建立電子文件探索保留

3 分鐘

組織可以使用 Microsoft Purview 電子文件探索 (標準版) 案例來建立保留。保留會保留與案例可能相關的內容。例如，您可以對下列項目設定保留：

案例中您要調查的人員的 Exchange 信箱和商務用 OneDrive 帳戶。
與 Microsoft Teams、Microsoft 365 群組和 Yammer 群組相關聯的信箱和網站。

注意事項

組織建立電子文件探索保留之後，保留最多可能需要 24 小時才能生效。

當組織對內容位置設定保留，會保留內容直到組織：

從保留移除內容位置。
刪除保留。

當組織建立保留，它會有下列選項，可限制保留於指定內容位置中的內容範圍：

建立無限期的保留，其中會對指定位置的所有內容放置保留。或者，您可以建立查詢式保留，其中只會對指定位置中符合搜尋查詢的內容設定保留。
指定日期範圍，以只保留該日期範圍內傳送、接收或建立的內容。或者，您可以將所有內容保留於指定的位置，無論內容在何時傳送、接收或建立。

如何建立電子文件探索保留

完成下列步驟，以建立與電子文件探索 (標準版) 案例相關聯的電子文件探索保留：

在 Microsoft Purview 合規性入口網站上，選取功能窗格上的 [電子文件探索]。在 [電子文件探索] 群組中，選取 [標準]。
在 [電子文件探索 (標準版)] 頁面上，選取要建立保留案例的名稱。
在案例的詳細資料視窗中，預設會顯示 [常用] 索引標籤。選取 [保留] 索引標籤。
在 [保留] 索引標籤上，選取 [+建立]。這樣做會初始化 [新增保留] 精靈。
在 [新增保留] 精靈中，於 [命名您的保留] 頁面上，輸入保留的名稱。選擇性地新增 [描述]，然後選取 [下一步]。保留名稱在組織中必須是唯一的。
在 [選擇位置] 頁面上，選取要設定保留的內容位置。您可以保留信箱、網站和公用資料夾。
1. Exchange 信箱。將開關設定為 [開啟]，然後選取 [選擇使用者、群組或團隊] 以指定要設定保留的信箱。使用搜尋方塊來尋找使用者信箱及通訊群組 (以在群組成員的信箱上設定保存措施) 以設定保存措施。您也可以對 Microsoft Teams、Microsoft 365 群組和 Yammer 群組的相關聯信箱設定保留。如需對信箱設定保留時，所保留應用程式資料的詳細資訊，請參閱電子文件探索信箱中儲存的內容。
2. SharePoint 網站。將開關設定為 [開啟]，然後選取 [選擇網站] 以指定要設定保留的 SharePoint 網站和 OneDrive 帳戶。針對您想要設定保存措施的每個網站，輸入其 URL。您也可以新增 Microsoft Teams、Microsoft 365 群組或 Yammer 群組的 SharePoint 網站 URL。
3. Exchange 公用資料夾。將開關設定為 [開啟]，以保留 Exchange Online 組織的所有公用資料夾。無法選擇保存特定公用資料夾。如果您不想對公用資料夾放置保留，請讓切換開關保持關閉。
重要事項

將 Exchange 信箱或 SharePoint 網站新增至保留時，您必須明確地將至少一個內容位置新增至保留。換句話說，如果您將信箱或網站的切換設定為開啟，則必須選取要新增至保留的特定信箱或網站。否則，將會建立電子文件探索保留，但不會將信箱或網站新增至保留。
當您完成將位置新增到保留措施後，請選取 [下一步]。
在 [查詢] 頁面上，使用關鍵字或條件來建立查詢式保留。若要執行此動作，請完成以下步驟。
1. 在 [關鍵字] 下方的方塊中，輸入查詢，只保留符合查詢準則的內容。您可以指定關鍵字、電子郵件訊息內容或網站內容，例如檔案名稱。您也可以使用內含布林運算子，較為複雜的查詢，例如 AND、OR 或 NOT。
2. 選取 [+新增條件] 以新增一或多個條件，以縮小保留的查詢範圍。每個條件會將一個子句新增至 KQL 搜尋查詢，其會在您建立保留時建立並執行。例如，您可以指定日期範圍，以保留在日期範圍內建立的電子郵件或網站文件。條件會以邏輯方式連接到關鍵字查詢 (在 [關鍵字] 方塊中指定) 和其他由 AND 運算子設定的條件。透過這麼做，項目必須同時滿足關鍵字查詢與條件，才能保留。
如需建立搜尋查詢和使用條件的詳細資訊，請參閱電子文件探索的關鍵字查詢和搜尋條件。
在設定查詢式保留措施之後，選取 [下一步]。
在 [檢閱您的設定] 頁面上，驗證設定是否正確。選取適當的 [編輯] 選項以編輯需要修改的任何設定。所有設定都正確之後，選取 [提交]。

注意事項

建立查詢式保留時，來自所選取位置的所有內容最初會設定保留。建立保留之後，與指定查詢不符的任何內容，將每 7 到 14 天從保留中清除。不過，如果對內容位置套用超過五個任何類型的保留，或如果任何項目有索引問題，查詢式保留將不會清除內容。

對網站設定的查詢式保留

組織對位於 SharePoint 網站的文件設定查詢式電子文件探索保留時，應該記住下列考量：

移除保留後保留內容。查詢式保留一開始會將網站中的所有文件在刪除後保留一小段時間。這表示刪除文件時，即使文件不符合查詢式保留的準則，文件也會移至文件保留庫。不過，不符合查詢式保留的已刪除文件，會由處理文件保留庫的計時器工作移除。計時器工作會定期執行。它會將文件保留庫中的所有文件與組織的查詢式電子文件探索保留 (以及其他類型的保留和保留原則) 比較。計時器工作會刪除不符合查詢式保留的文件，但會保留符合的文件。
避免目標式保留。查詢式保留不應用來執行目標式保留。例如，將文件保留於特定資料夾或網站，或是使用其他位置式保留準則。這麼做可能會產生非預期的結果。建議組織使用非位置式保留準則，例如關鍵字、日期範圍或其他文件屬性來保留網站文件。

電子文件探索保留上的搜尋位置

組織在電子文件探索 (標準版) 案例中搜尋內容時，可以快速設定搜尋，以只搜尋已設定與案例相關聯保留的內容位置。

選取 [保留的位置] 選項以搜尋已設定保留的所有內容位置。如果案例包含多個電子文件探索保留，選取此選項時，將會搜尋來自所有保留的內容位置。

此外，如果對內容位置設定查詢式保留，則執行搜尋時只會搜尋符合保留查詢的項目。換句話說，只有同時符合保留準則和搜尋準則的內容會隨著搜尋結果傳回。例如，如果對使用者設定查詢式案例保留，保留特定日期之前傳送或建立的項目，則只會搜尋這些項目。此結果是透過使用 AND 運算子連接案例保留查詢與搜尋查詢來完成。

在下列情況下，組織在搜尋電子文件探索保留上的位置時，應該記住下列建議：

內容位置是相同案例中多個保留的一部分。在此情況下，當您使用所有案例內容選項搜尋該內容位置時，保留查詢會使用 OR 運算子合併。同樣地，如果內容位置是兩個不同保留的一部分，其中一個為查詢式，另一個為無限保留 (對所有內容設定保留)，則由於無限保留，將會搜尋所有內容。
已將搜尋設定為搜尋保留位置，然後您透過新增或移除位置，或變更保留查詢來變更案例中的電子文件探索保留。在此案例中，搜尋設定會隨著這些變更而更新。不過，您必須在保留變更後重新執行搜尋，以更新搜尋結果。
在電子文件探索案例中的單一位置上設定多個電子文件探索保留，而您選取搜尋保留位置。在此情況下，該搜尋查詢的關鍵字數目上限為 500。為什麼？因為搜尋會使用 OR 運算子合併所有查詢式保留。如果合併的保留查詢和搜尋查詢中有超過 500 個關鍵字，則會搜尋信箱中所有的內容，而不只是符合查詢型案例保留的內容。
電子文件探索保留的狀態為開啟 (擱置中)。在此情況中，您仍然可以在保留開啟時搜尋保留位置。

從電子文件探索保留移除內容位置

從電子文件探索保留中移除信箱、SharePoint 網站或 OneDrive 帳戶之後，會套用延遲保留。如此一來，保留的實際移除會延遲 30 天，以防止從內容位置永久刪除 (清除) 資料。此延遲讓系統管理員有機會搜尋或復原移除電子文件探索保留後將清除的內容。

延遲保留對信箱和網站的運作方式細節並不相同。

信箱。下一次受管理的資料夾助理員處理信箱並偵測到已移除電子文件探索保留時，會對信箱放置延遲保留。具體來說，當受管理的資料夾助理員將下列其中一個信箱屬性設定為 True 時，會對信箱套用延遲保留：
- DelayHoldApplied。此屬性會套用至儲存在使用者信箱中的電子郵件相關內容 (由使用 Outlook 和 Outlook 網頁版使用者產生)。
- DelayReleaseHoldApplied。此屬性會套用至儲存在使用者信箱中的雲端式內容 (由 Microsoft Teams、Microsoft Forms 和 Microsoft Yammer 等非 Outlook 應用程式產生)。 Microsoft 應用程式產生的雲端資料通常會儲存在使用者信箱的隱藏資料夾中。
對信箱設定延遲保留時 (當先前的任一屬性設定為 True)，信箱仍會被視為處於無限期保留，就像信箱處於訴訟資料暫留。 30 天後，該延遲保留會到期。屆時，Microsoft 365 會自動嘗試移除延遲保留 (將 DelayHoldApplied 或 DelayReleaseHoldApplied 屬性設定為 False)，以便移除該保留。其中一個屬性設定為 False 之後，下次受管理的資料夾助理員處理信箱時，會清除標示為移除的對應項目。

如需詳細資訊，請參閱管理延遲保留信箱。
SharePoint 和 OneDrive 網站。從電子文件探索保留移除網站後的 30 天延遲保留期間，不會將保留在保留文件庫中的任何 SharePoint 或 OneDrive 內容刪除。此程序類似於從保留原則釋出網站時會發生的情況。此外，在 30 天的延遲保留期間，您也無法手動刪除文件保留庫中的此內容。

如需詳細資訊，請參閱釋出保留原則。

關閉電子文件探索 (標準版) 案例時，也會對保留的內容位置套用延遲保留。為什麼？因為案例關閉時，會關閉保留。

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