隱私權風險管理中的使用者通知

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當您在 Microsoft Priva 隱私權風險管理 中設定原則時，您可以選擇在使用者的動作符合您在原則中設定的條件時通知使用者。 使用補救選項傳送通知給使用者，可讓您在組織內建置音效數據處理做法的強大工具。

通知有兩種類型：

  1. 這三種原則類型皆可使用的電子郵件，以及

  2. Teams 中顯示的秘訣，僅適用於數據傳輸原則類型。

當您建立或編輯原則時，您可以決定是否要開啟這些通知、傳送通知的頻率，以及您可以自定義其內容。

傳送通知給使用者可以是協助貴組織達成隱私權目標的重要元件。 通知的設計目的是：

  • 當用戶的動作可能會讓個人資料暴露在隱私權風險中時，立即提高用戶的意識。
  • 直接在電子郵件中提供補救方法，讓使用者可以迅速採取行動來保護有風險的數據。
  • 引導使用者前往貴組織的隱私策略和最佳做法。

注意事項

美國政府社群 (GCC) High 或美國商務部 (DoD) 客戶無法使用使用者通知。

電子郵件的內容

當使用者收到原則相符項目的電子郵件通知時，他們可以依照電子郵件中的提示立即採取矯正動作。 例如，如果數據過度公開原則發現個人資料的相符專案可能過於易於存取，則通知電子郵件會包含內容項目的連結，讓使用者可以檢閱，以及讓使用者將專案標示為私人或維持其目前存取層級的按鈕。 建議的動作會與各種不同的原則類型相關。

電子郵件也有連結，讓使用者前往貴組織的慣用隱私權訓練。 電子郵件通知需要訓練連結。 提供您組織隱私權指導方針的存取權，可讓用戶隨時掌握您自己的最佳做法和原則。 它也可以提供電子郵件中建議補救動作的相關內容，並協助您的用戶為未來的良好數據管理決策做好準備。

提示

在設定原則之前，請先決定您想要包含的訓練 URL。 每個原則可以提供一個連結，因此建議您選擇一個訓練，以參照與原則類型相關的案例。

啟用或停用電子郵件

使用者通知預設為啟用，且 會在 [隱私權 設定] 中管理。 啟用電子郵件時，您可以選擇在建立或編輯原則的過程中傳送或不傳送通知電子郵件。 停用 [ 設定 ] 中的使用者通知電子郵件，即使已針對原則設定通知，也會停止所有電子郵件。

在原則建立程式期間，您可以選擇在偵測到相符項目時傳送通知電子郵件的 [ 結果 ] 頁面。 您可以決定傳送電子郵件的頻率：每日、每周或每月。 流覽 定義結果：使用者通知和完整指示的秘訣 。

預覽和自訂電子郵件

您可以先預覽通知電子郵件的內容，再傳送給使用者。 您也可以自定義電子郵件的各個層面，例如主旨行、本文內容和訓練顯示名稱。

根據預設，電子郵件是由 Microsoft 位址代表組織傳送給使用者，並包含 Microsoft 標誌。 您可以變更這些預設設定來移除 Microsoft 標誌，並使用貴組織其中一個電子郵件位址做為寄件者。 以這種方式個人化電子郵件有助於確保使用者不會嘗試垃圾郵件或網路釣魚，而且可能會增加電子郵件被處理的機會。

變更電子郵件寄件者

當您自定義寄件者電子郵件位址，讓電子郵件看起來來自貴組織時， 所有 原則的通知電子郵件都會從您指定的電子郵件地址傳送。 當您自定義寄件者位址時，也會從電子郵件中移除 Microsoft 標誌。

若要變更通知電子郵件的寄件者位址，請移至 [隱私 權設定 ]，然後依照下列步驟執行：

  1. 在 [ 設定] 頁面上 ，選取左側導覽上的 [使用者通知電子郵件 ]。

  2. 選取 [ 自定義發件人別名] 旁的複選框。

  3. 選 取 [選取發件人群組]。

  4. 從 [ 選取發件人群組 ] 飛出窗格中，從清單中搜尋或選取您要顯示為電子郵件寄件者的電子郵件位址。 完成後，選取 [新增]。

  5. 電子郵件寄件者名稱和位址會列在 [ 使用者通知電子郵件 ] 頁面上。 選 取 [儲存 ] 以儲存變更。

預覽電子郵件並自定義內容

您可以預覽電子郵件內容，並在原則建立或編輯程式期間進行變更。 若要預覽和編輯您的通知電子郵件內容，請遵循下列步驟：

  1. 透過啟動引導式原則 建立程式中所述的步驟來建立或編輯您的原則。

  2. 在 [ 結果] 頁面上 ，選取當 原則符合時，傳送通知電子郵件給使用者旁的方塊。

  3. 選 取 [預覽並編輯通知電子郵件]。

  4. 在 [自定義通知電子郵件 飛出視窗] 窗格中，檢閱及編輯電子郵件主旨行、本文標題、本文、隱私權訓練顯示名稱和訓練 URL 的文字字段。

  5. 在飛出視窗窗格的下半部預覽電子郵件。 預覽會反映在文字欄位中所做的編輯。

  6. 當您對電子郵件內容感到滿意時，請選取 [儲存 ]。 若要捨棄預設電子郵件的任何變更，請選取飛出視窗窗格右上角的 X 來關閉它，然後還原為預設內容。

  7. 回到 [ 結果 ] 頁面，選取 [ 下一步]。 繼續進行精靈，當您到達最終的 [完成] 頁面時，檢閱您的設定，然後選取 [ 提交]。

此原則的通知設定現在將生效。 如果您的原則正在測試，將不會傳送通知。 如果您的原則已開啟，將會傳送通知。 檢視更多有關 建立及管理原則的詳細數據。

在 Teams 中傳送通知

針對數據傳輸原則，您可以選擇在偵測到原則相符專案時，讓使用者在安全的Teams通道中接收原則提示和建議。 這些秘訣會教育用戶對個人資料的負責任使用。 秘訣也會包含相關訓練的連結。 若要深入瞭解如何設定這些通知，請瀏覽 定義結果：使用者通知和提示。

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