你可以建立一個包含每個 SharePoint 網站或 OneDrive 上唯一檔案、使用者、權限和連結的 CSV 檔案。 這份報告能幫助你了解分享的使用方式，以及是否有檔案或資料夾會與訪客分享。 您必須是網站管理員才能執行報告。 欲了解更多報告選項，請參閱 Microsoft Graph Data Connect。
執行報告時，你會將 CSV 檔案儲存到網站中你選擇的位置。 如果你不想讓網站成員看到報告，可以考慮建立一個有不同權限的資料夾，只有網站擁有者能存取報告。
報告可能會因網站規模而定，需花些時間完成。 報告完成後，你會收到一封包含報告連結的電子郵件。
為 SharePoint 網站執行報告
打開你想執行報告的網站。
在 設定 選單中，選擇 網站使用情況。
在 「與外部使用者分享 」區塊中，選擇 執行報告。
選擇一個儲存報告的位置，然後選擇 儲存。
為 OneDrive 執行報告
從 Microsoft 365 應用程式啟動器中，選擇 OneDrive 圖塊。
在 設定 選單中，選擇 OneDrive 設定。
選擇 「更多設定」，然後選擇 「執行分享報告」。
選擇一個儲存報告的位置，然後選擇 儲存。
CSV 格式
對於直接存取的共享項目，報告中會為每個使用者及項目組合提供一列。 報告顯示的是 SharePoint 群組，但沒有顯示其中的個別使用者。
對於帶有連結的項目，報告中會為每位使用該連結或透過分享對話框收到連結的登入使用者提供一列資料。 報告中沒有包含直接寄出但未被點擊的連結，或是「 任何人 」連結。
報告包含以下欄位：
| 欄 | 描述 |
|---|---|
| 資源路徑 | 該項目的相對網址 |
| 項目類型 | 網頁、資料夾、檔案等物品類型 () |
| 權限 | 使用者對此項目的權限等級 |
| 使用者名稱 | 擁有此項存取權的使用者或群組的友善名稱。 如果這是分享連結，使用者名稱是 SharingLink |
| 使用者電子郵件 | 有權限存取此項目的使用者的電子郵件地址。 SharePoint 群組的這部分是空白的。 |
| 使用者或群組類型 | 使用者類型或群組：內部) 成員 (訪客 (外部) 、SharePoint 群組、安全群組，或 Microsoft 365 群組。 (會員 指的是目錄中的成員，而非網站成員 ) |
| 連結識別碼 | 如果使用者名稱是 Sharing Link，則是分享連結的 GUID。 |
| 連結類型 | 連結類型 (匿名、組織、特定People) 如果使用者名稱是分享連結 |
| AccessViaLinkID | 如果使用者的權限是透過連結存取該項目，則該連結 ID 是用來存取該項目的。 |