共用方式為

在 Project Web App 中規劃專案生命週期

  • 發行項

總結：瞭解如何規劃新專案的專案、資源和自訂欄位，以及如何在Project Web App中封存已完成的專案。
適用於：Project Server 2016、Project Server 2013

有許多方法和系統可有效地管理專案生命週期。 本文不提倡上述任何一項。 本文是針對 Project Server 系統管理員所撰寫，並提供專案建立、維護和封存活動的清單。 這些工作是一般工作，不論貴組織所使用的方法為何，都會相同或至少類似。 規劃這些活動有助於確保專案的管理方式與組織的目的一致，並可為使用者培養令人滿意的體驗。 本文會提醒負責規劃 Project Server 部署和設定的人員，必須做出一些與這些功能相關的選擇。

專案有許多方式可從概念移至實境。 此程式有時是非正式的，可能是在不到一小時的時間內，白板上發生腦力激蕩的結果。 其他時候，專案會在經過數年的研究和仔細分析之後建立。 如果未規劃和管理，此建立程式可能會變得很混亂。 這種混亂可能會讓貴組織付出許多代價：效率降低、資源配置錯誤、優先順序不一致、工作重複、方法衝突，以及遺失機會等等。 以下是當您使用 Project 為組織建立專案時，要考慮的一些重要事項。

規劃將工作清單專案移轉至Project Web App

Project Server 可讓您將使用 SharePoint 清單所建立的專案匯入Project Web App實例。 這項功能可讓您快速啟動專案，並在專案維持較小時加以管理。 當它們在範圍內成長時，您可以逐漸將它們移轉成完整的 Project Server 專案。

Project Server 僅支援每個網站集合Project Web App的單一實例。 當您規劃 SharePoint 工作清單專案時，請考慮要在哪一個網站集合中建立它們，以便將彼此相關的專案匯入相同的Project Web App實例。

我們也建議您在將專案匯入至Project Web App之前，為組織開發您想要在 SharePoint 清單中管理專案多久的指導方針。

在 Project Web App 中規劃資源

企業資源是用來完成企業專案中工作的人員、設備和材料。 企業資源是貴組織資源集區的一部分，並集中儲存在每個Project Web App實例中。 您可以藉由將資源新增至企業資源集區或匯入資源，建立專案經理將資源指派給專案中任務時將使用的企業資源集區。 您應該先定義企業通用範本的內容，再將資源新增至企業資源集區。

您必須先仔細定義並記錄企業資源自訂欄位並加以建立，才能正確地為組織建立和維護企業資源集區。 此外，對於大型組織而言，一開始填入企業資源集區與保持企業資源集區正確且最新狀態的程式一樣重要。 追蹤企業資源集區中儲存及管理之資源資訊的重大變更可以是全時活動

建立企業資源集區以供Project Web App之前，您必須先決定起點。 將資源新增至企業資源集區的程式會根據您是否為下列專案而有所不同：

  • 從新專案開始 此案例需要最少的準備。 如果您可以在單一檔中收集所有必要的資源資訊，程式就會簡化。 您可以在紙張上製作清單。 然後，如果您使用表單驗證，您會從 Active Directory 或從成員資格存放區匯入已識別的資源。 或者，您可以使用 Excel 收集這項資訊。 然後，您會將產生的試算表匯入Project 專業版，並將它儲存至Project Web App。

  • 建立企業資源集區在此案例中，您會在Project 專業版中建立企業資源集區。 使用Project 專業版，連線到Project Web App並查看企業資源集區。 輸入資源並儲存企業資源集區。

在 Project Web App 中規劃自訂欄位

Project Web App包含您可以自訂的查閱表格和欄位。 自訂欄位可以包含工作、資源或工作分派的相關資訊。 在Project Web App中，可以包含自訂資料的欄位為文字、旗標、數位、日期、成本、開始和完成日期，以及持續時間。 您可以自訂這些欄位，以使用公式、特定值計算或圖形化指標來取得所需的資訊。

您可以撰寫自己的公式，包括其他欄位的參考，以在自訂欄位中計算。 您可以建立自訂欄位的值清單，以確保快速且精確的資料輸入。 您可以在自訂欄位中顯示圖形指示器，而不是實際資料。 如此一來，您就可以快速查看該欄位中的資料何時符合特定準則，例如當資料超過指定的範圍或過度配置資源時。 您也可以為專案中的資訊建立自訂欄位的階層式結構。 例如，您可能想要將公司的成本代碼與您的專案資料產生關聯。 建立此結構並將這些自訂欄位套用至資料之後，您可以輕鬆地使用這些欄位來篩選、排序及分組專案資料。

在Project Web App有兩種類型的自訂欄位： 本機和企業。 專案經理會在特定專案範圍內使用本機自訂欄位。 Project Management Office (PMO) 會使用企業自訂欄位來收集整個組織中匯總報告的資料。 針對企業工作和專案自訂欄位，Project Web App支援將範圍設定為特定程式的概念， (專案集合) 。 如此一來，就可以定義適用于專案子集的企業自訂欄位。

(Project Server 和 Project Online.) 中自訂欄位的詳細資訊

從 Project Web App 淘汰專案

淘汰專案時，您應該考慮某些活動。 在專案淘汰時執行一些基本清除，有助於改善 Project Server 效能。 此外，您可以保護專案，以確保只有需要資訊的人才能看到專案，例如，基於歷程記錄目的。 刪除其他未使用的企業物件，例如資源和指派，有助於防止伺服器效能降低。

在Project Web App中規劃封存

您可以在下列專案中備份一些企業物件Project Web App：

  • 專案

  • 企業資源集區和行事曆

  • 企業自訂欄位

  • 企業通用

  • 檢視定義

  • 系統設定

  • 類別和群組設定

備份這些物件可讓您選擇性地還原特定專案，而且您可以保留這些專案的多個版本。

備份是在 Project Web App 中的 [Project Server 設定] 頁面上完成。 有兩種方法可用：

  • 排程備份

  • 系統管理備份

系統管理備份可讓您隨時備份企業物件。 如同名稱所示，排程備份可讓您每天在排程的時間備份企業物件。 建議您定期備份企業物件，如果已排程，則在伺服器使用率偏低時備份。

備份物件時，它會儲存到Project Web App所在的 SharePoint 內容資料庫中的封存區域。

當專案完成時，有幾個選項可用來淘汰專案。

  • 從Project Web App刪除企業物件，但保留封存的複本。

  • 完全刪除企業物件，並依賴資料庫備份進行封存。

  • 將專案放在特殊Project Web App類別中，以拒絕少數使用者的存取權。

將專案放在特殊的 Project Server 類別中

若只要允許特定使用者檢視已淘汰的專案，您可以針對該目的建立特殊Project Web App類別。 新增專案和您不想擁有專案存取權的所有使用者，並將其擁有權限設定為拒絕。 如需使用者、群組和類別的詳細資訊，請參閱 在 Project Server 中規劃群組、類別和 RBS。

注意事項

若要建立類別，Project Web App必須處於 Project Server 許可權模式。

在 Project Web App 中規劃清除

在專案完成時刪除未使用的企業物件，有助於防止伺服器效能降低。 刪除指派對於長期伺服器效能特別有説明。 如果不再在企業中使用資源，也建議您刪除資源。 專案完成時刪除未使用的企業物件，也會在您的資料庫伺服器上儲存磁碟空間。