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文件管理概觀 (SharePoint Server 2010)

 

適用版本: SharePoint Foundation 2010, SharePoint Server 2010

上次修改主題的時間: 2016-11-30

本文提供以 Microsoft SharePoint Server 2010 為基礎的文件管理解決方案之各項目的概略說明。

本文內容:

  • 文件管理系統的元素

  • 規劃程序

文件管理控制組織中文件的生命週期,包括文件建立、檢閱與發佈,以及最後處置或保留的方式。雖然「管理」一詞表示從組織的頂端控制資訊,但是有效的文件管理系統應反映組織使用文件的文化特性。您使用的文件管理工具應有足夠的彈性,可讓您可緊密控制文件的生命週期 (若符合企業的文化特性與目標),還可實作結構更鬆散的系統 (若該系統更適合您的企業)。

文件管理系統的元素

有效的文件管理解決方案會指定:

  • 組織內可建立的文件類型及其他內容。

  • 每一種文件類型所使用的範本。

  • 提供給每一種文件類型的中繼資料。

  • 文件在其生命週期的每一階段之儲存位置。

  • 其生命週期每一階段控制文件存取權的方式。

  • 以參與建立、檢閱、核准、發佈及處置文件的小組成員身分移動組織內文件的方式。

  • 套用到文件的原則,可供稽核文件的相關動作、正確保留或處置文件,以及保護對組織重要的內容。

  • 文件在其生命週期的各階段間移動時,是否從一種格式轉換成另一種格式。

  • 將文件視為公司記錄的方式,您必須依照法律規定與公司規則保留公司記錄。

SharePoint Server 2010 包含實作上述各層面之文件管理的功能。為確保資訊工作者能夠輕鬆利用這些功能,而且不需要脫離他們的日常作業與熟悉之工具,Microsoft Office 系統  (如 Microsoft Outlook 與 Microsoft Word) 也包含了可以支援文件生命週期各階段的功能。

規劃程序

文件管理規劃程序包含下列主要步驟:

  1. 識別文件管理角色   請確定您的計劃包含了來自組織重要專案關係人的意見、您具有實作解決方案的適當小組,且您知道將參與文件管理程序的人員。如需建立文件管理規劃小組的詳細資訊,請參閱<識別使用者及分析文件的使用狀況>。

  2. 分析文件使用狀況   確定文件的使用者之後,請決定他們所使用的文件類型,以及如何使用這些文件。如需詳細資訊,請參閱<識別使用者及分析文件的使用狀況>。

  3. 規劃文件的組織   您可以組織網站集合、網站及程式庫內的文件。SharePoint Server 2010 提供一組文件組織及儲存的功能,從特別的網站 (如「記錄存放庫」) 到用於快速建立文件及共同作業之結構鬆散的文件庫。在程式庫內,您可以進一步將內容組織為資料夾與子資料夾。如需詳細資訊,請參閱<文件庫規劃 (SharePoint Server 2010)>與<規劃企業內容儲存與版本控制>。

  4. 規劃在不同位置之間移動內容的方式   您可能需要在文件生命週期的不同階段,將文件從某個網站或文件庫移動或複製到另一個網站或文件庫。例如,發佈程序可能包括將文件從臨時網站移至公用網際網路網站。若內容在網站之間移動時,需要從某一格式轉換為另一格式,可能也需要規劃內容轉換。如需詳細資訊,請參閱<文件庫規劃 (SharePoint Server 2010)中的<規劃內容流程>。

  5. 規劃內容類型   請使用內容類型將文件類型相關資訊分類,例如中繼資料、文件範本、原則和工作流程處理。這個重要步驟可協助您分類文件,並保持其在組織內的一致性。如需詳細資訊,請參閱<規劃內容類型與工作流程 (SharePoint Server 2010)>。

  6. 規劃工作流程   規劃組織的工作流程時,可於每位參與者在文件生命週期中共同作業時,控制及追蹤小組成員之間移動文件的方式。SharePoint Server 2010 包含一般小組工作的工作流程,例如檢閱及核准文件。SharePoint Server 2010 也支援建立及安裝自訂工作流程。如需詳細資訊,請參閱<規劃內容類型與工作流程 (SharePoint Server 2010)>。

  7. 規劃內容控制   您可以依據內容類型或儲存位置規劃適當的控制程度。例如,可以將文件庫規劃成必須存回及取出,並使用資訊版權管理,保護文件免於未經授權的散佈。如需詳細資訊,請參閱<文件庫規劃 (SharePoint Server 2010)>及<資訊管理原則規劃 (SharePoint Server 2010)>。

  8. 規劃原則   您應該規劃每一種內容類型的資訊管理原則,以確保相關人員能夠正確稽核、保留、標示文件,並依照組織的制度與法律規定,以其他方式處理文件。SharePoint Server 2010 包含可實作稽核、文件保留、標示與條碼 (確保列印的內容可以與電子版本相互關聯) 的原則。如需詳細資訊,請參閱<資訊管理原則規劃 (SharePoint Server 2010)>。