Lync Server 2010：結合 Lync 與 Microsoft Office
內建在 Microsoft Lync 中的目前狀態和共同編寫功能，可以簡化共同作業程序。
William Van Winkle
現今的企業環境都需要團隊共同完成工作。即使只有一位銷售人員準備 PowerPoint 簡報，其中的各種內容元素也都是來自不同的來源或建立者。有來自公關室的稿子、來自行銷部門的圖片，以及來自會計部門的試算表。這位銷售人員在完成最後的簡報時，對其他小組成員必定有疑問。您必須追蹤和管理每項變更及修訂。
在過去不甚方便的年代，追蹤文件參與者比較困難。但是有了 Office 2010，您可以在任何 Word、Excel 或 PowerPoint 檔案中查看 [檔案] | [資訊] 畫面，然後核取 [相關人員]。如此可列出文件的已知作者和編輯者。
[立即傳送] 按鈕會立刻透過 Lync 立即訊息 (IM) 將最新文件版本傳送給每一位參與者。您也可以選擇使用 [立即共用] 按鈕，透過應用程式共用功能顯示文件給他們看。
Microsoft Lync Server 與 Microsoft Office 應用程式搭配使用可以協助您花更少的時間建立更有用的內容，然後更有效率地與小組成員共用內容。傳統的共同作業策略是讓小組成員負責不同的部分或區段。通常再由一個人統整所有內容。透過 Lync Server 與 Office 2010，共同作者可以看到每一位開啟文件的成員，以即時的方式一起處理文件。
目前狀態的威力
藉由 Lync Server，您可以從參與者名稱旁邊以色彩標示的 [目前狀態] 按鈕來查看先前和目前參與者的線上空閒狀態 (請參閱 [圖 1])。這些按鈕會指出同事是否有空、忙碌、不在辦公室等等。
.jpg)
[圖 1] 查看誰曾經編輯過段落並了解他是否有空回答問題，將可節省寶貴的時間
例如，假設 Bob 和 Doug 都在 Word 2010 中編輯文件。Bob 位在美國明尼蘇達州的德盧斯，Doug 則在愛爾蘭的都柏林。兩人都不想花錢撥打傳統的國際電話，或應付不同時區所造成的混淆。當 Doug 正在編輯所開啟的文件時，Word 2010 中的共同編寫工具會顯示 Bob。而且也會顯示 Doug 的目前狀態，並指出他目前已鎖定要編輯的段落。
這種類型的共同作業溝通方式比較有效率，而且可以加速製作過程。如果 Doug 已將某個段落鎖住 15 分鐘，而 Bob 極需變更該段落，Bob 看到 Doug 正在電話中，他可以使用 Lync 傳送 IM 要求 Doug 釋放該段落。不到幾秒的時間，Bob 就可以繼續他的工作。如果不是多虧 Lync 與 Word 2010 相整合，這些幾秒鐘的時間可能很容易演變成好幾分鐘甚至耽擱更久的時間。
Lync 與 Outlook、Exchange 及 SharePoint
您不用再為了查看語音訊息而步出重要會議了。透過 Lync，您可以使用語音訊息自動轉譯功能。
語音訊息會經由語音轉文字引擎進行轉譯，好幾年來 Microsoft 一直不斷改進這項技術 (請參閱 [圖 2])。接著它會顯示一封電子郵件，列出寄件者、寄件者所有可用的連絡人資訊、寄件者的公司與工作角色及寄件者的 Lync 目前狀態。
語音轉文字通常有 80% 到 95% 的準確度。雖然不盡完美，但足以傳達留言者的意思、緊急程度，以及您應該如何回應。您完全不用離開座位或在會議中出聲，就可以辦到。
.jpg)
[圖 2] Lync Server 2010 中的語音訊息功能可讓您在忙於其他事的時候聆聽訊息
Lync 意見反應的「如何回應」項目很重要。大部分專業人員的資訊和專業知識都很豐富，但時間卻不夠，因此可幫助您立即共用資料的工具就成為造就公司產能及競爭力的成敗關鍵。這正是 Lync 經由 Outlook 顯示的整合式連絡人與目前狀態元素如此重要的原因。這些工具幾乎可讓您適時立刻聯繫到適當的人員。
Outlook 中顯示的目前狀態資訊來自 Lync 連絡人卡片 (請參閱 [圖 3])。連絡人卡片包含連絡電話、地址、目前狀態、該人員的位置、工作職責，以及根據 Exchange 行事曆所示的空檔時間。[組織] 索引標籤是連絡人卡片的另一層面。此檢視會顯示小組成員或經理，以及他們的目前狀態和空閒狀態 (請參閱 [圖 4])。
.jpg)
[圖 3] 每一位 Lync 連絡人都有快顯的連絡人卡片，其中載入個人和組織中繼資料
Office 2010 與 SharePoint Server 多方面直接整合，因此很難單獨討論某一項整合。企業小組經常將 SharePoint 網站建立成可以儲存文件、排程和其他資源的網站。
小組成員都出現在他們各自的小組網站上。利用 Lync 目前狀態功能，可自動顯示每個人的目前狀態資訊。透過 SharePoint 與 Lync，小組成員可以直接將彼此拖放到特定 IM、網際網路語音電話、視訊交談、白板和螢幕共用工作階段。
.jpg)
[圖 4] Lync 將顯示使用者有空或離開的「目前狀態」編入許多應用程式中
「搭配運用 Lync 與 Office 和 SharePoint 的重點在於獲得正確的細節，好讓專案順利推動」，Convergent 前任技術長 (CTO) Douglas Splinter 說。Splinter 的公司在日常營運中採用 Microsoft 整合通訊 (UC)，並建立應用程式在此 UC 系統中執行。
「我們過去推出提案需要五到七天的時間，準備提案的過程中總有許多你來我往的溝通，」他說。「我們看到整個過程縮短成兩到三天；這對於顧問公司來說影響甚巨。業務代表只花以往三分之一的時間就能取得這些文件。而對我們的儲存機制方面產生的差別更大，因為協調適當的工程師非常困難。原本要花上一星期半的時間，如今只需要幾天」。
Lync Server 揭露了 21 世紀工作的一項簡單道理：沒有人處於真空狀態，我們都相互依賴。我們越能運用人際關係，成效與效率就越高。Lync Server 讓現代企業工作者在使用 Office 等產能工具上向前躍升一大步。
.jpg)
William Van Winkle是《Reseller Advocate Magazine》的前任總編輯，自 1997 年開始從事自由技術文件作家的工作，為 PC Magazine、CPU、Smart Computing、Processor、Tom’s Hardware 及多家媒體撰稿。他喜歡在部落格上發表關於技術對日常生活的影響。他現居美國奧勒岡州波特蘭市外的希爾斯伯勒。