探索 Microsoft Purview 電子文件探索解決方案
電子搜索 (eDiscovery) 是識別與傳遞電子資訊的程序，而且此類資訊可在法律案件中做為呈堂證據。 組織可以使用 Microsoft Purview 中的電子文件探索工具來搜尋以下位置的內容：
- Exchange Online
- 商務用 OneDrive
- SharePoint Online
- Microsoft Teams
- Microsoft 365 群組
- Yammer 小組。
組織可以在相同的電子文件探索搜尋中搜尋信箱和網站。 然後可以將搜尋結果匯出。 Microsoft Purview 電子文件探索 (標準版) 案例可以識別、保留及匯出在信箱和網站中找到的內容。 如果組織擁有 Office 365 E5 或 Microsoft 365 E5 訂閱 (或相關的 E5 附加元件訂閱)，則可以使用 Microsoft 365 中功能豐富的 Microsoft Purview 電子文件探索 (進階版) 解決方案，以進一步管理監管人和分析內容。
電子文件探索解決方案
Microsoft Purview 提供三種電子文件探索解決方案：內容搜尋、電子文件探索 (標準版) 和電子文件探索 (進階版)。
- 內容搜尋。 內容搜尋工具可用來搜尋各 Microsoft 365 資料來源中的內容。 然後可以將搜尋結果匯出至本機電腦。
- 電子文件探索 (標準版)。 電子文件探索 (標準版) 以內容搜尋的基本搜尋和匯出功能為建置基礎。 它可讓組織建立電子文件探索案例，並將電子文件探索管理員指派給特定案例來實現此目標。 電子文件探索管理員只能存取其為成員的案例。 電子文件探索 (標準版) 也可讓組織將搜尋和匯出與案例建立關聯。 它也可讓組織對與案例相關的內容位置設定電子文件探索保留。
- 電子文件探索 (進階版)。 進階電子文件探索工具建置在電子文件探索 (標準版) 中現有的案例管理、保留、搜尋和匯出功能上。 電子文件探索 (進階版) 提供端對端工作流程，可讓您識別、保留、收集、檢閱、分析及匯出可回應您組織的內部及外部調查的內容。 它可讓法務小組管理監管人和法務保存通知工作流程，以與涉及案例的監管人通訊。 它也可讓組織從即時服務收集資料並複製到檢閱集。 在那裡，組織可以篩選、搜尋和標記內容，以剔除非相關內容，不執行進一步檢閱。 如此一來，組織的工作流程就可以識別並專注於最相關的內容。 電子文件探索 (進階版) 提供分析和機器學習型預測性編碼模型。 這些功能可讓組織進一步將調查範圍縮小到最相關的內容。
主要功能比較
下表比較內容搜尋、電子文件探索 (標準版) 和電子文件探索 (進階版) 中提供的主要功能。
| 功能 | 內容搜尋 | 電子文件探索 (標準) | 電子文件探索 (進階版) |
|---|---|---|---|
| 搜尋內容 | X | X | X |
| 關鍵字查詢與搜尋條件 | X | X | X |
| 搜尋統計資料 | X | X | X |
| 匯出搜尋結果 | X | X | X |
| 角色型權限 | X | X | X |
| 案例管理 | X | X | |
| 對內容位置設定法務保存措施 | X | X | |
| 監管人管理 | X | ||
| 法務保存措施通知 | X | ||
| 進階索引 | X | ||
| 錯誤補救 | X | ||
| 檢閱集 | X | ||
| 支援雲端附件和 SharePoint 版本 | X | ||
| 光學字元辨識 | X | ||
| 交談執行緒 | X | ||
| 集合統計資料和報告 | X | ||
| 檢閱集篩選 | X | ||
| 標記 | X | ||
| 分析 | X | ||
| 預測性編碼模型 | X | ||
| 計算的文件中繼資料 | X | ||
| 長時間執行工作的透明度 | X | ||
| 匯出至客戶擁有的 Azure 儲存體位置 | X |
下列清單提供每個電子文件探索功能的描述：
- 搜尋內容。 搜尋儲存在 Exchange 信箱、商務用 OneDrive 帳戶、SharePoint 網站、Microsoft Teams、Microsoft 365 群組和 Yammer Teams 中的內容。 搜尋也可以包含其他 Microsoft 365 應用程式所產生的內容，這些應用程式會將資料儲存在信箱和網站中。
- 關鍵字查詢和搜尋條件。 建立 KQL 關鍵字搜尋查詢，以搜尋符合查詢準則的內容。 也可以包含條件以縮小搜尋範圍。
- 搜尋統計資料。 組織執行搜尋之後，就可以檢視估計搜尋結果的統計資料。 例如，符合搜尋準則的項目數目和大小總計。 其他統計資料包括包含搜尋結果的熱門內容位置，以及符合搜尋查詢不同部分的項目數目。
- 匯出搜尋結果。 在兩個步驟的程序中，將搜尋結果匯出至組織的本機電腦。 當組織匯出搜尋結果時，項目會從其在 Microsoft 365 中的原始內容位置複製到 Microsoft 提供的 Azure 儲存體位置。 然後可以將項目下載到本機電腦。
- 角色型權限。 使用角色型存取控制權限來控制不同使用者可以完成的電子文件探索相關工作。 組織可以使用內建的電子文件探索相關角色群組，或建立可指派特定電子文件探索權限的自訂角色群組。
- 案例管理。 電子文件探索 (標準版) 和電子文件探索 (進階版) 中的電子文件探索案例，可讓組織將特定搜尋和匯出與特定調查建立關聯。 也可以指派成員給案例，以控制誰可以存取案例並檢視案例的內容。
- 對內容位置設定法務保存措施。 對案例的內容位置設定法務保存措施，以保留與調查相關的內容。 此功能可讓組織保護以電子方式儲存的資訊，避免在調查期間不慎 (或刻意) 刪除。
- 監管人管理。 管理在案例中被識別為關係人的人員 (稱為監管人)。 組織也可以管理可能未與監管人相關聯的其他資料來源。 當組織將監管人和非監管資料來源新增至案例時，它可以：
- 對這些資料來源設定法務保存措施。
- 使用法務保存措施通知程序與監管人溝通。
- 搜尋監管人和非監管資料來源，以收集與案例相關的內容。
- 法務保存措施通知。 管理與案例監管人溝通的程序。 法務保存措施通知會指示監管人保留與案例相關的內容。 組織可以追蹤監管人已接收、讀取和認可的通知。 電子文件探索 (進階版) 中的溝通工作流程可讓組織在監管人無法認可保留通知時建立和傳送初始通知、提醒和呈報。
- 進階索引。 此程序可對與案例相關聯的目前位置重新建立索引。 當組織將監管人和非監管資料來源新增至案例時發生。 因此，當組織收集資料以進行調查時，會重新處理任何被視為已部分建立索引的內容，使其完全可搜尋。
- 錯誤補救。 此程序可用來修正處理錯誤。 它可讓組織修正會防止電子文件探索 (進階版) 在進階索引期間正確處理內容的資料問題。 例如，由於檔案已鎖定或加密，因此無法處理受密碼保護的檔案。 組織可以使用錯誤補救來：
- 下載發生錯誤的檔案。
- 移除密碼保護。
- 上傳補救的檔案。
- 檢閱集。 將相關的資料新增至檢閱集。 檢閱集是 Microsoft 在 Microsoft 雲端中提供的安全 Azure 儲存體位置。 組織將資料新增至檢閱集時，收集的項目會從其原始內容位置複製到檢閱集。 檢閱集：
- 提供一組靜態的已知內容，可供搜尋、篩選、標記和分析。
- 可讓組織使用預測性編碼模型預測相關性。
- 可讓組織追蹤和報告要新增至集合的內容。
- 支援雲端附件和 SharePoint 版本。 組織將內容新增至檢閱集時，可以包含雲端附件或連結的檔案。 如此一來，雲端附件或連結檔案的目標檔案即會新增至檢閱集。 組織也可以將 SharePoint 文件的所有版本新增至檢閱集。
- 光學字元辨識 (OCR)。 將內容新增至檢閱集時，OCR 功能會從影像中擷取文字。 接著，它會包含影像文字並將內容新增至檢閱集。 此程序可讓組織在查詢檢閱集中的內容時搜尋影像文字。
- 交談執行緒。 將來自 Teams 和 Yammer 交談的聊天訊息新增至檢閱集時，組織可以收集整個交談執行緒。 因此，包含符合集合準則項目的整個聊天交談即會新增至檢閱集。 此程序可讓組織檢閱來回交談的內容中的聊天項目。
- 集合統計資料和報告。 組織建立草稿集合或將集合認可至檢閱集之後，就可以在擷取的項目上檢視豐富的統計資料集，例如包含符合搜尋準則的大部分項目的內容位置，以及搜尋查詢所傳回的項目數目。 組織也可以預覽結果的子集。
- 檢閱集篩選。 將內容新增至檢閱集之後，組織可以套用篩選，以僅顯示符合其篩選準則的項目集。 然後，它可以將篩選集儲存為查詢，以快速重新套用儲存的篩選。 檢閱集篩選和儲存的查詢可協助組織快速剔除內容至與其調查最相關的項目。
- 標記。 標記也可協助組織剔除非相關的內容，並識別最相關的內容。 專家、律師或其他使用者在檢閱檢閱集內的內容時，可以使用標籤來擷取他們對於該內容的意見。 例如，如果目的是要揀選不必要的內容，使用者可以使用「沒有回應」之類的標籤來標記文件。 在內容經過檢閱並標記之後，可以建立一個檢閱集查詢，以排除任何標記為「沒有回應」的內容。 此程序會將沒有回應的內容從電子文件探索工作流程的後續步驟中排除。
- 分析。 電子文件探索 (進階版) 提供分析檢閱集文件的工具，可協助組織以一致的方式組織文件，並減少要檢閱的文件數量。 下列分析功能可協助讓組織的檢閱程序更有效率，使得檢閱者可以檢閱一小部分的已收集文件：
- 近似重複項偵測。 將用字類似的文件群組在一起，協助組織使其檢閱程序更有效率。
- 電子郵件執行緒。 識別在電子郵件執行緒中提供交談完整內容的特定電子郵件訊息。
- 主題。 分析檢閱集中的文件，以識別可能的話題。 如果識別出話題，則會將話題指派給文件。 此程序可讓組織篩選具有相關話題的文件。
- 預測性編碼模型。 使用預測性編碼模型，將大量案例內容減少並剔除至一組可優先檢閱的相關項目。 當組織建立並定型其自己的預測性編碼模型，以協助組織排定檢閱集中最相關項目的優先順序時，此程序即完成。 系統會使用定型將預測分數套用至檢閱集中的每一個項目。 因此，組織可以根據預測分數篩選項目，這可讓組織先檢閱最相關 (或非相關的) 項目。
- 計算的文件中繼資料。 許多電子文件探索 (進階版) 功能，例如進階索引、交談執行緒、分析和預測性編碼，都會新增中繼資料屬性至檢閱集文件。 此中繼資料包含特定功能執行的函數的相關資訊。 當組織檢閱文件，可以篩選中繼資料屬性，以顯示符合其篩選準則的文件。 匯出檢閱集文件之後，可以將此中繼資料匯入第三方檢閱應用程式。
- 長時間執行工作的透明度。 電子文件探索 (進階版) 中的工作通常是由使用者動作觸發的長時間執行程序。 如果組織必須將問題呈報給 Microsoft 支援服務，可以追蹤這些工作的狀態並取得支援資訊。 範例包含：
- 將監管人新增至案例。
- 將內容新增至檢閱集。
- 執行分析。
- 定型預測性編碼模型。
- 匯出至客戶擁有的 Azure 儲存體位置。 當組織從檢閱集匯出文件，可以將文件匯出至組織管理的 Azure 儲存體帳戶。 此外，電子文件探索 (進階版) 可讓組織自訂要匯出的資料。 此資料包含：
- 檔案中繼資料
- 原生檔案
- 文字檔
- 標記
- 修訂的文件已儲存至 PDF 檔案
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