針對 Microsoft 365 之外的數據建立主體權利要求表單和範本， (預覽)

發行項
04/30/2024

在 Microsoft 365 (預覽) 之外，有兩種方式可以建立新的數據主體權利要求。其中一種方法是透過貴組織建立及發佈的要求表單，讓數據主體可以直接向您提出要求。另一種方法是組織中的用戶手動要求建立。

無論其建立方式為何，所有要求都仰賴範本來概述如何完成要求的需求。您的組織會使用引導程式來填寫個別要求的詳細數據，來建立範本。隱私權人員最有可能是貴組織中同時建立要求表單和範本的人員。

重要

我們建議建置要求窗體以探索功能，但請等到產品通常能在外部網站上託管要求表單。

建立範本

範本可讓貴組織針對其履行主體權利要求的方式建立需求。範本會決定滿足需求，例如回應期限、相關的接收表單，以及儲存空間和工作流程需求。

請依照下列指示建立範本：

在新的 Microsoft Priva 入口網站 (預覽) 中，選取 [主體權利要求]。
在左側導覽的 [ Microsoft 365 以外的數據] 底下，選 取 [要求窗體和範本]。
在 [ 範本] 索引標籤 上，選取 [ 新增]。 [新增範本建立器] 隨即開啟。
輸入表單的基本詳細數據，包括名稱、描述，以及使用此範本建立要求的一或多位聯繫人。
輸入完成要求的期限，然後選取 [ 下一步]。
在 [ 整合] 中，從 [ 要求窗體] 下拉功能表中選取表單，將範本連線到您已建立的要求表單。完成後，選取 [下一步]。

注意事項

只有一個要求表單可以連線到一個範本，而不能連線到任何其他範本。
匯出套件 e 欄位會識別要儲存要求匯出套件的位置。當此解決方案處於預覽狀態時，此欄位會預設為您的租使用者。選取 [下一步]。
在 工作流程中， 身分識別驗證 選取範圍預設為傳送 OTP 至數據主體。您也可以選取 [手動身分識別驗證 工作] 來建立工作，並將工作指派給組織中的使用者，以驗證數據資產中數據主體的身分識別。 (如果工作結果為找不到數據主體的數據，您可以此時停止要求，並回復找不到任何數據的數據主體，然後關閉要求。) 完成後，選取 [下一步]。
在 [檢閱並完成] 中，檢閱範本的詳細數據。完成後，選取 [ 儲存並關閉]。

表單建立器隨即關閉，而您會抵達您所建立窗體的詳細數據頁面。選取右上角的 [提交]。範本經過系統驗證后，就可以發佈。

選取右上角的 [發佈 ]。發佈範本時，表示該範本已準備好在系統內使用。這並不表示範本是公開發佈於某處。

注意事項

發佈範本之後，範本詳細數據頁面上的 隱私權入口網站 URL 就會超連結。這是範本連線之要求表單的連結。

檢視範本

所有範本都會列在 [要求表單和範本] 頁面的 [範本] 索引標籤上。從數據表中選取範本名稱以查看範本的詳細數據頁面，其中包含使用範本之要求處理方式的所有參數。

建立要求表單

要求窗體是公開的 Web 窗體，數據主體可以填寫並提交給貴組織，以提出主體權利要求。您可以使用簡單的引導程式建立表單，並包含滿足要求並以貴組織的品牌自定義所需的問題。

在要求表單中提交的信息組合，可用來尋找及識別貴組織數據位置中的數據主體。提交要求表單時，有兩種形式的驗證：

一次性 PIN (OTP) 會傳送至要求表單上提供的電子郵件位址，以驗證電子郵件帳戶是否為使用中，且由提交要求表單的人員擁有。一旦數據主體收到 OTP，並在您的要求表單上顯示的 [身分識別驗證 ] 視窗中輸入 OTP 後，就會驗證其身分識別，並開始在數據對應中搜尋數據主體的資訊。
您可以建立手動身分識別驗證工作，以在貴組織的數據中確認數據主體的身分識別

當您針對 Microsoft 365 以外的數據使用主體權利要求時，必須建立要求表單。不過，您不需要發佈或將其公開。建立建立要求的標準化程式，不論是由外部個人發起，還是由貴組織中的用戶內部發起，都能協助提升整體要求完成程序的執行效率。

請依照下列步驟建立要求表單：

在新的 Microsoft Priva 入口網站 (預覽) 中，選取 [主體權利要求]。
在左側導覽中，選取 [Microsoft 365 以外的數據 ] 底下的 [要求窗體和範本]。
在 [要求窗體] 索引卷標上，選取 [新增]。新的要求表單建立器隨即開啟。
輸入表單的基本詳細數據，包括 [名稱]、 [描述] 及一或多位聯繫人，這些聯繫人擁有來自合併窗體的要求。
在 公司隱私權聯繫人中，輸入貴組織隱私權聯繫人的電子郵件位址。
在 公司隱私聲明中，輸入貴組織隱私聲明的安全 URL。 URL 的開頭必須是 https://。然後選取 [下一步]。
在 [ 版面配置] 中，選取移轉窗體同意模型，然後選取 [ 下一步]。
在 [ 版面配置屬性] 中，輸入公司名稱和標誌的 URL。 URL 的開頭必須是 https://。
在問卷中，我們提供窗體的建議問題。您可以自定義問題，並決定是否要設定問題。使用 [ 新增 ] 下拉功能表新增更多問題，以協助識別數據中的數據主體;例如，電話號碼或出生日期。選取 [分類] 以新增問題，以提供出現在 Microsoft Purview 資料對應 (查看支援分類清單) 的任何分類或機密資訊類型。然後選取 [下一步]。
在第二個問卷頁面上，輸入簡介和總結區段的文字，以及提交按鈕的文字。然後選取 [下一步]。
提交成功時，輸入窗體提交者成功提交窗體時會看到的文字，然後選取 [ 下一步]。
提交失敗時，輸入窗體提交者無法提交窗體時會看到的文字。提交者必須重新輸入其在窗體上的資訊，並重新提交。
在 [預覽] 中，檢閱您的窗體，並選取 [ 上一個 ] 並流覽回必要的步驟，進行任何編輯。當您滿意時，請選取 [ 完成]。

表單建立器隨即關閉，而您會抵達您所建立窗體的詳細數據頁面。下一個步驟是在右上角選取 [標示為完成]，將要求標示為完成。要求窗體必須具有 [完成 ] 狀態，才能與範本相關聯，並用來收集主體權利要求。

下一個步驟是定義在組織內處理公開要求窗體的方式範圍。這是使用範本完成的。

後續步驟

瞭解如何建立和管理要求。

法律免責聲明

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