了解重要的隱私權條款和資料類別
讓我們從檢閱一些重要隱私權條款開始。
資料控制者：法律人員、公開授權單位、公司或其他實體，不論單獨或聯合其他單位，會決定個人資料處理方式的用途及方式。
客戶是其使用 Microsoft 線上服務和專業服務的資料控制者。 Microsoft 是資料處理者 (除非客戶是資料處理者，在這種情況下，Microsoft 是副處理者)。 若資料用於提供一組有限的合法商務營運 (LBO) 以支援 Microsoft 線上服務和專業服務的使用，Microsoft 則是該資料的獨立資料控制者。
個人資料與資料主體：與已識別或可識別的自然人 (資料主體) 相關的任何資訊。 可識別的自然人是可直接或間接識別的人。 企業服務有兩種類型的資料主體：租用戶內的終端使用者，以及租用戶外部的使用者。
資料處理者：自然人或法人、公家機關、公司，或代表控制者處理個人資料的其他主體。 在企業服務中，Microsoft 作為資料處理者，根據客戶記載的指示處理資料，以提供線上服務或專業服務。 Microsoft 只會根據您記載的指示處理資料。 大量授權合約 (包括資料保護條款) 以及客戶設定及使用服務的方式，構成了客戶記載的指示。
下圖詳細說明資料控制者、資料處理者、資料主體與個人資料之間的關係。 在下列範例中，C1 是企業服務的直接客戶，而 C2 是 C1 的客戶。
有兩種類型的 C1 角色和一種類型的 C2 角色：
- C1 管理員 (即授權持有者) 通常是已註冊 Microsoft 服務訂閱的租用戶管理員。 C1 管理員會被視為資料控制者，因為他們代表其企業註冊服務。 他們會在服務中設定租用戶的設定和策略、決定誰在 Microsoft 服務中取得授權，以及將授權指派給該使用者。
- C1 使用者是由租用戶管理員指派授權給的授權使用者。 一般來說，C1 使用者是企業的員工，我們通常指企業終端使用者。 C1 使用者會被視為資料主體。
- C2 使用者是 C1 的客戶。 C2 使用者是企業外部的使用者。 例如，當 C1 使用者邀請外部商務合作夥伴加入 Contoso 的 SharePoint 網站時，此商務合作夥伴即為 C2 使用者。 C2 使用者也會被視為資料主體。
Microsoft 所處理的資料類別
在客戶帳戶的整個生命週期中用來提供 Microsoft Online Services 或專業服務的資料，均屬於四個不同資料類別的其中一種：
客戶資料是指客戶提供給 Microsoft 或透過 Microsoft 企業線上服務 (不包括 Microsoft 專業服務) 代表客戶提供的所有資料，包括文字、音效、影片或圖像檔案及軟體。 其中包含客戶內容，這是客戶上傳用來儲存或處理的資料，以及客戶上傳用來透過 Microsoft 企業服務發佈的應用程式。
例如，客戶內容包括 Exchange Online 電子郵件和附件、Power BI 報告、SharePoint Online 網站內容或即時訊息交談。
服務產生的資料包含由 Microsoft 透過線上服務的運作「產生」或「衍生」的所有資料。 Microsoft 會從我們的線上服務彙總並使用此資料，以確保效能、安全性、規模及其他影響客戶體驗的服務能在客戶所需的層級運作。
例如，為了了解如何隨著客戶對 Microsoft Teams 的使用量增加而提高資料中心容量，我們會處理其 Teams 使用量記錄資料。 然後，我們會檢查尖峰時間的記錄，並決定要新增哪些資料中心以滿足此容量。
診斷資料包括所有自軟體「收集」或「取得」的資料，而那些軟體均安裝在本機、用於與 Microsoft 企業線上服務連線。 其用來協助 Microsoft 確保用戶端軟體是安全且運作正常。
例如，Microsoft 會收集以下資訊：啟動應用程式需要的時間、是否有當機的附加元件，以及登入的嘗試次數。 診斷資料也可以稱為遙測資料。 其不包含名稱、電子郵件地址或檔案內容。
專業服務資料指經授權，並透過與 Microsoft 的互動獲得專業服務，而提供給 Microsoft 或由 Microsoft 處理的所有資料。 專業服務資料包含線上服務技術支援期間提供給 Microsoft 的支援資料。
例如，專業服務資料包含疑難排解期間提供給 Microsoft 的文字、音效、影片、影像檔或軟體。
當客戶使用 Microsoft 線上服務時，會處理上述四種資料類別中的三種：客戶資料、服務產生的資料及診斷資料。 當客戶使用專業服務時，我們只會處理專業服務資料，以及客戶授權我們存取以便執行所要求服務的任何其他資料。 上述四種資料類別中的資料也用於執行一組有限的合法商務營運 (LBO)，而這組 LBO 可支援我們提供 Microsoft 線上服務和專業服務的能力。 我們只會使用來自診斷資料的匿名化資料，以限制我們對於 LBO 的個人資料使用，並在將該資料用於 LBO 之前彙總個人資料，讓該資料無法再與使用者連結。
在我們使用資料來執行 LBOS 時，Microsoft 作為獨立資料控制者。 使用受限於下列函數：
- 帳單與帳戶管理
- 補償 (例如，計算員工佣金)
- 內部報告和模型 (例如預測、營收、容量規劃、產品策略)
- 對付可能影響 Microsoft 或 Microsoft 產品的詐騙、網路犯罪或網路攻擊
- 改善協助工具、隱私權或能源效率的核心功能
- 財務報告或法律義務的合規性