SharePoint 2010：有效的資訊傳遞

發行項
08/17/2016

確保正確的內容正確的使用者需要程序控制，以及頁面設計和高效的技術。

SteveWright 和 CoreyErkes

改編自"臨 SharePoint 2010 治理"(Apress)

在過去幾年使用技術的一個重大轉變是如何密切跟蹤，然後用來顯示相關資訊，如線上廣告使用者的特徵和線上活動。由於這種轉變，使用者通常期望相關的資訊將會被推送向他們而不必尋找它自己。

它是重要的是要想在這些條款由於您確定如何將內容傳送到使用者訪問您的 SharePoint 網站，無論是內部還是外部。你需要知道的最好的方法，以提供各種類型的 SharePoint 可以對當前使用者有意義的方式處理的資訊。

瞭解觀眾

若要標識傳送內容的最佳做法，至關重要的瞭解你的觀眾和他們的需求。在更廣泛的規模，它也是重要的是要理解的類型將支援入口網站的使用者。

您需要支援哪些語言？您需要安裝語言包並配置多語言使用者介面 (MUI) 嗎？ Will入口網站有辦公室的內容，如 Word 和 Excel 具有強大的協作元件嗎？它是否有意義，部署 Office Web 應用程式，讓使用者流覽和更改最小的直接在瀏覽器中的內容而無需打開用戶端應用程式嗎？使用者是否需要分享和編輯與其他人在本組織內的內容嗎？問這些類型的問題，將説明開車最有效的方法來傳遞內容。

對規模較大，它是重要的是要瞭解每個單獨的使用者組將會有不同的觀點和優先事項。雖然所有可能感興趣的廣泛的主題，如公司新聞或雇員福利，單個使用者往往更感興趣與他們的專案和內的公司或團隊的位置直接相關的專案。

而不是迫使使用者流覽成千上萬的報告，例如，有特定的報告，將他推到他，直接對感興趣或有它出現在任何搜索清單的頂部。這裡的關鍵是要瞭解每個組或業務單位與交互的方式往往與可能偶爾地引用的內容。

另一種方式考慮這是問什麼內容需要作出業務決策與哪些內容支援使用者如何做生意。這將需要確定哪些內容最常使用和如何最佳應結構每個團隊的工作。這包括將內容推送到使用者而不是要求廣泛的搜索或導航。

定義資訊傳遞的工具

舊的格言，"一張圖片是千言萬語，"尤其是當試圖定義的佈局和結構的 SharePoint 頁面支援資訊傳遞。它在結構和佈局的產品支援與使用者不熟悉 SharePoint 和一般工作時尤其如此。嘲弄了 SharePoint 網站 — — 包括導航，Web 組件和品牌 — — 可以説明最終使用者使他的思想概念化和視覺化佈局。

定義的佈局和結構的常用方法是創建一個線框的每個網站或入口網站中的頁。線框應模仿 SharePoint 頁面配置，包括任何導航、搜索框控制項和可用的 Web 組件區域。因為這是這種常見的做法，Microsoft 提供了 Visio 形狀，在這個過程中説明。這些元件可以發現在 microsoft 下載頁面。如果你沒有 Microsoft Visio，你可以使用 Microsoft PowerPoint 來創建用於定義資訊交付的線框圖。 PowerPoint 提供了很多的形狀和創建豐富的設計所需的圖形。否則，有許多專門設計創建線框的協力廠商產品。

線框圖是一個組成部分的定義在任何 SharePoint 環境中的資訊傳遞。 SharePoint 中的所有主要網站首先應該有一個線框創建來定義的內容區域與此內容的顯示方式。這種方法將允許您的業務工作和更改更加容易地而不是試圖直接在 SharePoint 中小樣網站結構。可用的工具，無論這是一個過程，不應被忽略。

目標訪問群體的內容

如前文所述，它是重要的是要瞭解的內容是什麼對哪些組或使用者組的重要以及如何最好地以邏輯的方式獲取該資訊給他們。大多數時候這是通過創建 SharePoint 網站，在一個地方為特定組中要消耗，必要時，所有的相關的內容。雖然這是一個非常好的方法，有時它回報想想如何可以開此內容放到使用者，而不是磁碟機，使用者的內容。針對 SharePoint 觀眾提供的基於特徵的當前使用者的目標內容的能力。

請記住訪問群體設定不應代替安全。訪問群體設定利用成員身份來限制使用者最初可以看到。 SharePoint 的觀眾可以基於以下資訊：

在 Active Directory 中的成員資格
通訊群組清單
安全性群組
SharePoint 組中的成員
在本報告所述的組織結構中的位置
使用者設定檔中的公共屬性

訪問群體設定使用 Active Directory 或 SharePoint 組內的成員資格不需要任何配置不設置 SharePoint 組，如果所需的配置。我們建議您利用 Active Directory 通訊群組清單或盡可能多的安全性群組，這些通常控制在本組織內的更高級別，並可以減少不斷更新的 SharePoint 組的負擔。它是重要的是要瞭解您的通訊群組清單和安全性群組內您的組織，以及是否他們正在有效地保持的狀態。這將確定是否應該利用提供在 Active Directory 中的組或利用 SharePoint 組。你可能還要恢復為使用 SharePoint 組，如果是剛性的活動目錄和很難創建其他組。

針對使用的使用者設定檔

此外可以使用 SharePoint 2010 的使用者設定檔的屬性執行訪問群體設定。 SharePoint 提供 58 使用者設定檔屬性，其中有些直接從 Active Directory 中的屬性對應。這些屬性都設在中央行政部門內的使用者設定檔服務。若要訪問這些屬性，導航到 SharePoint 2010 中央行政部門，並選擇"管理服務應用程式"應用程式管理標題下。服務應用程式螢幕中，選擇使用者設定檔服務應用程式。下人民的管理使用者屬性連結，可以找到配置檔案屬性的標題。

從可以映射到使用者設定檔屬性的 Active Directory 屬性的實際數量取決於如何填充和組織屬性是活動目錄內。若要定義使用使用者設定檔屬性的觀眾，需要創建一條規則。規則組成的三個元件：

運算元：使用者或屬性
運算子：

使用者的運算元
根據提交的報告
成員
屬性的運算元
=, >, >=, <, <=, <>
包含、不包含

值：1字串或使用者查找

讓我們看一下幾個例子，以便您可以更好地瞭解如何創建一個觀眾可以受益的資訊傳遞。在第一個示例中，您可能希望顯示新員工資訊，如表單和核對清單，向那些員工公司新來的。可以創建並應用於內容來限制對該日曆年度內開始的雇員訪問規則如下所：

運算元：屬性：雇用日期
運算子： “<”
值：1 01/01/2011

另一個例子可能是要為創建一個規則內容分發到只有員工到人力資源總監報告：

運算元：使用者
運算子：根據提交的報告
值：1莎莉黃金（人力資源總監的名稱）

此同一規則可能略有不同的方式創建：

運算元：屬性：部門
運算子： “=”
值：1人力資源

最後，非常常見的需要是基於位置，例如午餐功能表或網站新聞的目標具體資訊：

運算元：屬性：Location
運算子： “=”
值：1奧馬哈

觀眾需要最初編譯，以創建滿足給定的規則的使用者清單中，但他們也需要頻繁地編譯 — — 作為屬性變化在 Active Directory 內，SharePoint 內的觀眾以及更改。他們可以在每天、每週或每月的基礎；進行編譯搜集計畫將極大地取決於組織內發生變化的量。

使內容針對受眾

我們建議您首先審查環境並確定訪問群體設定要用來創建物件的過程在經歷之前提供的內容在哪。它不是總是跳進中央行政管理和創建觀眾到目標內容所需。請記住您還可以利用 Active Directory 成員身份直接在內容以及中。這些可能包括對部門或辦公地點的通訊群組清單。花一些時間調查 Active Directory 組和可用之前潛水和創建您自己的是什麼。以下各節描述在 SharePoint 內使用訪問群體設定方法。

列出在內容查詢 Web 組件中顯示的專案內容查詢 Web 組件（CQWP）提供拉來自許多不同清單中的內容和他們匯總到一個集裝箱的能力。內根據查詢的 CQWP 工具窗格中，該 Web 組件提供的能力，適用于該 Web 組件消費的清單篩選的觀眾。這是選項的獨立的受眾目標整個 Web 組件，可以發現在工具窗格中的高級部分下。

Web 組件任何 SharePoint Web 組件可以針對觀眾。這可以通過選擇適當的觀眾、通訊群組清單或 SharePoint 組和那進入內 Web 組件工具窗格的高級部分的目標受眾欄位來實現。

Web 組件頁發佈功能被啟動時 SharePoint，稱為頁庫創建。此庫包含的所有支援頁的網站。 Web 組件，一樣可以使用了觀眾、通訊群組清單或 SharePoint 組目標這些頁面。然而，而不是輸入的觀眾資訊在 Web 組件工具窗格中，您需要編輯的頁面專案清單中的屬性和添加所需的觀眾。

導航連結在全球導航和快速啟動導航的導航連結可以面向訪問群體。通過按一下網站操作就可以將連結添加到 SharePoint 2010 中的導航區域 |網站設置和下的外觀和感覺部分中選擇導航。某些連結可能不能將目標訪問群體，因為他們是內置的網站的一部分。此方法提供一個簡便的針對基於觀眾導航方法。使用此功能可以證明在定義整個網站層次結構中非常有用。

額定值 SharePoint 2010 的新社會元件是收視率。你可能見過這等亞馬遜網站，顯示的專案基於使用者回饋的 1 到 5 星評級的形式普及最受歡迎的零售商網站上。 SharePoint 2010 已通過同樣的方法；你可以率的任何清單項或文件庫專案用的 1 到 5 星評級。當懸停在星星時，只需按一下適當的評級，將保存您的評級。

雖然這並不針對單個組或觀眾，此功能將提供非常深入瞭解其他使用者的感覺是有可能好或不好的內容。這些評級也會發揮在搜索，期間凡具有較高的評級內容，則返回具有較低的星級評級內容，在搜尋結果中高於。對清單或庫的預設情況下未啟用的評級。若要啟用此功能，導航到庫設置選項卡的清單或文件庫、選擇庫設置和選擇評分的設置，在常規設置部分下。這將需要對每個清單或庫，需要分級功能執行。

通過使用這些 SharePoint 功能，以及觀眾和內容針對戰術，可以確保正確的內容是很容易訪問到那些最需要它的人。通過使它更容易地找到他們要找的內容，你改善他們的經驗，提高生產率。

Steve Wright

Steve Wright 是在商務智慧化管理 (BIM) 為奧馬哈訴 Sogeti 美國 llc 公司的高級經理最後 20 多年來，Wright曾在空中交通管制、金融、保險和一大批其他類型的系統。他創作，並為許多原來的頭銜，涵蓋包括 Windows、 SharePoint、SQL Server和 BizTalk 的 Microsoft 產品進行技術審查。

Corey Erkes 是在奧馬哈訴 Sogeti 美國 LLC 的經理顧問 Erkes曾與各式各樣的公司，它們的 SharePoint 實現在生命週期中不同點。他也是奧馬哈 SharePoint 使用者組的創始成員之一。

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