了解資料生命週期 - 保留
對大多數的客戶來說，其資料的數量與複雜性一直在攀升，包括電子郵件、文件、立即訊息等。 有效規劃資料保留需求以及資料儲存位置非常重要。
儲存位置
Microsoft 在全球有不斷擴展的資料中心網路，以確保資料盡可能與客戶保持接近，而且會將此記錄在合約中。 請參閱本課程模組的深入了解一節，以取得線上服務資料落地詳細資料的連結。
- 我們不會控制或限制客戶或使用者可以存取、複製或移動客戶資料的所在位置。 客戶及其使用者可以從全球的任何位置移動、複製或存取其客戶資料。
- Microsoft 遵守國際資料保護法，以跨邊界傳輸客戶資料。
資料保留
法規合規性、內部管理需求或訴訟風險可能會要求組織以可探索的形式保留電子郵件和相關聯的資料，並防止毀損或變更 (「不變性」)。 Microsoft 可以透過 Microsoft 365 及其服務中封存的就地保留和保留原則功能，保留許多傳入、內部及傳出資料的類別。 這包括：
- 內送和外寄電子郵件通訊
- 電子郵件表單或共用線上文件中包含的書籍和記錄
- 會議要求
- 傳真
- 立即訊息
- 線上會議期間共用的文件
- 語音信箱
此外，Microsoft 還開發了附加元件功能，以允許透過整合第三方資料擷取和管理解決方案，封存來自其他來源的資料。 第三方資料匯入之後，客戶可以將 Microsoft Purview 功能套用至資料，包括：
- 訴訟暫止
- 就地電子文件探索和就地保留
- 合規性搜尋
- 就地封存
- 信箱稽核
- 保留原則