使用 Word 中的 Copilot 提升您的內容

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本單元著重於如何使用 Copilot 在 Word 中精簡和完成文件。 您將改寫內容、重新建構資訊、檢閱建議，以及使用 Copilot 來分析和摘要您的文件。 您也會使用寫作教練代理程式做為共用前的最後檢閱步驟。

重寫文字

若要改寫文件的一部分，請選取您要變更的文字，然後從出現的操作功能表中選取 [ 編輯 Copilot ]。 從功能表中選取 [ 自動改寫]。

Copilot 會產生所選文字的數個替代版本。 使用箭頭瀏覽選項，然後：

  • 選取 [取代] ，以以改寫的版本取代目前的文字。
  • 選取 下方的 [插入 ]，以將原始和改寫的內容保留在文件中。
  • 選取 [重新產生 ] 以取得一組新的建議。

若要更具體地指示重寫，請在撰寫方塊中輸入提示，然後再選取 [取代]。 例如：

重寫此段落，使其更加正式並強調專案時間表的重要性。

您也可以直接在建議方塊中輸入，以在接受之前調整產生的文字。

以資料表視覺化

將文字當成表格通常比較容易檢閱。 若要轉換區段：

  1. 選取要轉換的文字。
  2. 開啟 Copilot。
  3. 提示： 將此文字轉換成表格。 在提示中新增詳細資料，讓您的表格符合您要尋找的所需格式。
  4. 若要調整資料表，請輸入其他提示。 例如： 為完成狀態新增空白的第三欄。

特定提示可讓您更充分控制輸出：

  • 將此清單轉換成包含兩個資料行的資料表：項目和描述。
  • 建立含有 [日期]、[工作] 及 [狀態] 資料欄位的資料表。
  • 將這個項目符號清單轉換為含有 [類別] 和 [詳細資料] 資料欄位的資料表。

Chat with Copilot 談論您的文件

[Copilot] 窗格支援與您正在處理的文件相關的問題。 您可以在 [允許編輯] 或 [僅限 Chat] 模式中提出這些問題。

詢問文件相關的問題

使用 [Copilot] 窗格快速檢視文件或尋找特定內容：

  • 摘要這份文件。
  • 本文件中的動作項目為何？
  • 這份文件是否包含召喚行動？

Copilot 包含引文，顯示從何處擷取資訊。

詢問開放式問題

您也可以詢問文件以外的問題。 如果內容中沒有答案，Copilot 會使用一般知識而不是您的文件來產生回應。

重要事項

發生這種情況時，回應將不會包括引文，因此您可能需要在將其添加到文件之前進行審查和調整。

例如：

  • 如何修訂本文件，使其更適合技術受眾？
  • 執行摘要的標準結構為何？

從窗格複製有用的回應，並將它們直接貼到文件中。

摘要您的文件

開啟儲存在 OneDrive 或 SharePoint 中的文件時，Copilot 可能會在文件頂端自動產生摘要。 選取 [檢視更多 ] 以展開。

選取 [ 顯示詳細摘要 ] 以取得更多內容，或從其他建議的提示中選擇以取得其他資訊。

手動要求摘要

如果摘要未自動顯示，請開啟 [Copilot] 窗格並輸入提示，例如：

摘要這份文件。 在表格中包含重點和動作項目。

共用時產生摘要

共用未加密的文件時，請選取 [共用]，然後選取 [新增訊息] 方塊中的 [Copilot] 圖示。 Copilot 會產生要包含在共用通知中的摘要。

當您共用文件時，您在 Word 中看到的訊息方塊的螢幕擷取畫面。Copilot 圖示位於訊息方塊中。

使用寫作教練代理程式

寫作教練是預先建置的 Microsoft Copilot 代理程式，可提供有關寫作品質的意見反應，著重於明確性、連貫性、文法、語氣和受眾目標設定。 使用此代理程式做為編輯文件後的最後檢閱步驟。

Access 寫作教練

寫作教練可在 Microsoft Copilot Chat 中使用。 若要開啟它：

  1. 開啟 Microsoft Copilot 應用程式或 Microsoft Teams 中的 Copilot Chat。
  2. 在 [代理程式] 面板中，選取 [寫作教練]。 如果您未列出，請選取 [ 所有代理程式] 以尋找並安裝它。

注意事項

可用性取決於貴組織的 Microsoft 365 Copilot 授權和代理程式設定。 您的系統管理員也可以將寫作教練設定為可直接從 Word 中存取。 如果您沒有看到，請洽詢您的系統管理員。

提示意見反應

將您想要檢閱的文字貼到聊天中，然後在每則訊息中詢問一個焦點問題。 寫作教練一次只能回答一個問題;在單一提示中結合多個要求會產生較不具體的意見反應。

範例提示:

  • 檢閱此段落以確保明確性和連貫性：[貼上文字]
  • 建議如何讓此執行摘要更適合非技術受眾： [貼上文字]
  • 請指出下一節中的任何語調問題，並建議修正： [貼上文字]
  • 我該如何改進這個結論的結構？ [貼上文字]

檢閱意見反應之後，請直接在 Word 文件中套用變更。 然後，您可以將修訂後的文字貼回寫作教練，以確認更新解決原始意見反應。

限制

使用寫作教練時，請記住下列注意事項：

  • 一次一個問題：每個提示詢問一個焦點問題。 複合或多部分問題會傳回較不有用的意見反應。
  • AI 準確性：寫作教練使用生成式 AI 並且可能會犯錯。 在應用所有建議之前，請先審查所有建議，特別是在受監管或高風險的文件中，例如財務、法律或醫療內容。
  • 敏感性資訊：您貼入代理程式的內容會受到貴組織的資料隱私權原則的約束。 除非貴組織已核准，否則請避免貼上個人資料或機密資料。
  • 語言支援：寫作教練支援 Microsoft Copilot 中可用的語言。 請參閱目前清單中 Microsoft Copilot 支援的語言。