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在 Outlook 2013 中設定快取 Exchange 模式

  • 發行項

 

適用版本： Office 365 ProPlus, Outlook 2013

上次修改主題的時間： 2017-03-21

摘要： 對於 Outlook 2013 設定快取 Exchange 模式，讓使用者可以離線存取其最近的 Exchange 伺服器電子郵件。

對象： IT 專業人員

工作者外出時業務也不會中斷。快取 Exchange 模式讓您的企業使用者外出且與 Exchange Server 中斷連線時可以存取其最近的電子郵件 (預設為 12 個月，可多可少)。他們可以在離線時讀取及回覆快取的郵件，而離線時編輯的任何新郵件或回應會在重新連線時自動寄送。

您是否為使用者？

如果您不是系統管理員，則不適合閱讀本文。但是如果您要深入了解如何在 Outlook 2013 中開啟快取 Exchange 模式，或變更離線保存的郵件數，可以點按這兩個連結。

您是否為管理員？

如果您是系統管理員，本文會告訴您如何為組織設定 Outlook 2013 的 Outlook 快取 Exchange 模式設定。

本文內容：

  • 概觀

  • 開始之前

  • 設定快取 Exchange 模式

    • 使用 OCT 設定快取 Exchange 模式設定

    • 使用群組原則設定快取 Exchange 模式設定

    • 使用群組原則設定預設 .ost 位置

    • 防止建立新的 .ost 檔案

概觀

當 Outlook 2013 帳戶設定為使用「快取 Exchange 模式」時，使用者 Exchange 信箱的本機複本一律會在使用者電腦 (預設在 C:\Users\<username>\AppData\Local\Microsoft\Outlook 資料夾) 的離線資料檔案 (.ost 檔案) 準備就緒。

具有 OAB 和 .ost 資料夾的離線電腦。

當使用者離線且使用 Outlook 2013 時，程式會從此本機複本開始工作並且使用離線通訊錄 (OAB)。當使用者連線時，快取信箱和 OAB 會定期從 Exchange Server 電腦在背景更新。任何使用者離線時儲存為草稿的郵件都會在使用者重新連線時自動傳送。

重要事項重要事項：
Outlook 2013 快取 Exchange 模式僅適用於 Exchange Server 2007 或更新的電子郵件帳戶。

如果使用者從較早版本的 Outlook 升級至 Outlook 2013，且您先前已針對 Outlook 設定快取 Exchange 模式，舊的快取 Exchange 模式設定會自動套用至 Outlook 2013。例如，如果使用者帳戶設定為在 Office Outlook 2003、Office Outlook 2007 或 Outlook 2010 使用快取 Exchange 模式，當使用者升級至 Outlook 2013，快取 Exchange 模式仍然保持啟用。新的 .ost 或 OAB 檔案的預設位置是：%userprofile%\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Offline Address Books。身為系統管理員，您可以為組織中尚未擁有 .ost 檔案之使用者設定不同的 .ost 檔案位置。如果您未指定不同的 .ost 檔案位置，則當使用者在快取 Exchange 模式啟動 Outlook 時，Outlook 會在預設位置建立 .ost 檔案。

根據預設，Outlook 2013 安裝之後，會建立新的壓縮版 .ost 檔案。此一新的壓縮版 .ost 大小比在舊版 Outlook 中建立的 .ost 檔案，最多可小 40% 。建議您使用此新的壓縮 .ost 檔案。如果您想要繼續使用舊的未壓縮 .ost 檔案，請使用 Outlook 群組原則範本，並且啟用 [升級時不建立新的 OST 檔案] 原則。

同步處理滑桿 (Outlook 2013 伺服器對話方塊中的 [要離線保留的郵件] 滑桿) 及 Exchange 快速存取是 Outlook 2013 中「快取 Exchange 模式」預設隨附的兩個新功能。

Outlook 變更帳戶對話方塊

Exchange 快速存取將線上模式的立即存取，結合快取 Exchange 模式的離線功能和同步處理優勢，特別是在本機同步處理資料的時間足以讓使用者注意時 (例如，初始同步處理、恢復、放假回來)。

當您第一次啟動 Outlook 2013 時，會立即看到最近的電子郵件訊息，以及完全更新的行事曆。Outlook 2013 會在背景快取項目，準備好讓您離線使用，而不會影響使用者的體驗。同步處理滑桿可讓 Outlook 2013 使用者限制同步處理到本機 Outlook 資料檔案 (.ost) 中的電子郵件訊息數目。如果啟用快取 Exchange 模式，Outlook 2013 預設只會快取最近 12 個月內的電子郵件訊息，並從本機快取中移除任何超過 12 個月的項目。如果使用者要檢視已從本機快取中移除的郵件，可以捲動至資料夾中的電子郵件清單末端，再按一下郵件的 [按一下這裡] 以檢視 Microsoft Exchange 上的更多項目。使用者也可以變更要離線保留的電子郵件數量。身為系統管理員的您可以變更預設存留期，或者強制從本機快取移除的電子郵件存留期。

您可以使用 Outlook 群組原則系統管理範本來鎖定設定，以自訂「快取 Exchange 模式」。或者，您可以使用 Office 自訂工具 (OCT) 來設定預設設定。如果您使用 OCT，使用者可以稍後在 Outlook [變更帳戶] 對話方塊中變更設定。

開始之前

在您開始部署之前，請先檢閱＜規劃 Outlook 2013 中的快取 Exchange 模式部署＞和＜Office 2013 的 Office 自訂工具 (OCT) 參考＞，判斷在預設設定以外，您可能必須為「快取 Exchange 模式」進行哪些設定。如果您不希望自訂「快取 Exchange 模式」，則不需要進行自訂，預設設定已經適用於大多數的組織。

如果這是您第一次使用群組原則範本檔案或 Office 自訂工具檔案，請花一些時間熟悉檔案。然後，如果您決定透過群組原則設定「快取 Exchange 模式」，請參閱＜Office 2013 的群組原則概觀＞。如果您決定使用 OCT 設定「快取 Exchange 模式」，請從＜Office 2013 的 Office 自訂工具 (OCT) 參考＞開始。

若要下載 Outlook 2013 系統管理範本，請參閱＜Office 2013 系統管理範本檔案 (ADMX/ADML) 和 Office 自訂工具＞。

設定快取 Exchange 模式

下列程序可以用來設定「快取 Exchange 模式」設定。請注意，您可以選擇是否自訂「快取 Exchange 模式」。

使用 OCT 設定快取 Exchange 模式設定

  1. 在 OCT 樹狀檢視中，找出 [Outlook]，按一下 [新增帳戶]。在 [帳戶名稱] 欄中，按一下您要設定的帳戶，然後選擇 [修改]，[Exchange 設定] 對話方塊隨即出現。

  2. 按一下 [其他設定]。

  3. 按一下 [快取模式] 索引標籤。

  4. 按一下 [設定快取 Exchange 模式]，然後選取 [使用快取 Exchange 模式] 核取方塊，即可為使用者啟用「快取 Exchange 模式」。(預設停用「快取 Exchange 模式。)

  5. 在 [快取模式] 索引標籤上選取預設的下載選項：

    • 僅下載標題   使用者可以看到標題資訊和郵件的開頭。有數種方式可以下載完整項目，例如，按兩下開啟郵件，或按一下讀取窗格中的 [立即下載此郵件剩餘的部份]。

    • 先下載標題再完整項目   系統會先下載所有標題，然後再下載完整項目。下載順序可能不會依照時間順序，但是對使用者應該影響不大。Outlook 會先下載使用者目前正在存取之資料夾中的標題，然後下載完整項目，接著下載使用者最近檢視之資料夾中的標題，再下載完整項目。

    • 下載完整項目   系統會下載完整的項目。我們建議使用這個選項，除非您使用慢速網路連線。下載順序可能不會依照時間順序，但是對使用者應該影響不大。Outlook 會下載使用者目前正在存取之資料夾中的完整項目，然後下載使用者最近檢視之資料夾中的完整項目。您可能會想將此選項與 [慢速連線時僅下載標題] 選項配對。

  6. (選用) 停用在「快取 Exchange 模式」與使用者 .ost 檔案的同步處理時，下載共用郵件資料夾 (像是委派的收件匣) 和其他資料夾 (像是共用行事曆) 的功能，方法是清除 [下載共用的非郵件資料夾] 選項。根據預設，在 Outlook 2013 中，會下載共用郵件及非郵件資料夾。下載的共用資料夾會增加使用者 .ost 檔案的大小。請注意，[下載共用的非郵件資料夾] 設定會套用至郵件和非郵件共用資料夾。若只要停用下載共用郵件資料夾的功能，請執行下列動作：

    1. 在 OCT 的樹狀檢視中，找出 [其他內容]，然後按一下 [新增登錄項目]。

    2. 在讀取窗格中，按一下 [新增]。

    3. 輸入下列項目：

      登錄機碼以停用下載共用的郵件資料夾

      根目錄 資料類型 機碼 值名稱 數值資料

      HKEY_Current_User

      REG_SZ

      Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Cached Mode

      CacheOthersMail

      0

    4. 按一下 [確定]。

  7. (選用) 將使用者 [我的最愛] 公用資料夾下載至使用者的 .ost 檔案，以進行「快取 Exchange 模式」同步處理，方法是選擇 [下載我的最愛公用資料夾 ] 選項。根據預設，系統不會下載 [我的最愛] 公用資料夾。與共用的資料夾一樣，下載 [我的最愛] 公用資料夾會增加使用者 .ost 檔案的大小。同樣地，同步處理 [我的最愛] 公用資料夾會佔用額外網路流量，這可能是使用慢速連線之使用者不樂見的情況。

使用群組原則設定快取 Exchange 模式設定

  1. 在群組原則中，載入 Outlook 2013 範本。

  2. 開啟「群組原則管理主控台」(GPMC)，並在樹狀檢視中展開 [網域]，然後展開 [群組原則物件]。

  3. 在所需的原則物件上按一下滑鼠右鍵，再按 [編輯]。[群組原則管理編輯器] 視窗隨即開啟。

  4. 在樹狀檢視中，依序展開 [使用者設定]、[系統管理範本]、[Microsoft Outlook 2013]、[帳戶設定]，然後按一下 [Exchange]。您也可以展開 [Exchange]，然後按一下 [快取 Exchange 模式]。

  5. 在讀取窗格的 [設定] 欄中，按兩下您要設定的原則以開啟它。例如，在 [Exchange] 讀取窗格中，開啟 [對新的或現有的 Outlook 設定檔使用「快取 Exchange 模式」]。

  6. 選取 [啟用] 並選取一個選項 (如果適用)。

  7. 按一下 [確定]。

使用群組原則設定預設 .ost 位置

  1. 在群組原則中，載入 Outlook 2013 範本。

  2. 開啟「群組原則管理主控台」(GPMC)，並在樹狀檢視中展開 [網域]，然後展開 [群組原則物件]。

  3. 在所需的原則物件上按一下滑鼠右鍵，再按 [編輯]。[群組原則管理編輯器] 視窗隨即開啟。

  4. 在樹狀檢視中，依序展開 [使用者設定]、[系統管理範本]、[Microsoft Outlook 2013]、[其他]，然後按一下 [PST 設定]。

  5. 按兩下 [OST 檔的預設位置] 加以開啟。

  6. 按一下 [啟用] 以啟用原則設定。

  7. 在 [OST 檔的預設位置] 文字方塊中，輸入 .ost 檔案的預設位置。例如：

    %userprofile%\Local Settings\Application Data\Microsoft\newfolder。

  8. 按一下 [確定]。

    您可以為個人 Outlook 資料檔案 (.pst) 和 .ost 檔案定義新的預設位置。在樹狀檢視中按一下 [PST 設定] 之後，按兩下以開啟讀取窗格中的 [PST 檔的預設位置] 設定。

防止建立新的 .ost 檔案

  1. 在群組原則中，載入 Outlook 2013 範本。

  2. 開啟「群組原則管理主控台」(GPMC)，並在樹狀檢視中展開 [網域]，然後展開 [群組原則物件]。

  3. 在所需的原則物件上按一下滑鼠右鍵，再按 [編輯]。[群組原則管理編輯器] 視窗隨即開啟。

  4. 在樹狀檢視中，依序展開 [使用者設定]、[系統管理範本]、[Microsoft Outlook 2013]、[帳戶設定]，然後按一下 [Exchange]。

  5. 按兩下 [不要在升級版上建立新的 OST 檔案] 加以開啟。

  6. 按一下 [啟用] 以啟用原則設定，然後按一下 [確定]。

另請參閱

規劃 Outlook 2013 中的快取 Exchange 模式部署
Outlook 2013 的新功能