註冊並設定 Viva Topics 試用版

  • 5 分鐘

註冊及設定系統管理員的 Viva Topics 試用版有七個重要步驟：

  1. 註冊 Viva Topics 試用版。
  2. 收集設定 Viva Topics 所需的資訊。 您可以使用設定檢查清單來識別您需要的資訊。
  3. 為您的組織設定 Viva Topics。
  4. 請先規劃再啟用 Viva Topics 試用版。
  5. 啟用 Viva Topics 試用版。
  6. 在試用期間評估 Viva Topics 特性和功能。
  7. 轉換為生產環境部署的 Viva Topics

步驟 1：註冊 Viva Topics 試用版

在傳統 SharePoint 上擁有新式 SharePoint 或新式 SharePoint 頁面之後，請註冊並設定 Viva Topics。 您必須是 Microsoft 365 全域管理員、計費管理員或知識管理員，才能啟用每個 Microsoft 365 租使用者一次的 Viva Topics 試用版。

您可以從 Microsoft Viva Topics 產品頁面或從 Microsoft 365 系統管理中心 註冊試用版。

注意事項

  • 試用版必須新增到現有的租用戶，或是從 E3 或 E5 授權產生。
  • Microsoft 合作夥伴可能會提供延伸試用版。

針對此訓練，我們將會使用 Microsoft 365 系統管理中心。

  1. 登入 Microsoft 365 系統管理中心
  2. 移至 帳單 > 購買服務。
  3. 選取 [ 附加元件] 索引標籤 。
  4. 在 [主題體驗] 磚上，選取 [詳細資料]。
  5. 選 取 [開始免費試用]。
  6. 請遵循精靈中的指示以註冊並確認您的試用版

步驟 2：蒐集您的組態資訊

完成安裝精靈時，您需要下列項目：

  • 要包含或排除的網站清單 (如果不包含所有網站以進行主題探索)
  • 主題檢視者的安全性群組 (如果不允許所有使用者檢視主題)
  • 主題參與者的安全性群組 (如果不允許所有使用者建立及編輯主題)
  • 主題知識管理員的安全性群組 (如果不允許所有使用者管理主題)
  • 使用敏感度標籤從主題探索中排除的敏感性主題清單
  • 主題中心網站的名稱

步驟 3：為您的組織設定 Viva Topics

在您的 Microsoft 365 系統管理中心 中，選取 [設定]。 向下卷動並選擇 [使用 Viva Topics 將人員連線到知識。

  1. 選取 [開始使用]。
  2. 選 取 [主題探索 ]，並設定您要包含的SharePoint網站。
  3. 選 取 [主題許可權 ]，以設定您想要查看主題的使用者。
  4. 選 取 [主題中心 ] 以建立主題中心。
  5. 選取 [完成]。

設定 Viva Topics 之後，您隨時可以回來變更設定。 下列影片示範如何設定 Viva Topics 的步驟。

步驟 4：規劃 Viva Topics 策略

規劃是完成 Viva Topics的有效試用版不可或缺的。 由於試用版的限時本質，此期間必須包含探索主題和探索主題品質、管理和使用者體驗。

探索主題

在試用期間，主題探索有兩種高階策略：

  1. 在 SharePoint Online 中針對所有內容或大部分內容編製索引：

    • 大型租用戶可能需要兩週或更久的時間才能完整編製索引。 雖然主題會在此期間增量產生，但是完整編製索引最多可能會耗用試用期的一半。
    • 對於擁有大量資料 (可能數以萬計) 的租用戶來說，可能會有許多主題。

  2. 識別要編製索引的 SharePoint 網站子集。

在這些策略之間選擇是以下項目的平衡：

  • 有足夠的資料以便產生有意義的主題。 主題中的 AI 經過調整，可處理大型資料集，對於超過 10,000 份文件的資料集很理想。
  • 在試用期間未產生太多主題，因此在可用時間的評估非常大量。

對大多數客戶來說，第二個策略會提供最佳結果，原因如下：

  • 由於 AI 所需的檔數目，建議您在生產租用戶上執行 Viva Topics 試用版和概念證明 (計算機) 。
  • 這段期間不會影響租用戶的效能，只有擁有試用版授權的使用者才能獲得使用者體驗。

評估使用者體驗

以下是試用版中包含的使用者體驗 (按角色)：

角色 活動
知識管理員 - 控制主題的生命週期階段。
- 確認和移除主題。
- 擔任主題參與者的社群管理員。
主題參與者 內容主題專家 (SME)：
- 評估 AI 定義內容的品質。
- 使用更多內容來策劃探索的主題。
- 建立更多 AI 未探索的主題。
主題檢視者 - 透過頁面重點項目和搜尋來檢視主題。
- 提供檢視者可看見主題價值的意見反應。

定義預期的主題

記錄您對於 AI 將會產生哪些主題的期望非常有用，即使這只是根據假設。 為可輕易識別 SME 的已定義 SharePoint 網站子集編製索引時，這是最輕鬆完成的項目。

擁有記載的清單可協助您：

  • 請檢閱 AI 產生主題的清單，這些主題可能大於您的預期。
  • 了解哪些主題可能需要手動建立，或是針對策劃列為優先。

在成功部署或概念證明中，您一律需要混合使用 AI 定義和人為建立的主題， (PoC) Viva Topics。

步驟 5：啟用 Viva Topics 試用版

現在您已準備好啟用您的試用版。 這包括將授權指派給相關使用者，以及執行額外的 Microsoft Viva Topics 設定。

啟用試用版之後，主題探索程序就會開始。

步驟 6：評估您的 Viva Topics 試用版

為了獲得最佳結果，請使用試用期來評估兩個元件 Viva Topics：

  • AI 建議的主題和主題內容
  • 使用者體驗，在新式 SharePoint 頁面和 Microsoft 搜尋中呈現主題卡片

思考一下下列項目：

  • 若要 Viva Topics 提供最大價值，主題內容必須是 AI 定義內容和人類策劃內容的組合。
  • 所有使用者體驗都經過權限調整 (包括在 [管理主題] 頁面上的知識管理員檢視)。 使用者只有在具有權限可以檢視用來產生主題的一些資源時，才能看到主題。 這也表示使用者可能會在相同主題頁面上看到不同的內容
  • 您可能會在 [管理主題] 頁面上看到具有相同名稱的主題。 這些不一定是重複；可能是因為資料中的多個內容使用單一詞彙。 例如，兩個不同專案使用相同專案名稱。

步驟 7：轉換為生產環境部署 Viva Topics

您可以將 Viva Topics 的試用版部署轉換成生產環境部署。 若要這樣做，請購買所需的授權數量，並將其指派給使用者。 試用期結束時沒有完整授權的試用版用戶將無法存取任何 Viva Topics 體驗。 Viva Topics 是附加元件，可供選取的 Microsoft 365 帳戶使用。

若要轉換試用版，請前往您的 Microsoft 365 帳戶。 選取 [主題體驗]，然後向下捲動至 [主題體驗]。 選取 [檢視 Viva Topics 設定詳細數據]，以繼續為您的組織設定 Viva Topics。

接下來，使用建議的推出策略來準備 Viva Topics，以鼓勵用戶採用並最大化成功。 有兩個建議的推出策略，可以鼓勵使用者採用並且讓成功最大化：

  • 完全群眾外包模型，組織中的每個人都可以新增和編輯主題。
  • 授權模型，由一組人員負責新增和編輯主題。 他們可以依賴其他人，但本身就是負責這項工作的人。 在此模型中，其他所有人只是消費者，可以在字詞庫中檢視 Viva Topics。

最後，使用最佳做法來建立安全性和隱私權設定來保護您的組織。 您可以在 Viva Topics 技術連結庫中找到這些最佳做法的相關信息。