估計和實際電子檔探索搜尋結果之間的差異

本文適用于您可以使用下列其中一個Microsoft Purview 電子檔探索工具執行的搜尋：

• 內容搜尋
• 電子文件探索 (標準)

當您執行電子檔探索搜尋時，您使用的工具會傳回 (專案數的估計值，以及符合搜尋準則的專案大小) 。 例如，當您在Microsoft Purview 合規性入口網站中執行搜尋時，預估的搜尋結果會顯示在所選搜尋的飛出視窗頁面上。

當您將結果匯出至本機電腦和隨搜尋結果一起下載的匯出摘要報表時，這與電子檔探索匯出工具中顯示的總大小和專案數相同。

電子檔探索匯出工具中的預估結果

匯出摘要報告中的估計結果

不過，如您在 [匯出摘要] 報表的上一個螢幕擷取畫面中所發現，下載的實際搜尋結果大小和數目與估計搜尋結果的大小和數目不同。

以下是這些差異的一些原因：

• 結果的估計方式。 搜尋結果的估計只是估計 (，而不是符合搜尋查詢準則之專案的實際計數) 。 若要編譯 Exchange 專案的估計值，您所使用的電子檔探索工具會從 Exchange 資料庫要求符合搜尋準則的訊息識別碼清單。 但是當您匯出搜尋結果時，會重新執行搜尋，並從 Exchange 資料庫擷取實際訊息。 因此，這些差異可能會因為如何決定估計的專案數和實際的專案數而產生。

• 在估計和匯出搜尋結果的時間之間發生的變更。 當您匯出搜尋結果時，會重新開機搜尋，以收集搜尋索引中符合搜尋準則的最新專案。 在收集估計搜尋結果與匯出搜尋結果之間的時間，可能會建立、傳送或接收其他符合搜尋準則的專案。 此外，當搜尋結果預估時，搜尋索引中的專案可能已不存在，因為它們在匯出搜尋結果之前已從內容位置清除。 解決此問題的其中一種方式是指定電子檔探索搜尋的日期範圍。 另一種方式是保留內容位置，以便保留且無法清除專案。

  以下是其他可能產生的問題，包括估計和匯出的搜尋結果之間的差異：

  • 在使用日期查詢時增加專案。 這通常是由下列兩個原因所造成：
    • 在 SharePoint 中保留版本設定。 如果從保留的網站中刪除文件，而文件版本設定已啟用，則會保留所刪除文件的所有版本。
    • 行事曆專案。 接受和拒絕訊息，而週期性會議會自動繼續在背景中建立具有舊日期的新專案。
  • 使用保留時，可能會在使用者的主要信箱和其封存信箱中保留相同的專案。 當使用者手動將專案移至其封存時，就會發生這種情況。
  • 雖然罕見，即使在套用保留的情況下，維護內建行事曆專案 (使用者無法編輯，但包含在許多搜尋結果中，) 可能會不時移除。 定期移除行事曆專案會導致匯出的專案較少。

• 未編制索引的專案。 搜尋未編制索引的專案可能會造成估計和實際搜尋結果之間的差異。 當您匯出搜尋結果時，可以包含未編制索引的專案。 如果您在匯出搜尋結果時包含未編制索引的專案，則可能會有更多專案會匯出。 這會導致估計和匯出的搜尋結果之間的差異。

  使用內容搜尋工具時，您可以選擇在匯出搜尋結果時包含未編制索引的專案。 搜尋所傳回的未編制索引項目目數目會與其他估計的搜尋結果一起列在飛出視窗頁面上。 任何未編制索引的專案也會包含在估計搜尋結果的總大小中。 當您匯出搜尋結果時，可以選擇包含或不包含未編制索引的專案。 設定這些選項的方式可能會導致預估和下載的實際搜尋結果之間有所差異。

• 匯出包含所有內容位置的內容搜尋結果。 如果您要匯出結果的搜尋是組織中所有內容位置的搜尋，則只會匯出包含符合搜尋準則之專案之內容位置的未編制索引項目目。 In other words, if no search results are found in a mailbox or site, then any unindexed items in that mailbox or site won't be exported. 不過，來自所有內容位置的未編制索引項目目 (即使是未包含符合搜尋查詢) 的專案，也會包含在估計的搜尋結果中。

  或者，如果您要從包含的特定內容位置匯出結果的搜尋，則會匯出搜尋準則未排除的未編制索引項目目 (，) 搜尋中指定的所有內容位置。 在此情況下，未編制索引的預估專案數和匯出的未編制索引項目目數應該相同。

  未從組織中的每個位置匯出未編制索引項目目的原因是，這可能會增加匯出錯誤的可能性，並增加匯出和下載搜尋結果所需的時間。

• SharePoint 和 OneDrive 中的未編制索引項目目未包含在搜尋估計值中。 來自 SharePoint 網站和商務用 OneDrive帳戶的未編制索引項目目不會包含在估計的搜尋結果中。 這是因為 SharePoint 索引不包含未編制索引項目目的資料。 搜尋估計值中只會包含信箱中的未編制索引項目目。 不過，如果您在匯出搜尋結果時包含未編制索引項目，則會包含 SharePoint 和 OneDrive 中的未編制索引項目目，這會增加實際匯出的專案數。 這會導致預估結果 (不包含 SharePoint 和 OneDrive 網站中未編制索引的專案) 與下載的實際專案之間的差異。 在此情況下，仍然適用只從包含符合搜尋準則之專案的內容位置匯出未編制索引項目目的規則。

• SharePoint 和 OneDrive 中的檔版本。 搜尋 SharePoint 網站和 OneDrive 帳戶時，檔的多個版本不會包含在估計的搜尋結果計數中。 但是，當您匯出搜尋結果時，可以選擇包含所有檔版本。 如果您在匯出搜尋結果時包含檔版本，則會增加匯出專案的實際數目 (和總大小) 。

• SharePoint 資料夾。 如果 SharePoint 中的資料夾符合搜尋查詢，例如依日期搜尋，則搜尋估計值會包含上次修改日期範圍 (的資料夾計數，但不會包含這些資料夾中) 的專案。 當您匯出搜尋結果時，會匯出資料夾中的專案，但不會匯出實際的資料夾。 結果是匯出的專案數目會超過估計的搜尋結果數目。 如果資料夾是空的，則匯出的實際搜尋結果數目將會減少一個專案，因為不會匯出實際的資料夾。

  注意事項

  執行查詢型搜尋時，您可以將下列條件新增至查詢，以排除 SharePoint 資料夾： NOT(ContentType:folder) 。

• SharePoint 清單。 如果 SharePoint 清單的名稱符合搜尋查詢，搜尋估計值會包含清單中所有專案的計數。 當您匯出搜尋結果時，清單 (和清單專案) 會匯出為單一 CSV 檔案。 這會減少實際匯出的實際專案數。 如果清單包含附件，則會將附件匯出為個別的檔，這也會增加匯出的專案數目。

  注意事項

  執行查詢型搜尋時，您可以將下列條件新增至查詢，以排除 SharePoint 清單： NOT(ContentType:list) 。

• 原始檔案格式與匯出的檔案格式。 針對 Exchange 專案，搜尋結果的估計大小是使用原始 Exchange 訊息大小來計算。 不過，電子郵件會在 PST 檔案中匯出，或匯出為個別訊息， (格式化為 EML 檔案) 。 這兩個匯出選項都使用與原始 Exchange 訊息不同的檔案格式，這會導致匯出的檔案大小總計與預估的檔案大小不同。

• 在匯出期間刪除重複的 Exchange 專案。 針對 Exchange 專案，刪除重複會減少匯出的專案數目。 當您匯出搜尋結果時，可以選擇取消複製搜尋結果。 對於 Exchange 訊息，這表示只會匯出訊息的單一實例，即使該訊息可能會在多個信箱中找到。 估計的搜尋結果包括訊息的每個實例。 因此，如果您在匯出搜尋結果時選擇 [刪除重複] 選項，則實際匯出的專案數可能會遠小於預估的專案數。

搜尋結果報告 (Results.csv 檔案) 包含每個重複訊息的專案，並識別複製郵件所在的來源信箱。 這可協助您識別包含重複郵件的所有信箱。

注意事項

如果您在匯出搜尋結果或只下載報表時，未選取 [ 包含已加密或格式無法辨識 的專案] 選項，則會下載索引錯誤報表，但它們沒有任何專案。 這並不表示沒有任何索引錯誤。 這只是表示未編制索引的專案未包含在匯出中。