在 SharePointServer 中規劃檔版本設定、內容核准和簽出控制項
適用于：
2013 2019 訂閱版本 
Microsoft 365 中的 SharePoint
本文說明如何規劃在 SharePoint Server 中使用版本控制、內容核准和簽出，以控制其整個生命週期的檔版本。
關於版本設定、內容核准與簽出
SharePoint Server 包含下列功能，可協助您控制文件庫中的檔：
「版本設定」是將一再改版的某份文件進行編號和儲存的方法。
「內容核准」是具有核准者權限的網站成員藉以控制是否發佈內容的方法。
「簽出」和「簽入」分別是讓使用者更有效控制文件新版本之建立時機，以及在簽入文件後加註所做變更的方法。
您可以在文件庫中設定本文所討論的內容管理設定。 若要讓解決方案中的文件庫皆使用這些設定，您可以建立文件庫範本，並讓其包含您的內容管理設定。 如此可確保新的文件庫皆照著您的內容管理決定運作。
如需版本設定的詳細資訊，請參閱＜啟用和設定清單或文件庫的版本設定＞。
規劃版本設定
文件庫的預設版本設定控制取決於網站集合範本。 不過，您可以根據自己的特定需求，設定文件庫所用的版本設定控制。 每個文件庫可以不同的版本設定控制，來配合該文件庫中的文件種類。 SharePoint Server 有三個版本控制選項：
無版本控制 指定不儲存任何舊版的檔。 不使用版本設定時，無法擷取文件的過去版本，也不會保留文件的歷程記錄，因為系統不會儲存每次文件改版時加上的註解。 請對所含內容不重要或千篇一律的文件庫使用此選項。
建立主要版本 指定使用簡單版本設定配置來保留檔的編號版本， (例如 1、2、3) 。 若要減少對儲存空間造成的影響，您可指定保留多少個較舊版本 (從目前版本回溯計算)。
在主要版本設定中，每當文件有儲存的新版本時，所有具備文件庫權限的使用者都能檢視其內容。 如果您不想區別文件的草稿版本與發佈版本，請使用此選項。 例如，在組織內某個工作小組所用的文件庫中，如果每個小組成員都必須能夠檢視每份文件的所有版本，則使用主要版本設定比較理想。
建立主要和次要 (草稿) 版本 指定使用 1.0、1.1、1.2、2.0、2.1 () 等主要和次要版本設定配置來保留檔的編號版本。 結尾是 .0 的版本是主要版本，結尾不是零的版本是次要版本。 文件過去的主要和次要版本會與目前版本一起儲存。 若要減少對儲存空間造成的影響，您可指定保留多少個過去主要版本 (從目前版本回溯計算)。 您也可以指定應為多少個保留的主要版本保留相關的次要版本。 例如，如果您指定應保留兩個主要版本的次要版本，而目前版本是 4.0，則會保留所有從 3.1 開始的次要版本。
在主要和次要版本設定中，任何具有讀取權限的使用者都可以檢視文件的主要版本。 您可以指定哪些使用者也能檢視次要版本。 一般的建議是，對可編輯項目的使用者授與次要版本的檢視與使用權限，並限制具有讀取權限的使用者只能檢視主要版本。
若想區別可供觀眾檢視的發佈內容和尚未準備好發佈的草稿內容時，請使用主要和次要版本設定。 例如，在說明公司福利的人力資源網站上，即可使用主要和次要版本設定來防止員工存取修訂中的福利說明。
規劃內容核准
內容核准可用來控制要提供給觀眾的正式內容。 例如，企業要將內容當成其中一項產品或服務來發佈時，該內容在發佈前可能需先經過法律審查和核准程序。
文件草稿在等候通過內容核准時，將處於 [擱置中] 狀態。 當核准者審核文件並核准內容後，該內容即可供具有讀取權限的使用者檢視。 文件庫擁有者可以對文件庫啟用內容核准，甚至將用來執行核准程序的工作流程關聯至文件庫。
送出文件進行核准的方式，取決於文件庫中的版本設定：
無版本控制 如果未使用版本設定並儲存檔的變更，檔的狀態會變成 [擱置中]。 SharePoint Server 會保留舊版的檔，讓具有讀取權限的使用者仍然可以檢視它。 等擱置中的變更獲得核准後，文件的新版本即會供具有讀取權限的使用者檢視，而較舊版本就不再保留。
如果未使用版本設定，而有新文件上傳至文件庫，該文件即會以 [擱置中] 狀態新增到文件庫，等到獲得核准後，才會供具有讀取權限的使用者檢視。
建立主要版本 如果正在使用主要版本設定，並儲存檔的變更，檔的狀態會變成 [擱置中]，且先前的主要版本可供具有讀取權限的使用者檢視。 當文件的變更獲得核准後，便會為文件建立新的主要版本，並供具有讀取權限的使用者檢視，而過去的主要版本會儲存至文件的歷程記錄清單。
如果使用主要版本設定，而有新文件上傳至文件庫，該文件即會以 [擱置中] 狀態新增到文件庫，等到獲得核准成為版本 1 後，才會供具有讀取權限的使用者檢視。
建立主要和次要 (草稿) 版本 如果正在使用主要和次要版本設定，並儲存檔的變更，作者可以選擇將檔的新次要版本儲存為草稿，或建立新的主要版本，這會將檔的狀態變更為 [擱置中]。 文件的變更獲得核准後，新的文件主要版本即會建立，並供具有讀取權限的使用者檢視。 在主要和次要版本設定中，主要和次要版本文件都會保留在文件的歷程記錄清單中。
如果使用主要和次要版本設定，而有新文件上傳至文件庫，則該文件可能以版本 0.1 的 [草稿] 狀態新增到文件庫，或經作者立即要求核准。 在這種情況下，文件的狀態會變成 [擱置] 中。
規劃簽出與簽入
您可以要求使用者必須先將文件從文件庫簽出，才能編輯文件。 要求必須進行簽出與簽入的優點包括：
更有效控制文件版本的建立時機。 簽出文件後，作者可以儲存文件，但不簽入文件。 文件庫的其他使用者看不到這些變更，也沒有新版本會建立。 只有當作者簽入文件時，才會建立新版本 (其他使用者看得見的版本)。 如此可讓作者具有更多的彈性和控制力。
更妥善記錄中繼資料。 簽入文件後，作者可以撰寫註解來說明文件的變更。 如此可為文件的變更建立一套歷程記錄。
如果您的解決方案需要使用者簽入並簽出檔來編輯它們，您可以在支援這些動作的 Office 用戶端應用程式中使用功能。 使用者可以從 Office 用戶端應用程式取出檔、復原取出和簽入檔。
文件經簽出後，就會進入鎖定狀態，只供該使用者編輯。 使用者對此檔案儲存編輯結果時，這些變更會上傳並儲存至伺服器。 這些變更為使用者私人變更，其他使用者看不到。 當使用者簽入文件後，才會發佈最新變更並讓其他使用者看到。
在 Office 用戶端應用程式中，使用者也可以變更內容編輯選項，選擇在伺服器上保留取出的檔。
注意事項
使用共同撰寫功能時，請勿簽出文件。