建立和管理電子文件探索 (進階版) 案例

重要事項

經典的電子檔探索體驗已 於 2025 年 8 月 31 日淘汰。此淘汰包括傳統內容搜尋、傳統電子檔探索 (Standard) ，以及傳統電子檔探索 (進階) 。這些選項無法作為 Microsoft Purview 入口網站中的體驗選項使用。

除非您在針對特定短期轉換案例使用這些舊版功能時直接與 Microsoft 合作，否則請使用 Microsoft Purview 入口網站中新電子檔探索體驗的指引。

設定Microsoft Purview 電子文件探索 (進階) 並將許可權指派給組織中將管理案例的電子檔探索管理員之後，下一個步驟是建立和管理案例。

本文也提供使用案例來管理法律案例或其他類型調查的電子檔探索 (進階) 工作流程的高階概觀。

建立案例

完成下列步驟以建立案例並配置案例設定。建立案例的使用者會自動新增為成員。案例的成員可以在 Microsoft Purview 入口網站中存取案例，並執行電子檔探索 (進階版) 工作。

移至 Microsoft Purview 入口網站，並使用已獲指派電子檔探索許可權之使用者帳戶認證登入。 組織管理角色群組的成員也可以建立電子檔探索 (進階) 案例。
在 Microsoft Purview 入口網站的左側導覽窗格中，選取 [ 全部顯示]，然後選取 [ 電子檔探索>進階版]，然後選取 [案例]索引標籤。
選取[建立案例]。
在 [名稱與訂閱] 頁面上，完成下列欄位：
- 名稱：為案例指定名稱 (所需的) 。案例名稱在您的組織中必須是唯一的
- 描述：新增選用描述，以協助其他人瞭解此案例。
- 編號：輸入選用案卷編號或其他數值識別碼。
- 案例格式：系統會自動選取 「新建 (建議) 」選項。
注意事項

建立新案例時，舊版傳統格式不再可用。此格式現在已針對所有新案例淘汰。
選取 [下一步]。
在 [ 成員和設定 ] 頁面上，完成下列適用的欄位：
- 小組成員：選取應指派給案例的使用者和群組。請確定已將此處指派的使用者和群組指派適當的電子檔探索許可權。
- 搜尋和分析：選取選項以設定案例。您可以略過本節，並在建立案例後進行這些設定。
- 要忽略的文字：新增文字或正則表達式，以定義在案例中要忽略的文字。您可以將其應用於 Near-duplicates、Email 線程或主題模塊。
- 光學字元辨識 (OCR) ：設定在進階索引期間尋找影像中包含的文字的選項和設定。
選取 [下一步]。
在摘要頁面上，檢閱案例的設定，並視需要編輯設定。選取 [ 提交 ] 以建立新案例並開始調查。

將案例標示為我的最愛

您可以將電子檔探索 (進階) 案例標示為我的最愛，以便更快速地存取您想要優先處理的案例。標示為我的最愛的案例可以透過 [電子檔探索] (進階版) 概觀頁面快速存取，也可以排序以顯示在 [案例] 索引標籤頂端，以便存取。您可以在「 案例」 索引標籤上的案例清單中，或每個案例的「 案例概觀 」索引標籤的右上角，將案例標記為我的最愛。概觀索引標籤上的最近我的最愛案例卡片會顯示組織中標記為我的最愛的所有案例。

eDiscovery (Premium) 最喜歡的案例清單。

管理工作流程

為了讓您開始使用電子檔探索 (進階) ，以下是符合常見電子檔探索做法的基本工作流程。在每個步驟中，我們也會重點介紹一些您可以探索的擴充電子檔探索 (進階) 功能。電子檔探索概觀

電子檔探索 (進階) 工作流程。

將監管人和非監管數據源新增至案例。建立案例後的第一個步驟是新增監管人。 監管人 是可能與案例相關的具有文件或電子檔案之系統管理控制權的人員。此外，您可以新增未與特定使用者相關聯，但可能與案例相關的資料來源。這些是 非託管資料來源。

以下是 (發生的一些事情，或者當您將監管人新增至案例時可以執行) ：
- 監管人的 Exchange 信箱、OneDrive 帳戶，以及監管人所屬的任何 Microsoft Teams 或 Viva Engage 群組中的數據，都可以「標示」為案例中的監管數據。
- 保管人 (和非保管) 資料會 (稱為 進階索引) 的程式重新編製索引。這有助於優化下一步中的搜索。
- 您可以保留保管人和非保管人資料。此保留會保留調查期間可能與案件相關的資料。若要深入瞭解如何管理保留，請參閱在電子檔探索 (進階版) 中管理保留。
- 您可以將其他數據源與監管人 (產生關聯，例如，您可以將 SharePoint 網站或 Microsoft 365 群組與監管人) 相關聯，以便重新編製索引、保留和搜尋此數據，就像監管人信箱或 OneDrive 帳戶中的數據一樣。
- 您可以使用電子檔探索 (進階) 中的通訊工作流程，將法定保留通知傳送給監管人。
從資料來源收集相關內容。將監管人和非監管數據源新增至案例之後，請使用內建的集合工具來搜尋這些數據源，以尋找可能與案例相關的內容。您可以使用關鍵字、屬性和條件來建立搜尋查詢，以傳回搜尋結果，其中包含最有可能與案例相關的資料。您也可以：
- 檢視可協助您精簡集合以縮小結果的集合統計資料。
- 預覽集合的範例，以快速確認是否找到相關資料。
- 修改查詢並重新執行集合。
將集合認可至檢閱集。設定並確認搜尋傳回所需的數據之後，下一個步驟是將搜尋結果新增至檢閱集。當您將資料新增至檢閱集時，該項目會從其原始位置複製到安全的 Azure 儲存位置。再次重新編制資料索引，以便在檢閱和分析檢閱集中的項目時將其最佳化，以完整且快速地搜尋。此外，您也可以將非 Office 365 資料新增至檢閱集。

您也可以將資料新增至特殊類型的檢閱集，稱為 交談檢閱集。這些類型的檢閱集提供交談重建功能，以重新建構、檢閱和匯出執行緒交談，例如 Microsoft Teams 中的對話。如需詳細資訊，請參閱檢閱電子文件探索 (進階版) 中的對話。
檢閱並分析檢閱集中的資料。現在數據位於檢閱集中，您可以使用各種工具和功能來檢視和分析案例數據，目標是將數據集減少到與您正在調查的案例最相關的數據集。以下是您可以在此過程中使用的一些工具和功能的清單。
- 分組和檢視文件。這包括選取案例中檢閱集的群組選項、檢視檢閱集中每個檔的中繼資料，以及檢視其原生版本或文字版本中的檔。
- 建立查詢和篩選。您可以使用各種搜尋準則 (建立搜尋查詢，包括搜尋所有檔案中繼資料屬性的能力，以進一步精簡和剔除案例資料，使其與案例最相關。您也可以使用檢閱集篩選，快速將其他條件套用至搜尋查詢的結果，以進一步精簡這些結果。
- 建立和使用標籤。您可以將標籤套用至檢閱集中的檔，以識別哪些檔對案例) 有回應 (或無回應，然後在建立搜尋查詢時使用這些標籤來包含或排除標記的檔。您也可以標記以決定要匯出哪些文件。
- 標註及校訂文件。您可以在檢閱中使用註釋工具來註釋文件，並將文件中的內容編輯為工作產品。我們在審核期間生成帶註釋或編輯的文件的 PDF 版本，以降低導出文件未編輯的本機版本的風險。
- 分析案例資料。電子文件探索 (進階版) 中的分析功能非常強大。在您對檢閱集中的數據執行分析之後，我們會執行分析，例如接近重複偵測、電子郵件線程和主題，以協助減少您必須檢閱的檔量。我們也會產生分析報告，摘要執行分析的結果。如前所述，執行分析也會執行律師-客戶權限偵測模型。
匯出並下載案例資料。收集、檢閱和分析案例數據之後的最後一個步驟是將它匯出電子檔探索 (進階) ，以供外部檢閱或調查小組外部人員檢閱。匯出資料為兩個步驟的程序。第一個步驟是將數據匯出檢閱集，並將它複製到不同的 Azure 儲存體位置 (由Microsoft提供的位置，或由組織) 管理的位置。然後，您可以使用 Azure 儲存體總管將資料下載至本機電腦。除了匯出的資料檔案之外，匯出套件的包含也包含匯出報告、摘要報告和錯誤報告。