了解資料生命週期 - 毀損
Microsoft 資料處理標準會指定客戶資料在刪除後的保留時間。 一般來說，客戶資料遭到刪除的情況有兩種：
- 主動刪除：租用戶有使用中的訂閱，而且使用者或系統管理員會刪除資料，或系統管理員刪除使用者。
- 被動刪除：租用戶的訂閱結束。
當客戶結束其訂閱時，Microsoft 會以受限的功能帳戶保留客戶資料 90 天，以便客戶能夠擷取資料。 90 天保留期間結束之後，Microsoft 將刪除客戶資料，除非獲得授權以保留資料或因法律要求而保留資料。 在 Microsoft 365 訂閱到期或終止後的 180 天內，Microsoft 會停用帳戶並刪除此帳戶中的所有客戶資料。 一旦任何資料的最大保留期間超過時，資料會遭到商務性轉譯且無法恢復。
作為標準的 Microsoft 資料生命週期中的一部分，Microsoft 也會刪除所有服務產生的資料和診斷資料，除非需要維護服務的安全性和穩定性。 對於任何訂閱，訂閱者可以聯絡 Microsoft 支援服務並要求解除佈建訂閱。 在此程序中，所有的使用者資料會在系統管理員輸入 Microsoft 提供的鎖定代碼三天後遭到刪除。 這包括位於 SharePoint Online 和 Exchange Online 中的資料，在非使用中信箱處於保留狀態或儲存的資料。