在案例中搜尋內容

  • 3 分鐘

在建立 Microsoft Purview 電子文件探索 (標準版) 案例並保留案例關係人之後，組織可以建立並執行一或多個搜尋，以尋找與案例相關的內容。 與電子文件探索 (標準版) 案例相關聯的搜尋不會列在 Microsoft Purview 合規性入口網站的 [內容搜尋] 頁面上。 相反地，這些搜尋會列在與搜尋相關聯之電子文件探索 (標準版) 案例的 [搜尋] 頁面上。 因此，與案例相關聯的搜尋只能由案例成員存取。

若要建立電子文件探索 (標準版) 搜尋：

  1. 在 Microsoft Purview 合規性入口網站的功能窗格中，選取 [電子文件探索]，以展開群組。 在 [電子文件探索] 群組底下，選取 [標準版]。

  2. 在 [電子文件探索 (標準版)] 頁面的功能窗格中，選取 [電子文件探索] 以展開群組。 在 [電子文件探索] 群組底下，選取 [標準版]。

  3. 在 [電子文件探索 (標準版)] 頁面的功能表列上，選取 [+建立案例]。

  4. 在 [電子文件探索 (標準版)] 頁面上，選取您希望建立關聯搜尋的案例，然後選取 [開啟案例]。

  5. 在案例的詳細資料頁面上，選取 [搜尋] 索引標籤，然後選取 [+新增搜尋]。

    將案例詳細資料頁面上的 [搜尋] 索引標籤呈現出來的螢幕擷取畫面，其中的 [新增搜尋] 選項已加上醒目提示。

  6. 在出現的 [新增搜尋] 窗格中，輸入搜尋的名稱 (必填)，並選擇性地輸入描述。 搜尋的名稱在組織中必須是唯一的。

  7. 在 [位置] 頁面上，選擇您想要搜尋的內容位置。 您可以搜尋信箱、網站與公用資料夾。

    顯示 [新增搜尋精靈] 中 [位置] 頁面的螢幕擷取畫面，其中的三個位置已加上醒目提示。

    1. Exchange 信箱。 將開關設定為 [開啟]，然後選取 [選擇使用者、群組或團隊] 以指定要設定保留的信箱。 使用搜尋方塊來尋找使用者信箱及通訊群組 (以在群組成員的信箱上設定保存措施) 以設定保存措施。 您也可以搜尋與 Microsoft Teams (針對頻道訊息)、Microsoft 365 群組和 Yammer 群組相關聯的信箱。 如需儲存在信箱中的應用程式資料詳細資訊，請參閱儲存在電子文件探索信箱中的內容 (部分機器翻譯)。

      當您選取 [選擇使用者、群組或團隊] 以指定要搜尋的信箱時，顯示的信箱選擇器是空的。 這項條件是為了提升效能而設計。 若要將收件者新增至此清單，請選取 [選擇使用者、群組或團隊]，在搜尋方塊中輸入名稱 (至少三個字元)，選取所需名稱旁邊的核取方塊，然後選取 [選擇]。

      您也可以將非使用中信箱、Microsoft Teams、Yammer 群組、Microsoft 365 群組和通訊群組新增至要搜尋的信箱清單。 不支援動態通訊群組。 如果您新增 Microsoft Teams、Yammer 群組或 Microsoft 365 群組，則會搜尋群組或團隊信箱；不會搜尋群組成員的信箱。

    2. SharePoint 網站。 將開關設定為 [開啟]，然後選取 [選擇網站] 以指定要設定保留的 SharePoint 網站和 OneDrive 帳戶。 針對您想要設定保存措施的每個網站，輸入其 URL。 您也可以新增 Microsoft Teams、Microsoft 365 群組或 Yammer 群組的 SharePoint 網站 URL。

    3. Exchange 公用資料夾。 將開關設定為 [開啟]，以保留 Exchange Online 組織的所有公用資料夾。 無法選擇保存特定公用資料夾。 如果您不想保留公用資料夾，請讓開關保持 [關閉]。

    4. 為內部部署使用者新增應用程式內容。 讓此核取方塊保持選取，以搜尋內部部署使用者的 Teams 內容。 例如，如果您要搜尋組織中的所有 Exchange 信箱，而且此核取方塊已選取，則用來儲存內部部署使用者之 Teams 聊天資料的雲端式儲存空間將會包含在搜尋範圍中。 如需詳細資訊，請參閱搜尋內部部署使用者的 Teams 聊天資料。

  8. 在 [定義搜尋條件] 頁面上，輸入關鍵字查詢，並在必要時將條件新增到搜尋查詢。

    [新增搜尋精靈] 中 [定義搜尋條件] 頁面的螢幕擷取畫面，其中的關鍵字和條件設定已加上醒目提示。

    1. 輸入關鍵字。 指定關鍵字、例如傳送和接收日期的郵件內容，或者例如檔案名稱或文件上次變更日期的文件內容。 您可以使用內含布林運算子，較為複雜的查詢，例如 AND、OR、NOT 和 NEAR。 如果將關鍵字方塊保留空白，則位於指定內容位置的所有內容都會包含在搜尋結果中。 如需詳細資訊，請參閱電子文件探索的的關鍵字查詢和搜尋條件 (部分機器翻譯)。

    2. 顯示關鍵字清單。 或者，您可以選取 [顯示關鍵字清單] 選項，然後在每一列中輸入關鍵字。 如果您這麼做，每一列的關鍵字會由功能類似於所建立之搜尋查詢中 OR 運算子的邏輯運算子 (c:s) 來連結。

      使用關鍵字清單的優點是它會呈現統計資料，顯示符合每個關鍵字的項目數。 此資訊可協助您快速識別哪些關鍵字最有效 (和最不有效)。 您也可以在一列中使用關鍵字片語 (以括號括住)。 如需關鍵字清單和搜尋統計資料的詳細資訊，請參閱取得搜尋的關鍵字統計資料。

      注意事項

      為了協助降低大量關鍵字清單造成的問題，關鍵字清單中最多只能有 20 列。

    3. 新增條件。 您可以新增搜尋條件來縮小搜尋範圍，並傳回更精簡的結果集。 每個條件會將一個子句新增到在啟動搜尋時便會建立並執行的搜尋查詢中。 條件在邏輯上會由功能類似於 AND 運算子的邏輯運算子 (c:c) 連結到關鍵字查詢 (在關鍵字方塊中指定)。 因此，要包含在結果中的項目，必須同時滿足關鍵字查詢與一或多個條件。 這個例子說明了條件如何協助您縮小搜尋結果。 有關可在搜尋查詢中使用的條件清單和描述，請參閱搜尋條件。

  9. 在 [檢閱搜尋設定] 頁面上，檢閱您為此搜尋所做的設定。 如果必須變更任何設定，請選取適當的 [編輯] 選項。 一旦所有設定都正確之後，請選取 [提交] 以開始搜尋。

在搜尋完成之後，您可以預覽搜尋結果。 如有必要，請在 [搜尋] 索引標籤上選取 [重新整理]，以顯示您所建立的搜尋。