規劃電子郵件訊息記錄保留

發行項
06/12/2012

本文內容：

使用記錄中心網站保留電子郵件訊息
搭配使用 Exchange Server 2007 與 Office SharePoint Server 管理電子郵件訊息記錄
不使用 Exchange Server 2007 管理電子郵件訊息記錄
規劃電子郵件訊息記錄保留
工作表

您可以記錄電子郵件伺服器中儲存的電子郵件訊息。因為資訊工作者使用電子郵件用戶端應用程式溝通商務資訊的機會與日俱增，所以公司法務專員和記錄管理員應該在其記錄管理規劃中包含電子郵件訊息，方法是：

在檔案計劃中說明電子郵件訊息。
提供方法來保留電子郵件訊息記錄、保留記錄供法律調查，以及處理記錄。
提供方法，讓資訊工作者將其電子郵件訊息分類為記錄。
提供方法，讓資訊工作者將電子郵件訊息轉送至記錄中心。

本文說明與使用 Microsoft Office SharePoint Server 2007 保留郵件相關的規劃工作。除了 Office SharePoint Server 2007，Microsoft Exchange 2007 包含的功能也支援記錄管理員和公司法務專員的目標。因為支援記錄管理的 Exchange 2007 功能設計成可輕鬆整合 Office SharePoint Server 2007 記錄管理功能，所以您可以緊密使用這兩種產品來管理郵件分類、保留及到期日。因此，本主題著重在搭配使用 Office SharePoint Server 2007 與 Exchange 2007 以規劃電子郵件訊息記錄管理。使用根據 Windows SharePoint Services 3.0 和 Office SharePoint Server 2007 物件模型的自訂解決方案，即可根據 Office SharePoint Server 2007 實作不需要 Exchange 2007 的電子郵件訊息記錄管理解決方案。＜不使用 Exchange Server 2007 管理電子郵件記錄＞一節說明在未使用 Exchange 2007 的情況下規劃電子郵件記錄保留。

如需 Office SharePoint Server 2007 記錄管理功能的總覽，請參閱＜規劃記錄管理＞。如需規劃、部署和操作根據 Exchange 2007 之郵件系統的詳細資訊，請參閱 Microsoft Exchange Server 2007 技術庫 (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=83249&clcid=0x404) 。

使用記錄中心網站保留電子郵件訊息

如＜設計記錄中心網站 (Office SharePoint Server)＞文章所述，網站設計者和記錄管理員可在 Microsoft Office SharePoint Server 2007 中規劃和實作「記錄中心」網站以管理記錄。下列「記錄中心」網站功能是用來管理記錄的主要功能，其保留電子郵件訊息記錄的方式與保留其他記錄類型的方式相同：

文件庫 您可以在「記錄中心」網站內建立文件庫以儲存記錄。您可以建立新的文件庫來保留電子郵件記錄，也可以在現有文件庫中儲存電子郵件記錄。例如，如果「記錄中心」網站具有「合約」文件庫，則可以在該文件庫中儲存合約相關電子郵件訊息及其他合約類型的相關文件。
中繼資料 定義及建立電子郵件訊息中繼資料的方式，與在「記錄中心」網站建立其他中繼資料類型的方式相同。電子郵件訊息記錄中繼資料一般包含常見的電子郵件欄位 (例如 [收件者]、[寄件者] 及 [主旨])。這些欄位會與從 Office Outlook 2007 和 Exchange 2007 送出的電子郵件訊息記錄一起自動送出至「記錄中心」。如需詳細資訊，請參閱本文稍後的＜搭配使用 Exchange Server 2007 與 Office SharePoint Server 管理電子郵件訊息記錄＞。

若要儲存電子郵件訊息記錄的中繼資料，則必須先在文件庫中或指定給文件庫的內容類型中定義中繼資料欄，這與任何記錄中繼資料類型相同。如需規劃進行記錄管理之中繼資料的詳細資訊，請參閱＜設計記錄中心網站 (Office SharePoint Server)＞文章的＜規劃中繼資料＞一節。
記錄路由 將電子郵件訊息傳送至「記錄中心」網站時，會根據與郵件相關的內容類型，將記錄傳送至正確文件庫。電子郵件內容類型資訊會與使用 Exchange 2007 標籤功能從 Office Outlook 2007 和 Exchange 2007 傳送的電子郵件訊息記錄一起自動送出。如需詳細資訊，請參閱本文稍後的＜搭配使用 Exchange Server 2007 與 Office SharePoint Server 管理電子郵件訊息記錄＞。如果是未使用 Exchange 2007 的自訂電子郵件訊息記錄解決方案，則必須依自訂解決方案決定內容類型，並以程式設計方式將內容類型傳送至「記錄中心」網站。如需詳細資訊，請參閱 Office SharePoint Server 2007 軟體開發套件 (英文) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=71218&clcid=0x404) 。
原則與其他記錄類型相同，電子郵件訊息記錄也需要稽核和到期原則。將郵件記錄傳送至「記錄中心」網站並傳送至文件庫之後，會將這組設定於該文件庫的資訊管理原則套用至該文件庫中儲存的郵件記錄。如需規劃進行記錄管理之原則的詳細資訊，請參閱＜設計記錄中心網站 (Office SharePoint Server)＞中的＜規劃原則＞一節。
保留 Office SharePoint Server 2007 的「記錄中心」網站包含一個「保留」**功能。在記錄管理中，保留是暫停文件處理的動作，而且在釋出保留之前，文件在「記錄中心」會持續受到保護。這個功能可讓記錄管理員建立具名保留，以保護指定的記錄，使其不因到期而損毀。而保留一或多筆郵件記錄的方式，與保留其他記錄的方式相同。

搭配使用 Exchange Server 2007 與 Office SharePoint Server 管理電子郵件訊息記錄

Exchange 2007 包含的功能有助於管理電子郵件訊息記錄，而且可以輕鬆整合成根據 Office SharePoint Server 2007 的記錄管理解決方案。這些功能有助於確保：

資訊工作者可適當分類其電子郵件訊息。
電子郵件訊息經分類之後，會在 Exchange 2007 管理員設定的持續期間內維持使用狀態。
必須在使用中保留期間之後保留的電子郵件訊息會傳送至「記錄中心」網站，以進行長期保留。

Exchange 2007 記錄管理功能包括：

受管理的資料夾 這些是由 Exchange 2007 管理員所設定的資料夾，以將資訊管理原則套用至資料夾中所儲存的郵件。套用至受管理資料夾的一般原則類型是「到期原則」**，指定郵件在刪除或移至其他資料夾以供檢閱之前，可在資料夾中保留的時間長度。用於 Office Outlook 2007 等電子郵件用戶端應用程式時，受管理的資料夾功能會與其他資料夾相同。在 Office Outlook 2007 中選取受管理的資料夾時，會顯示用來說明與資料夾相關之原則的陳述。

受管理的資料夾名稱一般會指出其所要包含之電子郵件訊息的商務分類。例如，您可以將受管理的資料夾命名為 "Research and Development" 或 "Contracts and Leases"。根據受管理的資料夾名稱與原則陳述，資訊工作者應該瞭解資料夾的目的，並使用熟悉的方法 (例如拖放功能) 在資料夾中儲存適當的電子郵件訊息。請注意，資訊工作者將電子郵件訊息拖曳至受管理的資料夾時，該動作會同時分類郵件並對郵件套用正確的原則。
日誌 Exchange 2007 日誌功能會將電子郵件訊息的複本傳送至信箱外部的目標儲存位置。透過將日誌目標位置設定為「記錄中心」網站，Exchange 2007 管理員即可使用 Exchange 2007 和 Office SharePoint Server 2007 來實作電子郵件訊息記錄保留。

您可以設定受管理的資料夾產生日誌，方法是指定日誌目標位置 (例如 Office SharePoint Server 2007 的「記錄中心」網站) 以及指出資料夾所含電子郵件訊息類型 (例如「產品開發」或「重要業務」) 的標籤。資訊工作者將電子郵件訊息移至啟用日誌的受管理資料夾時，會將郵件複本、郵件標籤、中繼資料及附件傳送至目標位置。

「記錄中心」網站會使用與受管理資料夾相關的標籤，將產生日誌的電子郵件訊息傳送至正確的文件庫，以進行長期保留。標籤必須符合 [記錄路由] 清單中的「記錄系列」名稱 (標籤也可以符合記錄系列的「別名」)。這類似於將文件送出至「記錄中心」時，在 [記錄路由] 清單中使用內容類型來決定正確文件庫的方式。如需記錄路由和記錄系列的完整描述，請參閱＜設計記錄中心網站 (Office SharePoint Server)＞文章的＜規劃記錄路由表格＞一節。
中繼資料 透過 Exchange 2007 日誌功能將電子郵件訊息傳送至「記錄中心」網站時，下列中繼資料值會與郵件一起送出：
- 收件者
- 寄件者
- 主旨
- 副本
- 密件副本
將電子郵件訊息記錄傳送至目的地文件庫時，相關的每個中繼資料欄名稱和值都會儲存於 XML 檔案 (位在文件庫所建立的 "_properties" 資料夾中)，而且中繼資料值也會複製到目的地文件庫中的相符欄。您必須確定為保留電子郵件訊息所設計的文件庫，包含用來儲存與郵件一起傳送之中繼資料值的必要欄。

如果文件庫中用來儲存中繼資料的欄設定成需要資訊，而傳送至文件庫的電子郵件訊息缺少必要值，則系統不會立即提示送出者輸入該值 (這個行為與送出文件時的行為不同)。相反地，Office SharePoint Server 2007 會將送出的郵件儲存在保留文件庫中。在指定的時段 (可由 Exchange 2007 管理員設定) 之後，Office SharePoint Server 2007 會將內含網頁連結的電子郵件訊息傳送給送出者，而送出者可以在這個網頁中指定所有擱置郵件的遺失中繼資料值。

如需規劃及設定 Exchange 2007 記錄管理功能的相關資訊，請參閱管理郵件記錄管理 (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=83452&clcid=0x404) 。

不使用 Exchange Server 2007 管理電子郵件訊息記錄

使用根據 Windows SharePoint Services 3.0 和 Office SharePoint Server 2007 物件模型的自訂解決方案，即可建立根據不需要 Exchange 2007 之 Office SharePoint Server 2007 的電子郵件訊息記錄管理解決方案。當您以此方式實作郵件記錄保留時，必須開發具有在 Windows SharePoint Services 3.0 物件模型中實作之記錄管理方法介面的程式，然後將這些程式整合至電子郵件管理程序。如需使用程式設計 Office SharePoint Server 2007 物件模型的完整描述，請參閱 Office SharePoint Server 2007 軟體開發套件 (英文) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=71218&clcid=0x404) 。

不使用 Exchange 2007 來規劃電子郵件訊息記錄保留，是與規劃其他記錄類型的保留相同。如需以此方式規劃電子郵件記錄管理解決方案的一般指導，請參閱＜規劃記錄管理＞。