規劃清單 (Windows SharePoint Services)

「清單」**是您與網站成員共用的資訊集合。例如，您可以建立事件的註冊工作表、追蹤專案狀態資訊，或在小組行事曆上分享預定的休假時間。

本文內容：

• 包含的清單

• 關於使用清單

• 規劃自訂清單

• 工作表

包含的清單

Windows SharePoint Services 3.0 預設包含下列清單類型：

• 宣告   使用宣告清單可分享新聞與狀態，並提供提醒。宣告支援圖像、超連結與格式化文字的增強型格式。

• 行事曆   您可以使用行事曆列出您所有的小組事件或特殊狀況，如公司假日等。行事曆提供外觀類似於桌曆或掛曆的檢視，讓您用於記錄小組的事件，包括會議、社交活動及全天的事件。您也可以追蹤與特定時段無關的小組里程碑，如截止日期或產品上市日期。您若是使用相容於 Windows SharePoint Services 3.0 的電子郵件或行事曆程式，可以從行事曆程式檢視及更新您的 Microsoft® SharePoint® 小組行事曆。您也可以從個人行事曆複製事件到小組行事曆 (反之亦然)。例如，您可以在 Office Outlook 2007 中，以並排或階層方式比較及更新您在 SharePoint 網站上的行事曆，與您在 Microsoft Office Outlook® 2007 行事曆的日期。此外也可啟用此類型清單的電子郵件整合功能，以及傳送會議邀請至您的小組網站行事曆，讓該小組會議自動新增至小組行事曆中。

• 連絡人   使用連絡人清單可儲存與您共事之人員或群組的資訊。若是並用相容於 Windows SharePoint Services 3.0 相容的電子郵件或連絡人管理程式，即可在其他程式中檢視及更新 SharePoint 網站的連絡人。例如，您可以從 Office Outlook 2007 更新貴組織所有供應商的清單。連絡人清單實際上並不會管理您的網站成員，但可用於儲存貴組織的連絡人 (如外部廠商的清單)，並提出共同分享。

• 自訂   您雖可自訂任何清單，但也可以先使用自訂清單，然後只新增所需要的欄加以自訂。您如有相容於 Windows SharePoint Services 3.0 的試算表程式或 Windows SharePoint Services 2.0 及 Microsoft Internet Explorer，也可建立試算表型的清單。例如，您可以從 Microsoft Office Excel® 2007 所建立的清單匯入清單，以儲存及管理廠商的連絡人。

• 討論區   使用討論區可提供集中區域記錄及儲存小組的討論。討論區的格式與網際網路新聞群組相似。管理員如大在網站上啟用清單接收電子郵件，即可將討論區用於儲存最常用之電子郵件程式中的電子郵件討論。例如，您可以為貴組織的新上市產品建立討論區。若是使用相容於 Windows SharePoint Services 3.0 的電子郵件程式，即可在其他程式中工作時，檢視及更新您的討論區。

• 議題追蹤   使用議題追蹤清單可儲存特定議題 (如支援議題) 的相關資訊，並追蹤其進度。您可以指定議題、分類議題，以及建立議題之間的關聯性。例如，您可以建立議題追蹤清單，管理客戶服務的問題與解決方案。此外也可在每一次編輯議時加上註解，並建立註解歷程記錄，但不變更該議題的上次註解。例如，客戶服務代表可以記錄其解決問題的每一個步驟及其結果。

• 連結   連結清單可用於存放 Web 連結、公司內部網路連結，以和其他資源連結的中心位置。例如，您可以建立客戶網站連結的清單。

• 專案工作   若要以類似於工作清單 (如下所示) 方式儲存資訊，並提供視覺化或甘特圖檢視，可使用專案工作清單。您可以在工作完成前追蹤其狀態與達成率。若是並用相容於 Windows SharePoint Services 3.0 的電子郵件或工作管理程式，即可在其他程式中檢視及更新 SharePoint 網站的專案工作。例如，您可以在 SharePoint 網站上建立工作清單，指定並指派建立訓練手冊的工作，並從 Office Outlook 2007 追蹤貴組織的進度。

• 問卷   若要收集及編譯意見反應 (如員工滿意度調查表或測驗)，可使用問卷。您可以數種不同的方式設計問題與答案，並查看意見反應的總覽。您可以新增分頁符號控制問卷的外觀，並指定分支邏輯，根據使用者的回應，控制所應顯示的問題。如有安裝相容於 Windows SharePoint Services 3.0 的試算表、資料庫程式或 Windows SharePoint Services 2.0，即可匯出結果加以分析。

• 工作   使用工作清單可追蹤群組中之專案及其他待辦事項的相關資訊。您可以將工作指派給人員，也可在工作完成之前追蹤其狀態與達成率。若是並用相容於 Windows SharePoint Services 3.0 的電子郵件或工作管理程式，即可在其他程式中檢視及更新 SharePoint 網站的工作。例如，您可以為貴組織的預算流程建立工作清單，然後在 Office Outlook 2007 中檢視此清單及其他 Outlook 工作。

在 Windows SharePoint Services 3.0 中，清單會使用新內容類型與欄範本功能。由於使用了和文件庫相同的基礎架構，因此也包含了版本設定、存回與取出、核准及工作流程，以及對附加檔案之資訊版權管理 (IRM) 控制等功能。在您的清單計畫定案之前，請先檢閱內容類型與文件庫的相關資訊。如需詳細資訊，請參閱＜規劃內容類型 (Windows SharePoint Services)＞及＜規劃文件庫 (Windows SharePoint Services)＞

關於使用清單

您可以自訂及新增項目至上列包含的清單、使用現有的清單範本建立其他清單，以及只使用所選的設定及欄建立自訂清單。

您有數種方式可以檢視清單。例如，您可以在一個頁面上顯示包含所有工作的檢視，並在其他頁面上顯示只含今天到期之工作的檢視。另外也可使用資料夾組織清單項目。例如，您可以只在首頁上檢視行事曆中的目前事件，然後在其他頁面上建立類似於掛曆的視覺化檢視。

如需在清單中儲存大量的資料，資料夾與檢視也非常有幫助。通常在單一檢視中很難顯示超過 1000 個項目，因此您可以使用資料夾與檢視，讓清單中的資料更容易檢視，並加快載入的速度。如需使用資料夾與檢視管理大型清單的詳細資訊，請參閱 Windows SharePoint Services 3.0 說明系統中多項與管理清單與文件庫相關的主題。

您的試算表含有資料，並要將其用於 Windows SharePoint Services 3.0 網站上的清單嗎？匯入試算表即可建立包含欄及資料的新清單。

如有安裝相容於 Windows SharePoint Services 3.0 的資料庫程式(例如 Microsoft Office Access 2007)，且瀏覽器支援 ActiveX® 控制項，即可整合清單資料與資料庫工具 (如查詢、聯結及報表)。

清單也可以在網站網頁上的網頁組件中顯示。網頁組件是網站的建置區塊，可利用其直接將清單中的項目新增到 [網頁組件] 頁面上。您也可以直接開啟清單進行操作。例如，預設的 [宣告] 清單會出現在新首頁的網頁組件中，但您也可以按一下清單的標題加以開啟，並在其本身的頁面上進行操作。如需網頁組件的詳細資訊，請參閱 Windows SharePoint Services 3.0 說明系統的＜使用網頁組件自訂網頁＞一節。

規劃自訂清單

建立清單儲存或共用資訊之前，請先花幾分鐘規劃清單結構，並決定所需要的資訊，以及顯示資訊的最佳方式。請留意您希望使用者新增資料到清單及其使用清單中資料的方式，然後嘗試最佳化清單結構，以利使用者能在最短的時間內取得所需要的資料。

請考量：

• 哪些欄位類型顯示資訊的效果最好，可以讓清單的使用者更容易使用資訊？

  有時候有多種欄位類型似乎只適用於特定的資料集，但在檢視資訊時各有不同的優缺點。例如，假設您要建立某活動之攤位人員的登記清單，並要讓這些人員選取時段。若您只想讓他們選取一個時段，可能會想要使用採用選擇鈕或下拉式清單的選擇欄位。但您或許又會想讓這些人員註冊數個時段，並希望能夠依時段排序，找出已經登記 (例如，以便您傳送提醒) 的人員。此時，您即需改用採用核取方塊的選擇欄位。您也可以建立多個欄位 (每個時段一個) 搭配是/否欄位類型，讓整份清單易於排序，並能快速查看尚無人員登記的時段。

  秘訣：
  在建立實際的清單之前，可能會想要在測試清單中嘗試幾種不同的組合。在測試清單上，您可以在建立組合後變更欄位類型 (例如，從核取方塊變更為是/否方塊)，並檢視其外觀。若是在實際的清單上執行此作業，可能會有遺失資料的風險，因為變更欄位類型時，可能會將欄位從原本支援多重選擇，變更為不支援此種選擇方式。

• 需要在清單中使用大量特殊類型的欄位嗎？

  有一些欄位類型 (例如是/否方塊) 的使用次數有限；在 Windows SharePoint Services 2.0 中，大多數欄位類型都有此限制。但在 Windows SharePoint Services 3.0 中，大多數的欄位類型在使用次數上幾乎沒有限制。如需清單內之欄位類型限制的詳細資訊，請參閱＜Plan for software boundaries (Windows SharePoint Services)＞

• 哪種欄位類型最容易輸入資料？

  某些欄位類型在資料輸入方面各有不同的優缺點，而不同的檢視將有助於最佳化資料輸入。例如，資料工作表檢視可以讓您很快地輸入資料，但您必須選擇適當的欄位類型，才可在資料工作表檢視中使用。在資料工作表檢視中採用核取方塊式之選擇欄位所花用的時間，會較使用其他選擇欄位或是/否方塊久。

• 人員需要何種資料檢視？

  一如資料工作表檢視可以加快資料輸入，其他檢視也可加速資料的擷取。行事曆檢視有利於使用者更快速地取得資訊嗎？甘特圖檢視有助於管理人員更快地瞭解專案的狀態？使用標準檢視時，是否需要針對不同的目的而設立多種檢視 (例如在管理員的狀態彙總，或行動使用者的精簡檢視)？如需檢視類型的詳細資訊，請參閱 Windows SharePoint Services 3.0 說明系統中的＜建立或變更檢視＞主題。

• 清單之間需要共用資訊或欄嗎？

  您如需共用其他清單的資訊，即須知道資訊的出處，並建立查詢欄位提取適當的資料。若必須共用欄，請建立欄類型。如需詳細資訊，請參閱＜規劃內容類型 (Windows SharePoint Services)＞。

工作表

使用規劃自訂清單工作表 (英文) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=75377&clcid=0x404) 列出所要建立的每一份自訂清單，以及清單建立所在的網站。指定每份清單所要使用的欄，以及每欄資訊所要使用的欄位類型 (欄類型)。