在電子檔探索 (預覽版中管理保留)
您可以使用電子檔探索 (預覽) 來建立保留原則,以保留可能與您案例相關的內容。 當您保留內容位置時,會保留內容,直到您在案例中釋放保留、移除特定數據位置,或完全刪除保留原則為止。 您可以保留資料來源,包括:
- 使用者信箱和 OneDrive 網站。
- Microsoft Teams 信箱和 SharePoint 和 OneDrive 網站
- Microsoft 365 群組信箱和 SharePoint 和 OneDrive 網站
提示
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[保留原則] 儀錶板會列出與案例相關聯的所有保留。 此儀錶板可讓您建立保留原則,並在案例中顯示保留原則的相關信息,並可讓您篩選和分組保留原則。 [保留原則] 儀錶板包含下列資訊和控件:
- 名稱:保留原則的名稱。
- 建立者:建立保留原則的使用者。
- 上次修改時間:上次修改保留原則的日期和時間。 選 取 [時區 ] 以在使用當地時間與國際標準時間 (UTC) 之間切換。
- 保留原則狀態:保留原則的目前狀態。
選取保留原則以檢視詳細數據、數據源、條件和 KeyQL 篩選。
若要自定義 [ 保留 原則] 儀錶板上顯示的數據行,請選取 [ 自定義 數據行] 以選擇要顯示或拖放清單中要重新排序的數據行。 若要搜尋特定保留原則,請在 [ 搜尋 ] 欄位中輸入關鍵詞。 若要下載保留原則清單和數據行資訊,請選取 [下載清單 ] 以建立包含此資訊的 .csv 檔案。
保留狀態會顯示在保留原則頁面上的保留名稱旁邊。 保留原則具有下列狀態:
- 草稿:在新原則建立且尚未套用時顯示。 離開原則草稿會取消草稿,而且所有的原則變更都會遺失。
- 開啟:套用原則,且原則中的所有位置都處於保留狀態。 選取 [ 詳細數據] 索 引標籤以檢視位置資訊。
- 關閉:先前套用的保留原則已關閉。 所有包含的位置都不在保留中。
- 進行中:保留原則正在套用或更新中。
- 擱置刪除:保留原則正在刪除中。
若要建立新的保留原則,請參閱 在電子檔探索中建立保留 (預覽) 。
您可以視情況編輯保留原則名稱、描述或 (數據源、條件篩選和 KeyQL 篩選) 的原則詳細數據。
若要編輯保留原則名稱或描述,請完成下列步驟:
- 移至 Microsoft Purview 入口網站 ,並使用指派電子檔探索許可權之用戶帳戶的認證登入。
- 選取 電子檔探索 解決方案卡片,然後在左側導覽中選 取 [案例 (預覽) 。
- 選取案例,然後選取 [ 保留原則] 索引 標籤。
- 在 [ 保留原則 ] 儀錶板上,選取您想要編輯的保留原則。
- 選取原則名稱旁的編輯 (鉛筆) 圖示。
- 更新原則名稱或描述,然後選取 [ 繼續]。
若要編輯保留原則詳細數據,請完成下列步驟:
- 移至 Microsoft Purview 入口網站 ,並使用指派電子檔探索許可權之用戶帳戶的認證登入。
- 選取 電子檔探索 解決方案卡片,然後在左側導覽中選 取 [案例 (預覽) 。
- 選取案例,然後選取 [ 保留原則] 索引 標籤。
- 在 [ 保留原則 ] 儀錶板上,選取您想要編輯的保留原則。
- 在所選原則的 [保留原則 ] 頁面上,選取 [ 保留原則] 索引 標籤。
- 視需要更新數據源、條件篩選和 KeyQL 篩選。
- 選 取 [套用保留]。
重試保留原則會觸發保留程式,以重新暫止原則中的所有信箱/網站,以強制保留。 您在保留資料來源時也可能會遇到錯誤。 如需可能的錯誤清單,請參閱本文中的 管理保留狀態錯誤 一節。
若要重試保留原則,請完成下列步驟:
- 移至 Microsoft Purview 入口網站 ,並使用指派電子檔探索許可權之用戶帳戶的認證登入。
- 選取 電子檔探索 解決方案卡片,然後在左側導覽中選 取 [案例 (預覽) 。
- 選取案例,然後選取 [ 保留原則] 索引 標籤。
- 在 [ 保留原則 ] 儀錶板上,選取您要重試的保留原則。
- 在所選原則的 [保留原則 ] 頁面上,選取 [ 原則動作>] [重試原則]。
關閉保留原則可能會導致永久刪除目前保留的任何內容。 它不會影響其他保留原則所保留的內容。
若要關閉保留原則,請完成下列步驟:
- 移至 Microsoft Purview 入口網站 ,並使用指派電子檔探索許可權之用戶帳戶的認證登入。
- 選取 電子檔探索 解決方案卡片,然後在左側導覽中選 取 [案例 (預覽) 。
- 選取案例,然後選取 [ 保留原則] 索引 標籤。
- 在 [ 保留原則 ] 儀錶板上,選取您要關閉的保留原則。
- 在所選原則的 [保留原則 ] 頁面上,選取 [原則 動作>關閉]。
系統會進行原則編輯,而且不會影響其他保留原則所保留的內容。
若要開啟保留原則,請完成下列步驟:
- 移至 Microsoft Purview 入口網站 ,並使用指派電子檔探索許可權之用戶帳戶的認證登入。
- 選取 電子檔探索 解決方案卡片,然後在左側導覽中選 取 [案例 (預覽) 。
- 選取案例,然後選取 [ 保留原則] 索引 標籤。
- 在 [ 保留原則 ] 儀錶板上,選取您要開啟的保留原則。
- 在所選原則的 [保留原則 ] 頁面上,選取 [原則 動作>開啟]。
刪除保留原則會移除所有相關聯的保留,並釋放所有網站和信箱。 這可能會導致永久刪除目前保留的任何內容。
若要刪除保留原則,請完成下列步驟:
- 移至 Microsoft Purview 入口網站 ,並使用指派電子檔探索許可權之用戶帳戶的認證登入。
- 選取 電子檔探索 解決方案卡片,然後在左側導覽中選 取 [案例 (預覽) 。
- 選取案例,然後選取 [ 保留原則] 索引 標籤。
- 在 [ 保留原則 ] 儀錶板上,選取您想要刪除的保留原則。
- 在所選原則的 [保留原則 ] 頁面上,選取 [ 原則動作>][刪除原則]。
- 在 [ 刪除原則?] 對話框中,選取 [ 是,刪除]。
您在保留資料來源時可能會遇到錯誤。 下表列出您可能會遇到的錯誤和建議的解決方法。
保留錯誤類型 | 描述 | 解決方案 |
---|---|---|
原則部署中斷 | 系統錯誤,指出套用保留時發生問題。 | 在保留原則中選取 [原則 動作>重試 原則],以重試保留應用程式。 |
無法存取網站 | 指出與要求的保留要求相關聯的 SharePoint 位置無法存取,而且可以只讀。 | 請連絡您的 SharePoint 網站管理員,將網站設定為可寫入,然後選取保留原則中的原則 動作>重試 原則,以重試保留應用程式。 |
找不到網站。 | 指出與要求保留相關聯的 SharePoint 位置可能已移動、刪除,或網站 URL 可能不存在。 | 檢查網站 URL,並確認 SharePoint 網站是否存在。 確認之後,編輯站台的數據源,然後選取保留原則中的原則 動作>重試 原則,以重試保留應用程式。 |
找不到信箱 | 指出與所要求保留相關聯的信箱不是有效的信箱。 | 確認電子郵件位址,並檢查其是否為有效的 Exchange Online 信箱。 確認之後,編輯信箱的數據源,然後選取保留原則中的 [原則 動作>重試 原則] 以重試保留應用程式。。 |
通訊群組有太多成員 | 指出與要求保留相關聯的通訊群組具有超過1,000個電子郵件位址。 目前,擁有超過 1,000 個電子郵件地址的通訊群組無法展開並保留。 | 將個別電子郵件位址新增為數據源,或將通訊群組分割成少於 1,000 個電子郵件地址的群組,然後選取保留原則中的原則 動作>重試 原則,以重試保留應用程式。 |
無效的電子郵件位址或 URL | 指出與要求保留相關聯的位置具有無效的電子郵件地址或網站URL。 | 指定存在於組織內的有效電子郵件位址或URL。 |
Microsoft Teams 是以Microsoft 365 群組為基礎。 因此,將它們保留在電子檔探索中很類似。 將Microsoft 365 群組和Microsoft Teams 保留時,請記住下列事項:
若要將內容放在Microsoft 365 群組中,並Microsoft Teams 保留,您必須指定與群組或小組相關聯的信箱和 SharePoint 網站。
在 Exchange Online 中執行 Get-UnifiedGroup Cmdlet,以檢視Microsoft 365 群組或Microsoft小組的屬性。 這是取得與Microsoft 365 群組或Microsoft小組相關聯之網站 URL 的好方法。 例如,下列命令會顯示名為資深領導團隊Microsoft 365 群組的選取屬性:
Get-UnifiedGroup "Senior Leadership Team" | FL DisplayName,Alias,PrimarySmtpAddress,SharePointSiteUrl DisplayName : Senior Leadership Team Alias : seniorleadershipteam PrimarySmtpAddress : seniorleadershipteam@contoso.onmicrosoft.com SharePointSiteUrl : https://contoso.sharepoint.com/sites/seniorleadershipteam
注意
若要執行 Get-UnifiedGroup Cmdlet,您必須獲指派 Exchange Online 中的「僅檢視收件者」角色或者為獲指派「僅檢視收件者」角色之角色群組的成員。
搜尋使用者的信箱時,將不會搜尋用戶所屬的任何Microsoft 365 群組或Microsoft小組。 同樣地,當您放置Microsoft 365 群組或Microsoft小組保留時,只會保留群組信箱和群組網站;除非您明確地將群組成員的信箱和 OneDrive 網站新增至案例,或將其數據源保留,否則不會保留這些信箱和 OneDrive 網站。 因此,如果您需要為特定使用者保留Microsoft 365 群組或Microsoft小組,請考慮將群組網站和群組信箱對應至使用者。 如果Microsoft 365 群組或Microsoft小組無法歸屬於單一使用者,請考慮將來源新增至保留。
若要取得Microsoft 365 群組或Microsoft小組的成員清單,您可以在 Microsoft 365 系統管理中心 的 [首頁>群組 頁面上檢視屬性。 或者,您可以在 Exchange Online PowerShell 中執行下列命令:
Get-UnifiedGroupLinks <group or team name> -LinkType Members | FL DisplayName,PrimarySmtpAddress
注意
若要執行 Get-UnifiedGroupLinks Cmdlet,您必須獲指派 Exchange Online 中的「僅檢視收件者」角色或者為獲指派「僅檢視收件者」角色之角色群組的成員。
屬於Microsoft Teams頻道一部分的通道交談會儲存在與小組相關聯的信箱中。 同樣地,團隊成員在頻道中共用的檔案會儲存在團隊的 SharePoint 網站上。 因此,您必須保留Microsoft小組信箱和 SharePoint 網站,才能在頻道中保留交談和檔案。
或者,屬於 Microsoft Teams 中聊天清單一部分的交談會儲存在參與聊天之使用者的信箱中。 使用者在聊天交談中共用的檔案會儲存在共用檔案之使用者的 OneDrive 網站中。 因此,您必須保留個別使用者信箱和 OneDrive 網站,才能保留聊天清單中的交談和檔案。
每個Microsoft小組或小組頻道都包含Wiki以進行記事和共同作業。 Wiki 的內容會自動儲存至 .mht 格式的檔案中。 此檔案會儲存在團隊 SharePoint 網站上的 Teams Wiki 資料文件庫中。 您可以保留小組的 SharePoint 網站,以保留 Wiki 中的內容。
注意
當您將小組的 SharePoint 網站保留) 於 2017 年 6 月 22 日發行時,保留Microsoft小組或小組頻道的 Wiki 內容的功能 (。 如果小組網站處於保留狀態,Wiki 內容將從該日期開始保留。 不過,如果小組網站處於保留狀態,且Wiki內容已在2017年6月22日之前刪除,則不會保留Wiki內容。