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將外部聯繫人大容量導入至 Exchange Online

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本文適用於系統管理員。 您是否嘗試將聯繫人匯入到您自己的信箱？ 請參閱 將聯繫人匯入 Outlook

您的公司是否有許多您想要包含在共用通訊簿中的現有業務聯繫人， (也稱為 Exchange Online 中的全域通訊清單) ？ 您是否想要將外部聯繫人新增為通訊群組的成員，就像您可以與公司內的用戶一樣？ 如果是，您可以使用 Exchange Online PowerShell 和 CSV (逗號分隔值) 檔案，將外部聯繫人大容量導入 Exchange Online。 這是三個步驟的程式：

步驟 1：建立包含外部聯繫人相關信息的 CSV 檔案

步驟 2：使用 PowerShell 建立外部聯繫人

步驟 3：將資訊新增至外部聯繫人的屬性

完成這些步驟以匯入聯繫人之後，您可以執行下列額外工作：

提示

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步驟 1：建立包含外部聯繫人相關信息的 CSV 檔案

第一個步驟是建立 CSV 檔案，其中包含您想要匯入至 Exchange Online 之每個外部聯繫人的相關信息。

  1. 將下列文字複製到 NotePad 中的文字檔，並使用檔名後綴的 .csv，將它儲存在桌面上作為 CSV 檔案;例如，ExternalContacts.csv。

    提示

    如果您的語言包含特殊字元， (例如瑞典文的 å、 ä 和 ö) 當您在記事本中儲存盤案時，請使用 UTF-8 或其他 Unicode 編碼來儲存 CSV 檔案。

    ExternalEmailAddress,Name,FirstName,LastName,StreetAddress,City,StateorProvince,PostalCode,Phone,MobilePhone,Pager,HomePhone,Company,Title,OtherTelephone,Department,CountryOrRegion,Fax,Initials,Notes,Office,Manager
danp@fabrikam.com,Dan Park,Dan,Park,1234 23rd Ave,Golden,CO,80215,206-111-1234,303-900-1234,555-1212,123-456-7890,Fabrikam,Shipping clerk,555-5555,Shipping,US,123-4567,R.,Good worker,31/1663,Dan Park
pilar@contoso.com,Pilar Pinilla,Pilar,Pinilla,1234 Main St.,Seattle,WA,98017,206-555-0100,206-555-0101,206-555-0102,206-555-1234,Contoso,HR Manager,206-555-0104,Executive,US,206-555-0105,P.,Technical decision maker,31/1000,Dan Park

    CSV 檔案的第一個資料列或標頭數據列會列出當您將聯繫人匯入 Exchange Online 時可用的連絡人屬性。 每個屬性名稱都會以逗號分隔。 標頭數據列下的每一列都代表匯入單一外部聯繫人的屬性值。

    注意事項

    此文字包含您可以刪除的範例數據。 但請勿刪除或變更第一個 (標頭) 列。 其中包含外部聯繫人的所有屬性。

  2. 在 Microsoft Excel 中開啟 CSV 檔案以編輯 CSV 檔案，因為使用 Excel 編輯 CSV 檔案會更容易。

  3. 為您想要匯入 Exchange Online 的每個連絡人建立一個數據列。 盡可能填入任意數量的儲存格。 此資訊會顯示在每個聯繫人的共享通訊錄中。

    重要事項

    下列屬性 (這是建立外部聯繫人所需的標頭數據列) 的前四個專案，而且必須在 CSV 檔案中填入： ExternalEmailAddress、 Name、 FirstName、 LastName。 您在步驟 2 中執行的 PowerShell 命令會使用這些屬性的值來建立聯繫人。

步驟 2：使用 PowerShell 建立外部聯繫人

下一個步驟是使用您在步驟 1 和 PowerShell 中建立的 CSV 檔案，將 CSV 檔案中列出的外部聯繫人大容量導入至 Exchange Online。

  1. 將 PowerShell 連線到您的 Exchange Online 組織。 如需逐步指示，請參閱連線到 Exchange Online PowerShell。 當您連線到 Exchange Online PowerShell 時，請務必使用全域系統管理員帳戶的使用者名稱和密碼。

  2. 將 PowerShell 連線到 Exchange Online 之後，請移至您在步驟 1 中儲存 CSV 檔案的桌面資料夾;例如 C:\Users\Administrator\desktop。

  3. 執行下列命令來建立外部連絡人：

    Import-Csv .\ExternalContacts.csv|%{New-MailContact -Name $_.Name -DisplayName $_.Name -ExternalEmailAddress $_.ExternalEmailAddress -FirstName $_.FirstName -LastName $_.LastName}

    建立新的聯繫人可能需要一些時間，視您要匯入的數目而定。 當命令執行完成時，PowerShell 會顯示已建立的新聯繫人清單。

  4. 若要檢視新的外部聯繫人，請移至 Exchange 系統管理中心 (EAC) ，然後按兩下 [收件者>連絡人]。

    提示

    如需連線到 EAC 的指示，請參閱 Exchange Online 中的 Exchange 系統管理中心。

  5. 如有必要，請按兩下 [重新整理 ] 來更新清單，並查看已匯入的外部聯繫人。

    匯入的聯繫人會出現在 Outlook 和 Outlook 網頁版的共用通訊簿中。

    注意事項

    您也可以移至 [用戶聯繫人]，在 Microsoft 365 系統管理中心檢視聯繫人>。

步驟 3：將資訊新增至外部聯繫人的屬性

在步驟 2 中執行命令之後，會建立外部聯繫人，但不會包含任何聯繫人或組織資訊，這是 CSV 檔案中大部分單元格的資訊。 這是因為當您建立新的外部聯繫人時，只會填入必要的屬性。 如果您沒有在 CSV 檔案中填入所有資訊，請別擔心。 如果不存在，則不會新增。

  1. 將 PowerShell 連線到您的 Exchange Online 組織。 如需逐步指示，請參閱連線到 Exchange Online PowerShell。

  2. 移至您在步驟 1 中儲存 CSV 檔案的桌面資料夾;例如， C:\Users\Administrator\desktop。

  3. 執行下列命令，將 CSV 檔案中的其他屬性新增至您在步驟 2 中建立的外部聯繫人。

     Import-Csv .\ExternalContacts.csv|%{Set-Contact -Identity $_.Name -StreetAddress $_.StreetAddress -City $_.City -StateorProvince $_.StateorProvince -PostalCode $_.PostalCode -Phone $_.Phone -MobilePhone $_.MobilePhone -Pager $_.Pager -HomePhone $_.HomePhone -Company $_.Company -Title $_.Title -OtherTelephone $_.OtherTelephone -Department $_.Department -Fax $_.Fax -Initials $_.Initials -Notes  $_.Notes -Office $_.Office -Manager $_.Manager}

    注意事項

    Manager 參數可能會有問題。 如果 CSV 檔案中的儲存格空白，您會收到錯誤，而且不會將任何屬性資訊新增至連絡人。 如果您不需要指定管理員，則只要從先前的PowerShell命令中 -Manager $_.Manager 刪除即可。

    同樣地，根據您在步驟 1 中匯入的聯繫人數量，可能需要一些時間來更新聯繫人。

  4. 若要確認屬性已新增至聯絡人：

  5. 在 Exchange 系統管理中心，移至 [收件者聯繫人>]。

  6. 按兩下連絡人，然後按兩下 [編輯編輯] 圖示。 以顯示聯絡人的屬性。

這就對了！ 用戶可以在 Outlook 和 Outlook 網頁版通訊簿中看到聯繫人和其他資訊。

新增更多外部聯繫人

您可以重複步驟 1 到步驟 3，在 Exchange Online 中新增新的外部聯繫人。 您或公司中的使用者只要在 CSV 檔案中為新聯絡人新增數據列即可。 然後，您可以從步驟 2 和步驟 3 執行 PowerShell 命令，以建立資訊並新增至新的聯繫人。

注意事項

當您執行 命令來建立新的聯繫人時，可能會收到錯誤，指出先前建立的聯繫人已經存在。 但會建立新增至 CSV 檔案的任何新聯繫人。

隱藏共享通訊錄中的外部聯繫人

有些公司可能只使用外部聯繫人，以便將他們新增為通訊群組的成員。 在此案例中，他們可能會想要隱藏共享通訊簿中的外部聯繫人。 方法如下：

  1. 將 PowerShell 連線到您的 Exchange Online 組織。 如需逐步指示，請參閱連線到 Exchange Online PowerShell。

  2. 若要隱藏單一外部聯繫人，請執行下列命令。

    Set-MailContact <external contact> -HiddenFromAddressListsEnabled $true

    例如，若要從共用通訊簿中隱藏 Pinilla，請執行下列命令：

    Set-MailContact "Pilar Pinilla" -HiddenFromAddressListsEnabled $true

  3. 若要隱藏共享通訊簿中的所有外部連絡人，請執行下列命令：

    Get-Contact -ResultSize unlimited -Filter {(RecipientTypeDetails -eq 'MailContact')} | Set-MailContact -HiddenFromAddressListsEnabled $true

隱藏這些聯繫人之後，外部聯繫人不會顯示在共用通訊簿中，但您仍然可以將這些聯繫人新增為通訊群組的成員。