輸入使用者的主要電子郵件地址。

  4. 按一下 [儲存]。

  5. 若要搜尋新帳戶，請在搜尋欄位中輸入電子郵件地址，然後按一下 [搜尋]。

  6. 按一下主要電子郵件帳戶。

  7. 在 [使用者設定] 窗格中按一下 [編輯]，以設定使用者的名字、姓氏、語言和時區。

  8. 在 [電子郵件和立即訊息地址] 窗格中按一下 [新增]，以新增其他電子郵件地址，包括 Bloomberg、立即訊息和外界 (替代) 地址。 接收密碼重設和緊急通知電子郵件時將需要外界 (替代) 地址。

您也可以在 [安全性] 窗格中，新增或變更使用者的密碼、Administration Center 權限、封存角色及 IP 限制。

如需以整批的方式新增使用者，您可利用 Microsoft Office Excel 建立含有使用者名稱清單及其他資訊的逗號分隔值 (CSV) 檔案，然後將檔案上傳到 Administration Center。

注意

您必須具備公司層級的系統管理員或帳戶管理員角色，才能使用 Administration Center 的 [從檔案匯入使用者] 功能。

若要以 CSV 檔案建立使用者清單

  1. 開啟 Microsoft Office Excel。

  2. 以分隔值格式輸入下列使用者資訊，每個使用者的資訊各佔一列：

    • 主要電子郵件地址 (必要項目)

    • 名字

    • 姓氏

    • 次要電子郵件地址

    • 立即訊息地址

    注意

    請使用反斜線 "" 將立即訊息地址的別名部分和立即訊息提供者名稱隔開。 例如，立即訊息地址就像是 "lukaa\msn"。

    • 替代電子郵件地址

    注意

    請在 使用者的所有替代電子郵件地址開頭處加上 "alt:"。 例如："alt:david@contoso.com"。
    您可能要指定替代電子郵件地址，以防萬一電子郵件失聯時還能與您連絡。

  3. 以 CSV 格式儲存檔案。

下列範例顯示一個包含兩名使用者的使用者檔案。 第一位使用者 Pilar Ackerman 有一個次要電子郵件地址及一個立即訊息地址，第二位使用者 Jim Hance 則有兩個替代電子郵件地址。

主要電子郵件地址 名字 姓氏 次要電子郵件地址 立即訊息地址

pilar.ackerman@contoso.com

Pilar

Akcerman

alt:packerman@contoso.com

ackermanp\msn

jim.hance@contoso.com

Jim

Hance

alt:jhance@constoso.com

alt:jim@contoso.com

以 CSV 檔案建立了使用者清單之後，您即可將這份清單匯入 EHA。

若要匯入 CSV 使用者檔案

  1. 在 Administration Center 中，按一下 [管理] 索引標籤，然後按一下 [使用者] 索引標籤。

  2. 在 [工作] 窗格中，按一下 [從檔案匯入使用者]。

  3. 在 [傳送狀態通知到下列電子郵件] 欄位中，輸入您想要傳送上傳狀態資訊的目標電子郵件地址。

  4. 按一下 [指定使用者清單檔案] 欄位旁邊的 [瀏覽]，然後瀏覽並選取您所建立的 CSV 檔案。

  5. 若要在成功上傳使用者檔案之後，停用未包含在此使用者檔案內的所有使用者帳戶，請選取 [停用此檔案中未指定的使用者] 核取方塊。

  6. 視需要選取其他設定。

  7. 按一下 [儲存] 以起始匯入程序。

在您起始上傳程序之後，EHA 就會傳送狀態通知到您所指定的系統管理員電子郵件地址。

如果新的使用者帳戶未新增至您的服務，表示此程序並未完成。 這可能是因為 CSV 檔案的格式不正確所致。 請重新檢查 CSV 檔案的格式，然後在 Administration Center 重試上傳程序。