識別使用者並分析 SharePoint Server 中的檔使用量
適用於：
2013 Subscription Edition 
SharePoint in Microsoft 365
規劃文件管理解決方案的第一步是找出使用者，以及分析文件用法。 本文包含以 SharePoint Server 為基礎的解決方案，用來識別使用者並分析檔使用量的指引。
找出使用者
若要識別文件管理解決方案中的重要關係人和參與者，您可以使用調查來收集資訊。 例如，您的調查可以包含下列問題：
組織中誰將建立文件？
他們建立了哪些文件？
文件使用者具備哪些角色？
誰將檢閱文件？
誰將編輯文件？
誰將使用文件？
誰負責核准文件的發佈？
誰負責設計裝載文件的網站？
誰負責設定文件管理方面的指導方針與原則？
誰負責管理貴組織中的記錄？
誰負責部署及維護文件儲存所在的伺服器？
識別內容的重要關係人可以協助您確定文件管理解決方案面面俱到，且您設計的網站和文件庫符合貴企業的內容需求與程序。
分析文件使用狀況
在您確認內容關係人之後，收集他們的資訊有助於分析貴組織如何使用文件。 這是規劃程序很重要的一部分，因為分析有利決定下列事項：
文件庫的結構。
要使用的網站範本。
將需要有多少網站。
必須採用何種實體伺服器拓撲來實作您的解決方案。
要對網站套用哪些資訊管理原則。
注意事項
SharePoint Foundation 2013 中無法使用資訊管理原則。
要收集的資訊包括下列項目：
文件類型，例如股票研究報告、員工績效考核、內部備忘或產品規格。
每種文件類型的用途，例如「提供客戶股票買賣建議和相關佐證資料」。
每種文件類型的作者 (列出作者的角色，例如「金融分析師」或「產品經理」，而非個人姓名，會比較有用)。
各文件類型的使用者，如「客戶」或「小組成員」。
文件格式。 若文件在其生命週期的任何時點需由某種格式轉換為其他格式，則會記錄該資訊。
文件生命週期的其他相關角色，例如「技術檢閱者」或「複本編輯者」。
文件的位置，例如「用戶端電腦」、「網頁伺服器」或「檔案伺服器」。請注意，這個問題可能有多個答案，例如可能在用戶端電腦上撰寫文件，接著將文件發佈至網頁伺服器。
以下是可能從企業的兩個組織收集並記錄在工作表中的資訊範例。
表：研究資訊範例
| 類型 | 用途 | Author | 使用者角色 | Format | 其他角色 | 位置 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 財產淨額研究記錄 |
提供高階客戶買賣一或多種股票的財務服務指導 |
財務分析師 |
客戶 |
DOCX (供製作用)；PDF (供發佈用) |
檢閱者 (技術)；檢閱者 (法律)；核准者；文字編輯；網站管理員 |
製作網站 測試網站 |
分析 不同的撰寫和發佈格式需要格式轉換。 大量的檢閱者需要一或多個工作流程 (在伺服器上實作的商務程序)。 兩個網站 (製作與測試) 需要在網站間移動內容的機制。
表：員工資訊範例
| 類型 | 用途 | Author | 使用者角色 | Format | 其他角色 | 位置 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 員工績效檢討 |
評估員工績效，包括自我考核及經理考核 |
資訊工作者；主管 |
主管、人力資源專員 |
.DOCX |
檢閱者 (人力資源)、檢閱者 (法律)、核准者 (高層主管)、記錄管理員 |
用戶端電腦 電子郵件伺服器 (文件當成附件儲存) 公司網頁伺服器 公司記錄中心 |
分析 兩位作者和多位檢閱者需要一或多個工作流程。 文件在經過許多人處理後，存放於公司網頁伺服器 (應該擁有高度保全) 進行就地管理或是移至記錄中心。 由於此內容本身具機密性質，因此不但需要在伺服器與桌上型電腦上安裝資訊版權管理 (IRM)，還需要使用公司原則和最佳做法 (例如稽核) 來保護員工隱私權和企業法律地位。
注意事項
SharePoint Foundation 2013 中無法使用記錄中心。
Worksheets
請使用下列工作表記錄本文討論的資訊：