說明 Microsoft Teams 中的保留

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Teams 是一個解決方案，其內容存放在不同的 Microsoft 365 服務和 Azure 子系統上，以提供立即訊息、對話和呼叫功能。 因此，Teams 的保留運作方式取決於要保留或刪除的內容類型：

  • 您可以使用 Teams 的保留原則來保留和刪除項目：聊天訊息和頻道訊息，包括內嵌影像、資料表、超文字連結，以及其他 Teams 訊息和檔案的連結。 聊天訊息包括聊天中所有人員的名稱，而頻道訊息包括小組名稱和訊息標題 (如已提供)。

  • 私人頻道中的 Teams 訊息不包含在 Teams 頻道的保留原則中，如果您想要保留私人頻道訊息，則只需要為私人頻道訊息建立指定的保留原則。 您無法為一般和私人頻道訊息建立保留原則。

  • 不包含其他人以表情符號形式表示的反應。

  • 您與 Teams 一起使用的電子郵件和檔案並未包括於 Teams 的保留原則中。 這些項目需要針對 Exchange 位置設定個別的保留原則，以保護群組信箱。

  • 共用頻道只會受限於原始租用戶的保留。 共用頻道中的訊息會儲存在信箱的隱藏資料夾中，此資料夾是在頻道的建立者租用戶中特別針對此目的所建立。 不同於私人頻道訊息，這些共用頻道會從父頻道繼承保留設定，而且不需要指定的保留原則。

具有 Teams 位置的保留原則可以在 Teams 中保留聊天和頻道訊息，其是從 Azure Cosmos DB 中的原始儲存位置內嵌到群組信箱中的隱藏資料夾。 若要保留其他已傳送到 Teams 保留原則 (具有 Exchange 位置) 的電子郵件訊息，需要提供範圍內的群組信箱。

提示

請務必了解要將 Teams 的各種內容存放於何處，以建立正確的保留原則。 使用保留標籤時，已加上標籤的元素儲存位置並不重要。

Teams 保留功能

針對聊天和頻道訊息設定保留原則之後，Exchange 服務的計時器作業會定期評估這些 Teams 訊息存放所在之隱藏資料夾中的項目。 計時器作業最多需要執行七天。 當這些項目的保留期間過期時，會將其移至 [SubstrateHolds] 資料夾，這是另一個存在於每個使用者或群組信箱中，用於在永久刪除項目之前儲存「虛刪除」項目的隱藏資料夾。

針對聊天和頻道訊息設定保留原則之後，內容所採用的路徑取決於保留原則是否為保留然後刪除、僅保留或僅刪除。

retention period processing for Teams channel chats.

下表概要說明適用於 Teams 的保留原則保留或移除內容的不同方式：

Step (1) 如果使用者在保留期間內編輯或刪除聊天或頻道訊息… (2) 如果在保留期間內未刪除聊天或頻道訊息…
保留和刪除 原始訊息會複製 (如果已編輯) 或移動 (如果已刪除) 至 SubstrateHolds 資料夾。 訊息會儲存在該處至少一天。 當保留期間到期時，系統會在下次計時器作業執行時永久刪除該訊息。 訊息會在保留期間到期後的七天內移至 SubstrateHolds 資料夾，並保留在該處至少一天，然後系統會在下次計時器作業執行時永久刪除該訊息。
僅保留 原始訊息的複本會在 SubstrateHolds 資料夾中建立，並保留在該處至少一天。 如果保留原則設定為永久保留，項目會保留在 SubstrateHolds 資料夾中。 如果保留原則具有結束日期且到期，則系統會在下一次計時器作業執行時永久刪除訊息。 保留期間之前和之後不會發生任何事；訊息會保留於其原始位置。
僅刪除 在保留期間結束時，訊息會移至 [SubstrateHolds] 資料夾。 訊息會保留在該處至少一天，而系統會在下次計時器作業執行時永久刪除該訊息。 訊息會在保留期間到期後的七天內移至 SubstrateHolds 資料夾，並保留在該處至少一天，然後系統會在下次計時器作業執行時永久刪除該訊息。

針對聊天和頻道訊息設定保留原則之後，Exchange 服務的計時器作業會定期評估這些 Teams 訊息儲存所在隱藏信箱資料夾中的項目。 計時器作業通常需要 1-7 天的執行時間。

重要考量

因為 Teams 儲存位置很複雜，所以在設定 Teams 的保留原則時，還有數個其他考量：

  • 頻道會議訊息的儲存方式與頻道訊息相同，而且需要 Teams 頻道訊息位置，才能予以保留。

  • 臨時和排定的會議訊息會以與群組聊天訊息相同的方式儲存，因此針對此資料，請在您設定保留原則時選取 Teams 聊天位置。

  • 對於貴組織所主持會議中的來賓使用者，來自會議的任何訊息都會儲存在使用者信箱中，以及授與來賓帳戶的陰影信箱中。 陰影信箱不支援保留原則，但可以將其報告為包含在「全組織」保留原則中。

  • 針對使用另一個 Microsoft 365 組織帳戶加入的外部使用者，您的保留原則無法刪除此使用者的訊息，因為這些訊息儲存於該使用者在另一個租用戶中的信箱。

也請務必了解當使用者離開組織時，使用者的資料會發生什麼事：

文件與檔案 聊天訊息 頻道訊息
因為儲存在小組中的檔案和文件位於 SharePoint Online 網站上，所以適用於 SharePoint Online 和 OneDrive 的行為同樣適用於這些檔案和文件。 如果使用者離開組織，且系統將相對應的帳戶刪除，則受限於保留的聊天訊息會存放在非使用中的信箱中。 聊天訊息仍受限於使用者在其信箱變成非使用中之前所制定的任何保留原則，而且其內容可供電子文件探索搜尋使用。 使用者張貼的頻道訊息會存放在 Azure 資料庫和小組的信箱中。 當使用者離開組織時，其資料不會受到影響。