關閉、重新開啟及刪除案例

已完成

本單元會檢查如何在 Microsoft 365 中關閉、重新開啟和刪除 Microsoft Purview 電子文件探索 (標準版) 案例。

關閉案例

當電子文件探索 (標準版) 案例支援的法律案例或調查完成時,您便可以關閉案例。 當您關閉案例時,會發生下列情況:

  • 如果案例包含任何電子文件探索保留,將會關閉該內容。 關閉保留之後,30 天的寬限期 (稱為 延遲保留) 會套用至保留中的內容位置。 此延遲有助於防止內容遭立即刪除。 它也讓系統管理員有機會在延遲保留期間到期後永久刪除內容之前,先搜尋和還原內容。 如需詳細資訊,請參閱 從電子文件探索保留移除內容位置
  • 將案例結案只會關閉與該案例相關聯的保留。 內容位置上的其他保留仍將維持不變。 例如,法務資料保留、保留原則或來自不同電子文件探索的保留 (標準版) 案例。
  • 案例仍會列在 Microsoft Purview 合規性入口網站的電子文件探索 (標準版) 頁面上。 已關閉案例的詳細資料、保留、搜尋和成員都會保留。
  • 您可以在案例關閉後加以編輯。 案例關閉後,您仍然可以新增或移除成員、建立搜尋,以及匯出搜尋結果。 作用中案例與已關閉案例的主要差異在於,案例關閉時會關閉電子文件探索保留。

組織應該執行下列步驟來關閉案例:

  1. Microsoft Purview 合規性入口網站的功能窗格中,選取 [電子文件探索],以展開群組。 在 [電子文件探索] 群組底下,選取 [標準版]

  2. [電子文件探索 (標準版)] 頁面上,選取您想要關閉之案例的名稱。

  3. 在案例的詳細資料頁面上,選取 [常用] 索引標籤上的 [關閉案例],其會出現在 [狀態] 區段下方。

    注意事項

    系統會顯示警告,指出將關閉與案例相關聯的保留。

    案例 [常用] 索引標籤的螢幕擷取畫面,其中已醒目提示 [關閉案例] 選項。

  4. 選取 [是] 以關閉案例。 案例在其 [常用] 索引標籤上的狀態會從 [作用中] 變更為 [已關閉]

  5. [電子文件探索 (標準版)] 頁面上,選取 [重新整理],以更新已關閉案例的狀態。

    注意事項

    關閉程序最多可能需要 60 分鐘才會完成。 當程序完成後,[電子文件探索 (標準版)] 頁面上案例狀態會變更為 [已關閉]

重新開啟已關閉的案例

組織應該執行下列步驟以重新開啟已關閉的案例:

  1. Microsoft Purview 合規性入口網站的功能窗格中,選取 [電子文件探索],以展開群組。 在 [電子文件探索] 群組底下,選取 [標準版]

  2. [電子文件探索 (標準版)] 頁面上,選取您想要重新開啟之案例的名稱。

  3. 在案例的詳細資料頁面上,選取 [常用] 索引標籤上的 [重新開啟案例],其會出現在 [狀態] 區段下方。

    注意事項

    系統會顯示警告,指出與案例關閉時,與案例相關聯的保留不會自動開啟。

    案例 [常用] 索引標籤的螢幕擷取畫面,其中已醒目提示 [重新開啟案例] 選項。

  4. 選取 [是] 以重新開啟案例。 案例在其 [常用] 索引標籤上的狀態會從 [已關閉] 變更為 [作用中]

  5. [電子文件探索 (標準版)] 頁面上,選取 [重新整理],以更新已重新開啟的案例的狀態。

    注意事項

    重新開啟程序最多可能需要 60 分鐘才會完成。 當程序完成後,[電子文件探索 (標準版)] 頁面上案例狀態會變更為 [作用中]

  6. (選擇性) 若要開啟與重新開啟案例相關聯的任何保留,請移至 [保留] 索引標籤,選取一個保留,然後選取 [保留詳細資料] 窗格上的 [狀態] 底下的核取方塊。

開啟先前的電子文件探索保留

當組織重新開啟已關閉的案例時,關閉案例時任何已保留的電子文件探索保留,不會自動復原。 如果組織想要恢復上述任一保留,則必須在重新開啟案例之後,手動重新開啟這些保留。 若要針對重新開啟的案例開啟電子文件探索保留,您必須執行下列步驟:

  1. 移至您重新開啟的案例中的 [保留] 索引標籤。
  2. 選取您要恢復的保留。
  3. 在顯示的保留詳細資料窗格上,將 [狀態] 設定切換為 [開啟]

刪除案例

組織也可以刪除作用中和已關閉的電子文件探索 (標準版) 案例。 當組織刪除案例時,會刪除案例中的所有搜尋和匯出。 系統會從 Microsoft Purview 合規性入口網站的 [電子文件探索 (標準版)] 頁面上的案例清單中移除該案例。

警告

您無法重新開啟已刪除的案例。

您必須先刪除與案例相關聯的所有電子文件探索保留,才能刪除案例 (無論是作用中或已關閉案例) 。 這包括刪除狀態為 [關閉] 的保留。

組織應該執行下列步驟以刪除電子文件探索保留:

  1. 移至您想刪除的案例中的 [保留] 索引標籤。
  2. 選取您想要刪除的保留。
  3. 在出現的 [詳細資料] 窗格中,選取 [刪除]

執行下列步驟來刪除案例:

  1. Microsoft Purview 合規性入口網站的功能窗格中,選取 [電子文件探索],以展開群組。 在 [電子文件探索] 群組底下,選取 [標準版]

  2. [電子文件探索 (標準版)] 頁面上,選取您想要刪除之案例的名稱。

  3. 在案例的詳細資料頁面上,選取 [常用] 索引標籤上的 [刪除案例],其會出現在 [狀態] 區段下方。

    案例 [常用] 索引標籤的螢幕擷取畫面,其中已醒目提示 [刪除案例] 選項。

重要事項

如果您嘗試刪除的案例仍然包含電子文件探索保留,您會收到錯誤訊息。 您必須刪除與案例相關聯的所有保留,然後再次嘗試刪除案例。