從檔案取得資料

  • 10 分鐘

組織通常會匯出資料並將資料儲存在檔案中。 其中一種可能的檔案格式為一般檔案。 一般檔案是一種檔案類型，其中只有一個資料資料表，而每一列的資料結構都相同。 檔案不包含階層。 您可能很熟悉一般檔案的最常見類型，其是逗點分隔值 (.csv) 檔案、分隔符號文字 (.txt) 檔案，以及固定寬度檔案。 另一種類型的檔案是來自不同應用程式的輸出檔案，例如 Microsoft Excel 活頁簿 (.xlsx)。

一般檔案圖示資料的螢幕擷取畫面。

Power BI Desktop 可讓您從許多類型的檔案取得資料。 當您在 Power BI Desktop 中使用 [取得數據] 功能時，可以找到可用的選項清單。 下列各節說明如何從儲存在本機電腦上的 Excel 檔案匯入資料。

案例

Tailwind Traders 的人力資源 (HR) 小組已備妥一般檔案，其中包含一些您組織的員工資料，例如員工姓名、雇用日期、職位與經理。 他們已要求您使用此資料以及位於數個其他資料來源中的資料建立 Power BI 報表。

一般檔案位置

第一個步驟是決定您要用來匯出及儲存資料的檔案位置。

您的 Excel 檔案可能存在下列其中一個位置：

  • 本機 - 您可以將資料從本機檔案匯入 Power BI。 檔案不會移至 Power BI，而且連結也不會保留在其中。 相反地，會在Power BI中建立新的語意模型，並將Excel檔案中的數據載入其中。 因此，原始 Excel 檔案的變更不會反映在您的 Power BI 語意模型中。 針對不會變更的資料，您可以使用本機資料匯入。

  • 商務用 OneDrive - 您可以從 商務用 OneDrive 提取資料到 Power BI。 此方法在Power BI中保持Excel檔案和語意模型、報表和儀錶板同步有效。 Power BI 會定期連線您在 OneDrive 上的檔案。 如果找到任何變更，您的語意模型、報表和儀錶板就會在Power BI 中自動更新。

  • OneDrive - 個人 - 您可以使用個人 OneDrive 帳戶上檔案的數據，並取得許多與 商務用 OneDrive 相同的優點。 不過，您必須使用您的個人 OneDrive 帳戶登入，然後選取 [讓我保持登入] 選項。 請洽詢您的系統管理員，以判斷您的組織是否允許這種類型的連線。

  • SharePoint - 小組網站 - 將 Power BI Desktop 檔案儲存至 SharePoint 小組網站類似於儲存至 商務用 OneDrive。 主要差異在於從 Power BI 連接到檔案的方式。 您可以指定 URL 或連線到根資料夾。

    從儲存於本機、雲端 OneDrive 或 SharePoint 的檔案取得資料的螢幕擷取畫面。

使用 OneDrive 或 SharePoint 小組網站之類的雲端選項，是讓檔案和語意模型、報表和儀錶板保持同步處理的最有效方式。不過，如果您的數據不會定期變更，請將檔案儲存在本機計算機上是適合的選項。

連線到檔案中的資料

在 Power BI 的 [ 首頁 ] 索引標籤上，選取 [取得數據]。 在顯示的清單中選取您需要的選項，例如 [文字/CSV] 或 [XML]。 在此範例中，您將選取 [Excel]。

提示

[首頁] 索引標籤包含 [取得數據] 按鈕旁的快速存取數據源選項，例如 Excel。

螢幕擷取畫面，顯示從首頁功能區 [取得資料] 下拉式功能表中選取 Excel。

視您的選擇而定，您需要尋找並開啟您的資料來源。 系統可能會提示您登入服務 (例如 OneDrive) 以驗證您的要求。 在此範例中，您將開啟儲存在 Desktop (Remember 上的 Employee Data Excel 活頁簿，沒有任何檔案可供實務使用，這些是假設步驟) 。

螢幕擷取畫面，顯示選取儲存在桌面上稱為員工資料的檔案。

選取要匯入的檔案資料

在檔案連線到 Power BI Desktop 之後，[導覽器] 視窗隨即開啟。 此視窗會顯示您資料來源 (在此範例中為 Excel 檔案) 中可用的資料。 您可以選取資料表或實體來預覽其內容，以確保正確的資料會載入至 Power BI 模型。

選取您要帶入到 Power BI 之資料表的核取方塊。 此選取項目會啟動 [載入 和 轉換資料 ] 按鈕，如下圖所示。

螢幕擷取畫面，顯示 Power BI Desktop 中的 [導覽器] 視窗。

現在，您可以選取 [載入] 按鈕來自動將數據載入 Power BI 模型，或選取 [轉換數據] 按鈕以啟動 Power Query 編輯器，您可以在其中檢閱和清除數據，再將數據載入 Power BI 模型。

我們通常會建議您轉換資料，但該程序將在此課程模組稍後討論。 在此範例中，您可以選取 [載入]。

變更來源檔案

在開發期間，或檔案儲存位置變更時，您可能必須變更資料來源的來源檔案位置。 若要讓報表保持在最新狀態，您將必須在 Power BI 中更新檔案連線路徑。

Power Query 提供許多方法來完成這項工作，因此您可以視需要進行這種類型的變更。

  1. 資料來源設定
  2. 查詢設定
  3. 進階編輯器

警告

如果您要變更檔案路徑，請務必重新連線到具有相同檔案結構的相同檔案。 檔案的任何結構變更 (例如刪除或重新命名來源檔案中的資料行) 都會造成報告模型中斷。

例如，嘗試在資料來源設定中變更資料來源檔案路徑。 選取 [Power Query 中的 [數據源設定]。 在 [ 數據源設定 ] 視窗中，選取您的檔案，然後選取 [變更來源]。 更新 [ 檔案路徑 ] 或使用 [ 瀏覽 ] 選項找出您的檔案，選取 [ 確定]，然後選取 [ 關閉]。

顯示 Power BI Desktop 中 [資料來源設定] 視窗的螢幕擷取畫面。