Microsoft新員工上線網站概觀
有三個 (3) 範本可讓新員工上線 (NEO) ,以協助組織改善其上線程式。 NEO 網站的設計目的是要提供彈性且一致的體驗。 NEO 網站可以自行使用或一起使用。
NEO 網站可透過下列方式協助組織:
- 為新員工提供開始使用的位置
- 將新員工連線到人員和文化
- 協助項目關係人輕鬆參與新員工上線
- 產生數據和使用方式報告,以協助測量 NEO 內容的有效性
新員工到職 (NEO) 應該是一項策略性程序,不但將新員工整合到組織和其文化中,還能提供成為全力參與的小組成員所需的知識和工具。
對新進員工和組織兩者來說,NEO 程序往往很短暫。 只有 12% 的員工強烈同意,其組織對於新員工的到職相關工作做得很好。 吸引人且井然有序的 NEO 程式可讓新進員工在經歷令人興奮但充滿壓力的職涯旅程時,帶來所有差異,而且可以有主要的組織優勢。
策略性規劃的 NEO 體驗可以:
改善新進員工的效能和生產力時間 - 採用標準到職程序的組織報告,新進員工的生產力提高了 50%。
改善留住新員工的時間 - 根據我們的研究,如果員工曾經歷良好的到職體驗,69% 的員工很可能會待在公司達三年的時間。 具有負面上線體驗的員工尋找新商機的可能性是其兩倍。**
為新員工提供開始使用的位置 |
將新員工與人員和文化連接 |
協助關係人輕鬆參與新員工到職 |
衡量新員工到職的有效性 |
依附感 |
上線前 |
部門和小組到職 |
價值實現 |
到職旅程 |
社交連線和即時活動 |
輕鬆建立及維護令人注目的內容體驗 |
KPI 的模型範例 |
一組完全設定且可自定義的新進員工網站,建置在 SharePoint 通訊網站上: NEO 網站包括:網站、資訊架構、設計,以及預先填入的內容和網頁元件。 有三個 NEO 網站必須個別布建,而且可以自定義或新增至您組織的新進員工內容。
到職旅程:到職對新進員工來說可能會是招架不住的體驗,其中具有一般預期新進員工在一小段時間內完成和學習的各個項目。 透過可設定的系統管理、技術、文化、訓練和與 do 相關連線的活動清單,為新進員工提供策劃的上線旅程,以避免讓新進員工難以使用。 上線旅程隨附預先設定的新員工上線活動清單,供您自定義程式。
範例網站頁面: 為了激發並提供排列內容的設計範本,NEO 網站包含內部網站頁面範例。 您可以使用這些網站頁面做為內容的範本。
輕鬆布建: 只需幾個步驟,即可從 SharePoint 外觀簿布建 NEO 網站。
行動裝置就緒: 當您 取得 SharePoint 行動裝置應用程式時,可以在行動裝置上輕鬆存取 NEO 網站。
新員工上線涉及組織內的多個層級,包括上線、公司上線和部門上線。 每個到職層級可提供其獨特的價值,促成每個新員工都應該體驗的完善到職體驗。
研究顯示,新進員工在簽署其驗收信件之後,但在正式加入公司之前,可能會導致更高的效能和更好的保留率。 為了提供彈性且一致的上線體驗,NEO 網站是由三個不同的 SharePoint 網站範本所組成,這些範本是專為新進員工單獨工作或是一個一致且熟悉的體驗而設計。
上線前置網站 |
公司到職網站 |
部門上線網站 |
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一旦接受作業供應專案,立即與新進員工共用預入網站 |
在新進員工的第一天與其共用公司到職網站 |
經理和到職夥伴應該共用其各自的部門到職網站 |
新進員工上線前網站: 新進員工尚未正式加入公司的網站,以深入了解他們已加入的公司,並準備好正式開始日期。 外部來賓存取可用來提供預先入門員工,而不需要公司認證,只能存取預先上線網站。
新進員工公司上線網站: 新進員工可以造訪的地方,以取得成功上線到組織所需的信息和連線。
新員工部門上線網站: 新進員工可以造訪的地方,以深入了解他們要加入的部門、其人員、文化特性和優先順序。 部門上線網站可以與現有的部門中樞相關聯。
注意
為了提供彈性且一致的新進員工上線體驗,NEO 網站是由三個不同的 SharePoint 網站範本所組成,這些範本是專為新進員工單獨工作或是一種一致且熟悉的體驗而設計。 網站必須個別布建,然後可以設定為 建立中樞 或 將網站新增至現有的中樞。
您必須具有網站集合系統管理員許可權或更高許可權,才能布建新員工上線網站。
您可以從 自定義 PnP 網站範本 布建 NEW Employee Onboarding (NEO) 網站,並選取您需要的範本。
網站集合管理員可以透過幾個步驟來啟動布建程式。 每個網站大約需要 20 分鐘的時間來布建。 開始佈建程序之前,請確定您已符合佈建的先決條件。
若要透過 SharePoint 外觀簿成功布建 NEO 網站,執行布建的人員必須是將布建 NEO 網站之租使用者的網站集合管理員。 如果您從未從 Look book 布建範本,請 檢閱概觀指引。
流覽至 自定義 PnP 網站範本 ,然後選取您需要的範本。 在這裡深入瞭解如何 套用 PnP 範本。
流覽至您要佈建的網站,然後選取 [ 新增至您的租使用者]。 如果尚未登入您的租用戶,SharePoint 範例展示將要求輸入您的網站集合系統管理員認證。
從 [要求的權限] 對話方塊中,選取 [代表組織同意],然後選取 [接受]。
重要
佈建服務需要這些權限才能佈建網站範本。 對您的租用戶沒有整體影響,且這些權限會明確用於解決方案安裝目的。 您必須接受這些權限才能繼續進行安裝。
請視需要針對您的安裝填寫佈建資訊頁面上的欄位。 至少輸入您想要收到有關佈建程序通知的電子郵件地址,以及要佈建網站的 URL 首碼。
準備好將 NEO 網站安裝到您的租用戶環境時,選取 [布建]。 每個網站的布建程式最多需要 20 分鐘。 網站準備好供存取時,系統會透過電子郵件通知您 (傳送到您在 [佈建] 頁面輸入的通知電子郵件地址)。
注意
有佈建的相關問題嗎? 需要報告問題嗎? 將有關 NEO 網站布建的問題和意見張貼至 SharePoint 布建服務論壇。
身為網站集合管理員,您可能不是自定義網站的人員,因此您必須將一些網站擁有者指派給網站。 擁有者有網站的系統管理權限,因此他們可以修改網站的頁面、內容和品牌。
- 在網站右側角落選取 [共用]。
- 新增使用者、Office 365 群組或安全性群組,讓他們能夠存取網站。
- 將使用者指派為網站擁有者,以允許自訂網站的權限。
- 在 [共用] 訊息中包含網站 URL,然後選取 [共用]。
NEW Employee Onboarding (NEO) 網站是由三個 SharePoint 網站範本所組成,可自定義以符合用戶和組織的需求。 許多核心頁面都已建置並預先填入內容。 檢閱網站和頁面的內容,然後規劃自訂內容、影像、品牌、網頁組件及頁面。
自定義 NEO 網站內容之前,請確定您了解使用者的需求和組織的業務目標。 根據您組織的到職階段和文化,新進員工將需要不同類型的支援與資源。 從登入您的帳戶並檢閱預先填入的內容開始。 然後,自訂內容並準備與新進員工共用網站。
請務必確定用戶在正確的時間可以使用正確的內容。 也請務必讓新員工在第一天之前感到歡迎。 有標準化到職程序的組織,回報其新進員工的生產力增加了 50%。 此外,曾經歷負面到職體驗的員工,在開始新工作後很快尋求開始新機會的可能性則會加倍。
上線前置網站 |
公司到職網站 |
部門上線網站 |
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一旦接受作業供應專案,立即與新進員工共用預入網站 |
在新進員工的第一天與其共用公司到職網站 |
經理和到職夥伴應該共用其各自的部門到職網站 |
注意
有三個 NEO 網站範本可以單獨使用或全部一起使用。 請洽閱您的網站集合管理員,確認已布建哪些 NEO 網站並可供自定義。
新進員工上線前網站: 新進員工尚未正式加入公司的網站,以深入了解他們已加入的公司,並準備好正式開始日期。 外部來賓存取可用於尚未擁有公司認證的預入員工,讓他們只能存取預上線網站。
重要
啟用上線前網站的外部共用。 到職前網站的目的是要在新進員工簽署其錄取信函後、但在開始其第一天的工作之前與其共用。 因此,此網站必須與外部使用者共用。 SharePoint 通訊網站的外部共用預設為關閉。 為了讓網站擁有者能外部共用,請為到職前網站開啟外部共用。
新進員工公司上線網站: 新進員工可以造訪的地方,以取得成功上線到組織所需的信息和連線。
新員工部門上線網站: 新進員工可以造訪的地方,以深入了解他們要加入的部門、其人員、文化特性和優先順序。 如果您擁有部門到職網站,請考慮將其與現有的部門入口網站建立關聯。
開始使用 - 登入您的 Microsoft 365 帳戶
注意
您必須是網站擁有者,才能自訂及共用 NEO 網站。 如果您還沒有存取權,請與 SharePoint 系統管理員合作。
開啟網頁瀏覽器,並流覽至 office.com 或組織的登入位置。
使用您的使用者名稱和密碼 登入。
使用網站集合管理員所提供的 URL 瀏覽至網站位置,或從 Microsoft 365 首頁選取 [SharePoint],然後選取網站。
為了提供彈性且一致的新進員工上線體驗,NEO 網站是由三個不同的 SharePoint 網站範本所組成,這些範本是專為新進員工單獨工作或是一種一致且熟悉的體驗而設計。 請洽閱您的網站集合管理員,確認已布建哪些 NEO 網站並可供自定義。
注意
NEO 網站隨附許多預先建置的頁面,可在網站導覽中使用此符號 “>>” 加以識別。根據組織的需求,決定要保留、編輯或刪除的頁面和內容。
上線前網站是新進員工開始上線旅程的地方。 此網站適用於已接受其工作項目,但尚未正式加入公司的新進員工。 在此階段中,新進員工將有興趣深入了解公司、如何對其正式開始日期做好準備,以及有疑問時應向誰尋求協助。
首頁 – 首頁是使用者同意接受作業之後會看到的第一個網站。 使用此登陸頁面來強調重要概念,並讓新員工對開始新工作感到興奮。 提供組織領導者、價值、興趣社群、福利和職涯規劃等主題的內容。
歡迎 - 熱烈歡迎新進員工,並讓其有一個開始的位置,以了解到職工作,以及如何為第一天工作做好準備。 這是將領導者談話影片納入的絕佳機會。 使用 YouTube 網頁組件或內嵌網頁組件以顯示影片。
Contoso 101 – 提供有關參與和激發之組織的高層級資訊。 在我們的領導團隊和我們的價值頁面中共用更多關於領導者和價值的資訊。
為您的第一天做準備 - 透過提供應該帶什麼以及前往何處的相關詳細資料,確保新進員工覺得對第一天工作做好準備且受到支援。
說明及支援 - 強調顯示應前往何處取得支援,並自訂常見問題集頁面的問題和解答。
公司上線網站是新員工上線體驗的登陸位置,其設計目的是要提供組織目標、領導階層、團隊結構和資源的高階檢視。 在此階段中,使用者會尋找指導方針、支援及條理。 使用此網站來概述到職詳細資料及到職的第一個月期間的預期。 確保用戶能夠存取支援通道,例如 Viva Engage、撰寫與貴組織相關的常見問題,以及自定義上線檢查清單,以包含您希望所有新進員工在前 30 天、60 天、90 天內執行的活動。
首頁 – 提供與新用戶相關的重要概念高階檢視。 此頁面是一個絕佳的位置,可協助新員工建置其網路,並透過Microsoft Teams 即時活動向經驗更豐富且知識更強的員工學習
從這裡開始 - 在於這裡開始您的旅程頁面上建立到職程序,指定新進員工應在其到職的前 30、60 和 90 天內執行的活動。 本節中找到的新進員工檢查清單會預先填入一組一般上線活動。 自訂清單內容以符合您的需求。
深入了解使用 SharePoint 清單。
我們的價值 - 在我們的故事、我們的領導者、我們的小組頁面中,向使用者介紹關於組織的更多詳細資料。 為您的組織自訂這些頁面和辦公室地點頁面。 或者,改為連結至現有的領導階層頁面。
說明及支援 - 強調顯示應前往何處取得支援,並自訂常見問題集頁面的問題和解答。
社群 - 協助新進員工立即開始建立社群,並確定新員工知道員工資源群組和其他連線管道。
部門上線 – 從網站導覽提供部門層級資訊的進入點,讓使用者可以存取部門上線網站。 請考慮布建部門網站範本。
在這裡,使用者需要了解部門領導者、文化、目標和資源。 使用部門上線網站來存取與新進員工相關的通道、訓練指南和活動。 如果您擁有部門到職網站,請考慮將其與現有的部門入口網站建立關聯。
首頁 - 提供與新進員工相關的重要概念高階檢視。
入門 - 協助使用者快速了解到職工作、部門程序和可協助新進員工成功的其他項目。
與小組會面 - 在領導者、組織以及我們的優先順序頁面上,將新進員工介紹給人員、領導結構和目標。 編輯 [呼叫動作] 網頁元件 ,以包含連結和影像。 或者,改為連結至現有的小組頁面。
說明與支援 - 強調顯示應前往何處取得支援,並考慮建立常見問題集一節。
後續步驟:自訂預留位置內容、編輯網站導覽、視需要新增頁面,以及在網頁組件中連結社交媒體帳戶。
現在您已檢閱過預先建立的頁面和預先填入的內容,您已準備好為組織自定義 NEO 體驗。
網站導覽非常重要,因為它可協助使用者立即了解可在指定網站上完成的工作。 最有效的 SharePoint 網站可幫助檢視著迅速找到所需,讓他們可以利用該資訊來進行決策,了解發生的情況、存取他們所需的工具,或是與同事互動,以幫助解決問題。 編輯所有 NEO 網站範本的網站導覽,以符合您的物件和組織的需求。
了解如何編輯網站導覽。
使用符合組織任務的影像、標籤、連結和內容自定義網頁元件。 讓影像和描述保持簡單,讓新進員工易於掌握。
主圖網頁組件 - 使用主圖網頁組件將焦點和視覺效果放在您的頁面上。 在主圖網頁組件中可以展示最多五個項目,並使用令人信服的圖像、文字和連結來吸引注意力。
文字網頁組件 - 使用文字網頁組件將段落新增至您的頁面。 可以使用格式設定選項,例如,樣式、項目符號、縮排、強調顯示和連結。
影像網頁組件 - 使用影像網頁組件將影像新增至頁面。
快速連結網頁組件 - 使用快速連結網頁組件,整理及顯示其他資源的連結。
人員網頁組件 - 使用人員網頁組件來顯示個人檔案相片、連絡資訊和公司人員的組織資訊。
Twitter 網頁組件 - 使用 Twitter 網頁組件,在 SharePoint 頁面上強調顯示主題和交談。
YouTube 網頁組件 - 使用 YouTube 網頁組件直接在頁面上內嵌 YouTube 影片。
編輯 SharePoint 網站的外觀,以符合您組織的品牌。 在變更外觀面板中自訂網站顯示名稱、標誌、佈景主題、標題版面配置、導覽樣式等等。
SharePoint 中樞網站可協助您根據專案、部門、分部、地區等等來連接和組織網站,讓您更輕鬆地進行以下工作:
- 探索相關內容,例如新聞和其他網站活動
- 對相關聯的網站套用通用的導覽、商標和網站結構
- 搜尋所有相關聯的網站。
考慮將部門上線網站與現有的公司上線網站或部門中樞建立關聯。 了解中樞網站關聯的運作方式,以及如何管理組織的中樞設定。 深入了解 SharePoint 中樞網站。
自訂內容之後,準備好與新進員工共用新的到職體驗。 由於使用者會是外部來賓,因此會對預上線網站套用不同的許可權。 當新進員工開始工作之後,請使用內部權限共用指示,以提供公司到職網站的存取權。
身為網站擁有者,您可以將外部人員新增為訪客,讓他們可存取網站。
從右側角落選取 [共用網站]。
在 [共用網站] 窗格中,輸入要新增至網站的人員名稱。 權限層級將會是唯讀。
如果您不想傳送電子郵件,請輸入要傳送給該人員的選用訊息,或清除 [傳送電子郵件] 方塊。
選取 [共用]。
從右側角落選取 [共用網站]。
在 [共用網站] 窗格中,輸入要新增至網站的人員或群組名稱,或輸入「外部使用者以外的所有人」,以與組織中的每個人共用網站。
視需要變更權限等級 (讀取、編輯或完整控制)。
如果您不想傳送電子郵件,請輸入要傳送給該人員的選用訊息,或清除 [傳送電子郵件] 方塊。
選取 [共用]。
定義網站成功計量,以測量並優化組織的上線程式。 這是新員工上線網站體驗的可能計量範例,其形式為上線中樞:
目標 |
企業主 |
KPI 衡量 |
資料來源 |
KPI 公式 |
KPI 基準 |
KPI 目標 |
協助讓新員工更有效率地到職 |
Diego Siciliani |
新員工滿意度 |
問卷資料 |
使用 NEO 中樞的新員工滿意度平均分數 |
不適用 |
4.25 |
協助讓新員工更有效率地到職 |
Diego Siciliani |
NEO 中樞使用量 |
網站使用量報告 |
獨特訪客和造訪次數 |
不適用 |
500 個獨特訪客/月和 1,500 次檢視/月 |
增加新員工停留的時間 |
Alexandre Levesque |
新員工停留的時間 |
HR 系統保留資料 |
在一年後仍留在公司的新員工世代百分比 |
75% |
90% |
改善新員工參與 |
Diego Siciliani |
新員工參與分數 |
問卷資料 |
新員工參與問題的平均分數 |
3.75 |
4.25 |
身為 SharePoint 網站擁有者,您可以檢視網站使用量資料,其顯示使用者與您網站的互動方式。 例如,您可以查看已瀏覽網站的人員人數、人員瀏覽網站的次數,以及已獲得最多檢視的檔案清單。 網站擁有者應該利用 SharePoint 的內建網站使用量報告功能來測量 NEO 網站和中樞的影響。
了解如何檢視您的網站的流量分析。
網站使用量資料範例:
NEO 網站應該會呈現組織必須提供的最最新內容,因此您必須致力於在整個體驗中維護相關內容。 開發一項計劃,以視需要稽核內容並更新網頁組件,以確保連絡資訊、常見問題集、到職檢查清單及人員網頁組件都是最新的。 深入了解管理通訊網站。
- 訓練網站擁有者和作者。 確定所有網站擁有者及作者都經過適當的訓練和維護網站的存取權。
- 更新網頁組件中的內容。 讓網頁元件如 人員 網頁元件保持更新,以確保您使用 NEO 網站的完整值。
- 在推出後檢閱先前建立的度量值。 使用 來自網站分析的 深入解析,在首頁上宣傳內容、更新導覽或重寫內容,以清楚說明。
- 建立排程來稽核內容。 預先規劃網站擁有者應稽核內容的時機,以確定您的網站一律是最新狀態。
- 定期檢閱您的網站設定。 視需要變更設定、網站資訊和網站的權限。
問題:將新員工上線 (NEO) 網站安裝到我的租用戶環境中有哪些需求?
答:
- 已啟用 SharePoint 和通訊網站。
- 將布建 CLO365 的個人必須是目標租用戶的網站集合管理員,才能安裝。
問:在租用戶環境中安裝網站需要多久時間?
答:根據我們的安裝測試,應該需要不到 15 分鐘的時間。 這不包括按您的需求自訂網站所需的時間。
問:我可以在何處詢問或回報 SharePoint 佈建服務的相關問題?
答:將關於 NEO 網站布建的問題和意見張貼到 SharePoint 布建服務論壇。
問題:我可以在哪裡分享有關如何改善 SharePoint 網站體驗的相關建議與自在?
答:在網站和共同作業使用者語音論壇中張貼您對 SharePoint 網站的想法和批注
注意
Microsoft 將在 2021 年期間從 UserVoice 移至以產品為基礎的客戶意見反應解決方案。
深入了解。
問:我可以在何處詢問或回報 SharePoint 佈建服務的相關問題?
答:將關於 NEO 網站布建的問題和意見張貼到 SharePoint 布建服務論壇。
資料來源:
- Gallup, State of the American Workplace, 2017*
- SHRM, Don't Underestimate the Importance of Good Onboarding, 2017**
- 來源:Digitate、Super CIO:CIO 所看到的內容—其他人看不到,2018 年