設計就地記錄管理
適用版本： SharePoint Server 2010
上次修改主題的時間： 2016-11-30
在 Microsoft SharePoint Server 2010 中，您可管理封存中的記錄，也可以使用就地記錄管理，管理位於使用中文件所在文件存放庫中的記錄。若您將文件宣告為記錄以進行就地記錄管理，該文件仍會保留在相同位置上，只是 SharePoint Server 2010 現在會將其當作記錄來管理。
在 SharePoint Server 2010 中使用就地記錄管理，您可以：
決定哪些動作可讓使用中的文件變成記錄。例如，使用者可選取某個選項，將文件宣告為記錄；工作流程可在特定事件之後執行，並將使用中的文件轉成記錄；或是定義保留原則，以在特定時間之後，將使用中的文件轉成記錄。
限制哪些人可以執行與記錄相關之作業。例如，您可以指定任何使用者均可將文件宣告為記錄，但只有記錄管理員才可編輯或刪除記錄。
限制使用者可對記錄執行的動作。例如，您可能會防止使用者刪除記錄，或是編輯及刪除記錄。
為使用中的文件指定保留原則，另為記錄指定不同保留原則。
如需是否決定使用就地記錄管理或記錄封存的詳細資訊，請參閱＜使用記錄封存與就地管理記錄的比較 (SharePoint Server 2010)＞。
本文說明如何在實作就地記錄管理之前，進行必要的規劃決策，但並不涵蓋如何實作您的決策。進行本文步驟之前，您應先完成檔案計畫。
若是您使用就地記錄管理，則本文會假設您也使用 SharePoint Server 進行諸如小組共同作業網站之類的其他用途 (若非此情況，請考慮使用記錄封存)。因此，您應已了解現有解決方案所使用的內容類型與資料夾階層，或是在開發其他 SharePoint Server 解決方案並設計其記錄管理解決方案的同時，定義內容類型與資料夾階層。
本文內容：
就地記錄管理規劃概觀
要採用資料夾或內容類型？
組織資料夾以進行就地記錄管理
定義內容類型
一般記錄管理規劃工作
工作表
就地記錄管理規劃概觀
您可以根據內容類型或儲存文件所在的資料夾，設定記錄的保留原則。要依內容類型還是位置來組織記錄，是您必須在規劃就地記錄管理時決定的。在決定好如何組織記錄之後，請先設計內容類型或資料夾階層。接著定義記錄管理的其他部分 (例如稽核原則)。最後，決定在將文件宣告為記錄之後，可對其進行的動作。
若解決方案會同時使用就地記錄管理以及記錄封存，就不需要同時規劃這兩個部分。例如，若就地記錄管理計畫採用內容類型方式，則不需要根據內容類型來組織封存中的記錄。
要採用資料夾或內容類型？
您可以根據項目的內容類型或根據項目所在之資料夾，定義保留原則。所有指定的文件庫，都必須選取其中一種方式；您無法根據同一文件庫內的內容類型與資料夾之組合，定義保留原則。您的選擇對於網站設定方式以及使用者使用該網站的方式，會有很大影響。通常以內容類型作為保留原則之依據較為簡單，但前提是這種方式適用於您的狀況。
請考慮您的檔案計畫中所指定的記錄類型。透過下列問答，可讓您決定是要根據內容類型或是位置作為組織方式。請採用第一種適用於您狀況的方式。
同一記錄類型的所有記錄是否都使用相同保留原則？如果是，請根據內容類型以組織記錄。
是否「大部分」的記錄類型都包含具有相同保留原則的記錄？是否僅有極少數記錄類型包含具有不同保留原則的記錄？如果是，那麼是否可以很容易就能以邏輯方式建立子類型，讓同一保留原則套用至子類型的每一筆記錄？如果是，請根據內容類型以組織記錄。
例如，若保密合約 (NDA) 保留五年、租賃合約保留 10 年，而夥伴合作合約保留 15 年，但您將它們全部都歸類為法律合約，只是並非所有法律合約都具有相同保留期間。但是若將法律合約細分為三種不同類型的法律合約記錄 (NDA、租賃合約及夥伴合作合約)，則同一類型的所有記錄，就會具有相同的保留期間。
所有記錄是否具有可決定保留原則的一般屬性或中繼資料？如果是，請根據位置以組織記錄。
例如，若每一筆記錄都具有 "customer" 屬性，而且政府機關客戶群的記錄保留原則有別於公司行號客戶群的記錄保留原則，則請根據位置以組織記錄。
貴組織是否已有使用者熟悉的資料夾結構？同一保留原則是否適用於資料夾中所有記錄？是否可以依賴使用者將文件儲存至資料夾結構中正確的位置？若完全吻合上述情況，請根據位置以組織記錄。
若上述問答皆不適用，則就地記錄管理實作可能不適合您的狀況。請重新考慮是否適合使用記錄封存。若使用就地方式，則有兩種選擇。第一個選擇是建立其他的內容類型，而這些類型只用以區分保留期間不相同的項目。第二個選擇是儘可能地組織資料夾中的項目，然後使用不同子資料夾存放不同保留期間的項目。不論是哪種選擇，都可能會混淆使用者。
若組織已經使用 SharePoint 管理文件，而且您現在開始使用「記錄管理」功能，則內容類型及資料夾結構就會存在。若這兩項都無法適當地對應至保留原則，則必須將部分項目轉換為新的內容類型，或將部分項目移至新資料夾。
定義內容類型
針對檔案計畫中的每一種記錄類型，決定該類型的記錄可以具有的一或多個內容類型。您可以在就地記錄規劃工作表的「記錄及內容類型」索引標籤中輸入此資訊。
現在，請考慮每一種內容類型。若內容類型的文件可能會變成記錄，則請記下該內容類型的記錄所套用之保留原則。您可以將工作表的「內容類型及保留」 索引標籤用於此用途。若在解決方案中，除就地記錄管理之外，還將使用記錄封存，您只需在記錄移至記錄封存之前，記下該記錄套用的保留原則。項目一旦傳送至記錄封存，就會清除項目原有原則，而將記錄封存內指定的原則套用至該項目。
若前一項工作導致內容類型具有多個保留原則，則需要分割該內容類型。請以邏輯方式將內容類型分割為多個子類型，讓每一種子類型具有單一的保留原則。請更新記錄與內容類型之間的對應，以反映新的內容類型。
組織資料夾以進行就地記錄管理
您可能會因為讓使用者自行決定文件儲存位置，或藉由「內容組合管理」將文件傳送至正確位置，而採用不同方式來組織資料夾。下列章節說明這兩種作法。
作法 1：使用者自行決定文件儲存位置
若由使用者自行決定儲存其文件的資料夾，則資料夾階層必須讓使用者可輕鬆地將文件置於正確位置。請從目前 SharePoint Server 解決方案所用的資料夾結構開始著手，或從針對 SharePoint Server 解決方案其他部分所設計的資料夾結構開始著手。請針對可能包含記錄的每一個資料夾，決定可能位於該資料夾中的記錄類型。請使用記錄類型及檔案計畫，決定可套用至該資料夾中項目的保留原則。您可以在工作表的 資料夾及保留 索引標籤中輸入此資訊。
若前一項工作導致資料夾具有多個保留原則，則必須建立子資料夾。請在可包含不同保留原則之項目的每個資料夾中，針對每一項保留原則建立一個子資料夾。因為使用者會自行決定文件儲存位置，所以必須以簡易方式對使用者解釋每一個子資料夾要置入的項目，否則，請考慮禁止使用者自行選擇文件儲存位置，另改用「內容組合管理」。請更新記錄類型與資料夾之間的對應，以反映新的子資料夾。
若已有 SharePoint Server 解決方案，則可能必須移動部分現有文件，將其置於具有適當保留原則的資料夾中。
請決定如何訓練使用者將文件置入正確位置，以及您是否要稽核文件放置的位置。保留原則能否妥善應用，取決於記錄是否儲存於正確資料夾中。
作法 2：使用「內容組合管理」，決定文件儲存位置
若使用「內容組合管理」將文件傳送至正確資料夾，則使用者能否輕易瀏覽資料夾階層就不那麼重要。您可以讓使用者看不到資料夾結構，並建立使用者可用以進行瀏覽的檢視。因為「內容組合管理」會根據文件的中繼資料執行傳送作業，所以每一個含有文件的資料夾都必須套用具唯一性的中繼資料組合。
請審視檔案計畫，並決定每個保留原則所對應的屬性組合。不同的中繼資料組合可以具有相同保留原則。但是，每一個具唯一性的中繼資料組合只能對應至一個保留原則，否則，請決定使用其他中繼資料，以區分保留原則。您可以在就地記錄規劃工作表的「中繼資料及資料夾」索引標籤前兩欄中輸入此資訊。
接下來，找出與每一組中繼資料相對應的資料夾。在工作表的「中繼資料及資料夾」 索引標籤第三欄中，輸入該資料夾的名稱。當您建立「內容組合管理」用以傳送文件至正確位置的規則時，就會需要此資訊。您也必須啟用內容組合管理，強制所有已上傳的文件以及新文件都要經由暫時擱置的文件庫。
若已有 SharePoint Server 解決方案，您就必須移動部分現有文件，將其置於具有適當保留原則的資料夾中。
請決定如何訓練使用者將適當中繼資料套用至文件。保留原則能否妥善應用，取決於所有文件是否都具有正確中繼資料。
一般記錄管理規劃工作
規劃如何建構就地記錄管理的內容之後，其餘大部分規劃工作就與您針對記錄封存執行的工作類似。請規劃下列記錄管理決策。
文件如何變成記錄 有數種方式可以讓文件變成記錄：
您可以在使用中文件上定義保留原則，讓使用中文件在特定時間之後自動變成記錄。
您可以建立工作流程，讓使用中文件變成記錄，並透過特定事件觸發工作流程。
使用者可手動將文件宣告為記錄。
您可以設定文件庫，讓置於文件庫中的每一份文件，都轉換為記錄。
在您的解決方案中，使用中的文件如何變成記錄？若文件應該在其建立或修改之後的固定時間內變成記錄，則使用保留原則是不錯的解決方法。例如，您可以指定在前次修改文件之後的六個月，讓文件變成記錄。使用者無須採取任何動作即可讓文件變成記錄，這項作業會自動執行。
若組織中並未設定文件變成記錄的標準時間，有兩種可能性。若您可以指定文件變成記錄的規則，您可建立工作流程，根據這些規則評估指定的文件，並在適當的時間點將文件宣告為記錄。然後，您可以建立會定期啟動工作流程的保留原則。但是，如果只有文件使用者才知道文件何時應該變成記錄，則應提供手動方式，讓使用者將文件宣告為記錄。
可宣告及取消宣告記錄的人員 您可以指定所有人皆可將文件宣告為記錄、只有管理員才可將文件宣告為記錄，或是只有原則動作才可將文件宣告為記錄。若選取 [僅限原則動作]，則使用者無法手動將文件宣告為記錄。只有保留原則中的規則才可將文件轉換為記錄。
定義可以取消宣告記錄的人員，其選項也與定義可以將文件宣告為記錄的人員選項相同。
使用者可以對記錄採取的動作 您可以限制使用者可對記錄採取的動作，就不必限制使用者可對同一文件庫中的使用中文件執行的動作。您可以設定的三種限制層級如下：
沒有限制。使用者可對記錄執行的動作，與可對使用中文件執行的動作相同。
禁止刪除。可以編輯記錄，但無法刪除。
禁止編輯和刪除。無法編輯或刪除記錄。
保留原則 您的保留原則應已定義於檔案計畫中。
稽核 記錄及使用中的文件應套用相同的稽核原則。請決定使用者可以針對您想要追蹤的文件執行哪些動作。您可以在資料夾層級或依內容類型，定義稽核原則。根據內容類型定義稽核原則，通常會記錄較少不必要的事件。
注意
一旦記錄傳送至記錄封存時，就會移除所有的原則。因此，若使用多階段保留原則，且原則包含在特定時間之後將記錄傳送至封存，則在記錄置入封存之後，才會套用該封存的保留原則。
工作流程 是否使用工作流程追蹤記錄管理專屬的所有動作？如果是，請決定要以哪些工作流程進行追蹤，以及要套用這些工作流程的項目類型。例如，使用者嘗試將項目宣告為記錄時，可透過某個工作流程向管理員處提出核准的要求。
工作表
您可以使用本文隨附的下列工作表，協助規劃就地記錄管理：