建立保留原則例外的保留標籤

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Microsoft 365 安全性與合規性的授權指引。

作為資料控管策略的一部分，以保留所需的內容並刪除不需要的資料，您可能需要為需要保留原則例外的項目建立一些保留標籤。

保留原則會自動套用在容器層級的所有項目 (例如 SharePoint 網站、使用者信箱等)，而保留標籤則會套用在個別項目，例如 SharePoint 文件或電子郵件訊息。

請務必先了解保留原則，再使用保留標記來補充特定 SharePoint、OneDrive 或 Exchange 項目的保留原則。 一般來說，您會使用保留標記來保留比已套用保留原則更久的特定項目，但您也可以在保留期間結束時用來覆寫自動刪除，或套用不同的刪除期間。

典型的範例是：SharePoint 網站上大部分的內容需要保留三年，保留原則會涵蓋此情況。 但有些合約文件必須保留七年。 您可以使用保留標籤來解決這些例外情況。 將保留原則指派給所有 SharePoint 網站以後，再將保留標籤套用至合約文件。 所有 SharePoint 項目都會保留三年，只有合約文件會保留七年。

如需如何將保留標籤當做保留原則的例外狀況的更多範例，請參閱合併保留原則和保留標籤。

保留標籤也支援比保留原則更多的功能。 有關詳細資訊，請參閱 比較保留原則和保留標籤的功能。

使用下列資訊可協助建立保留標籤，以補充保留原則，做為資料生命週期管理策略的一部分。

注意事項

如果您需要管理企業、法律或法規記錄保存需求的高價值項目，請使用保留標籤進行，從 記錄管理 解決方案 (而不是 資料生命週期管理) 建立保留標籤。 例如，您想要使用事件型保留或處置檢閱。 有關指示，請參閱 使用檔案計畫來建立及管理保留標籤。

提示

如果您不是 E5 客戶，請使用 90 天的 Microsoft Purview 解決方案試用版來探索其他 Purview 功能如何協助貴組織管理數據安全性與合規性需求。 立即從 Microsoft Purview 合規性入口網站 試用中樞開始。 瞭解 有關註冊和試用版條款的詳細數據。

開始之前

您組織中的全域系統管理員擁有建立及管理保留標籤及其原則的完整權限。 若您未以全域系統管理員的身分登入，請參閱 保留原則和保留標籤的權限。

如何建立資料生命週期管理的保留標籤

針對此設定，您可以使用 Microsoft Purview 入口網站或 Microsoft Purview 合規性入口網站。

  1. 根據您使用的入口網站，流覽至下列其中一個位置：

  2. 選 取 [建立卷標 ]，並遵循提示來建立保留標籤。 請小心選擇名稱，因為儲存標籤之後無法變更此名稱。

    如需保留設定的詳細資訊，請參閱保留和刪除內容的設定。

  3. 建立標籤並看到發佈標籤、自動套用標籤或僅保存標籤的選項：選擇 [立即儲存標籤]，然後選擇 [完成]。

  4. 重複這些步驟，以建立不同保留設定所需的任何其他保留標籤。

若要編輯現有的標籤，請選取標籤，然後選取 [編輯標籤] 選項以啟動 [編輯] 保留標籤設定，讓您變更標籤描述和任何合格設定。

在建立和儲存標籤之後，大部分的設定都無法變更，包括標籤名稱和保留期間以外的保留設定。

後續步驟

現在您已建立保留標籤，您可以透過發佈標籤或自動套用標籤將其新增至項目：