了解通訊記錄管理

 

適用版本： Exchange Server 2010 SP2, Exchange Server 2010 SP3

上次修改主題的時間： 2010-01-22

組織和使用者每日處理的電子郵件量愈來愈多，也有愈來愈多的電子郵件包含在業務、法律或監管上對組織而言很重要的訊息，而且必須根據組織的通訊原則保留一段時間。但是，許多電子郵件訊息在超過某段時間後，可能絲毫沒有保留的價值。例如，使用者的信箱可能包含重要的郵件必須保留，例如與企業策略、交易、產品開發或客戶互動有關的郵件，但是像訂閱的電子報或個人的電子郵件可能就沒有任何的保留價值，也因此在超過某段期間後不需要保留。保存無保留價值的郵件會造成信箱不斷成長，而需佔用信箱伺服器更多的資源。

「通訊記錄管理 (MRM)」是 Microsoft Exchange Server 2010 中的一項記錄管理技術，可協助組織降低與電子郵件相關的法律風險。MRM 可讓您更容易地保留遵循公司原則、政府法令或法律規定所需的郵件，並移除不法或不具商業價值的內容。這可透過使用保留原則或受管理的資料夾來完成：

• 保留原則   保留原則是 Exchange 2010 的新 MRM 技術，使用保留標記來套用保留設定。您建立保留標記，並將它們連結到保留原則。「受管理的資料夾助理員」是一種按照排程執行並在信箱中佈建保留標記的信箱助理員，它會處理已套用保留原則的信箱。若要深入了解保留原則，請參閱瞭解保留標記和保留原則。

• 受管理的資料夾   受管理的資料夾是 Exchange Server 2007 中引進的 MRM 技術，在 Exchange 2010 中也提供此技術，它會將受管理的內容設定套用到資料夾上。您可以建立受管理的資料夾，並將這些資料夾連結到受管理的資料夾信箱原則。已套用受管理資料夾信箱原則的信箱會由「受管理的資料夾助理員」來處理，它是一種按照排程執行並在信箱中佈建受管理資料夾的信箱助理員。如需深入了解受管理的資料夾，請參閱瞭解受管理的資料夾。

當郵件到達其保留期限時，系統便會執行在保留標記 (或受管理資料夾的受管理內容設定) 中指定的保留動作。郵件可移至 [刪除的郵件] 資料夾、刪除但能夠從 [可復原的項目] 資料夾復原，或永久刪除。如果已為使用者佈建封存信箱，則保留標記也提供其他動作可將郵件移到使用者的封存信箱。受管理資料夾的受管理內容設定也提供其他動作可將郵件移至受管理的自訂資料夾。

通訊記錄管理策略

保留原則與受管理的資料夾提供兩種不同的方法給 MRM。您可以使用 MRM 技術在預設資料夾與整個信箱上強制實施基本的 MRM 原則。為了使 MRM 生效，使用者必須參與根據郵件的特性與保留價值將郵件分類的程序。

有了保留標記，您可以將預設的保留設定套用至如 [收件匣] 資料夾等預設的資料夾，並將預設的原則標記 (DPT) 套用到整個信箱。DPT 保留設定會套用到未標記的項目上，這些未標記的項目位於沒有保留標記的資料夾內，例如由使用者建立的自訂資料夾。保留標記可以幫助這兩種使用者：會將電子郵件歸檔到資料夾中，並在 [收件匣] 中保留極少郵件的使用者，以及將大多數的電子郵件保留在 [收件匣] 中的使用者。保留標記對使用者的工作流程影響較少，因為使用者不需要根據資料夾保留設定將郵件歸檔到資料夾中。使用者可以將任何個人標記套用到自訂資料夾，也可以將不同的標記明確的套用到個別的郵件上。

使用受管理的資料夾時，使用者可將自己的郵件分門別類放入受管理的資料夾，藉以參與 MRM 程序。這個分類的程序可確保郵件是根據使用者的偏好設定與組織需求來分類的，也有助於避免使用完全自動化的郵件管理解決方案時會發生的錯誤處理郵件狀況。

使 Exchange 2010 郵件保留管理與原則執行更可靠、更有效且更易於使用的策略，是以三項原則為基礎：

• 使用者分類自己的郵件。

• 沒有保留價值的郵件予以移除。

• 保留有部分保留價值的郵件。

使用者分類自己的郵件

有了 Exchange 2010，使用者可藉由分類自己的郵件參與 MRM 程序。已套用保留原則的使用者可將郵件移到已套用保留標記的資料夾，或將個人標記套用到郵件上。如果使用者未採取任何動作，則會套用下列其中一個保留設定：

• 在已套用保留原則標記的預設資料夾中的郵件   如果郵件位在已套用保留原則標記的預設資料夾中，則資料夾的保留設定會套用到郵件上。

• 在已套用個人標記的自訂資料夾中的郵件   如果郵件位在使用者已套用個人標記的自訂資料夾中，則資料夾的保留設定會套用到郵件上。

• 在無保留標記的預設或自訂資料夾中的郵件   如果郵件位於未套用保留標記的預設或自訂資料夾中，則 DPT 會套用到郵件上。

無論郵件的位置為何，任何時候使用者只要將標記明確套用到郵件上，使用者的動作均會採用。

沒有保留價值的郵件予以移除

「受管理的資料夾助理員」會將保留原則與受管理的資料夾信箱原則套用到使用者的信箱。此助理員會處理已套用保留原則或受管理的資料夾信箱原則的信箱。對於已套用保留原則的信箱，「受管理的資料夾助理員」會將原則中包含的保留標記套用到預設的資料夾與整個信箱。任何原則中包含的個人標記皆會佈建，並可供 Microsoft Outlook 2010 與 Microsoft Office Outlook Web App 的使用者使用。

保留有部分保留價值的郵件

有部分保留價值的郵件會根據套用到郵件、資料夾或信箱的保留設定予以保留。但請記住，使用者可以將其信箱中的郵件刪除或移除；MRM 並非設計用來防止使用者刪除自己的郵件。如果您的組織需要將郵件保留在使用者的信箱之外長期保存，請考慮執行日誌記錄。若要深入了解日誌記錄，請參閱瞭解日誌記錄。

如果您的組織要保留郵件以供使用者滿足電子探索與保留的需求，請考慮部署大容量的信箱，並讓這些使用者處於合法持有的狀態。若要深入了解合法持有，請參閱了解訴訟保留。

 © 2010 Microsoft Corporation. 著作權所有，並保留一切權利。