匯出搜尋結果和搜尋報告

8 分鐘

組織成功執行內容搜尋之後，即可將搜尋結果匯出至本機電腦。當您匯出電子郵件結果時，其會以 PST 檔案下載到您的電腦。當您從 SharePoint 和商務用 OneDrive 網站匯出內容時，會匯出原生 Office 文件的複本。匯出的搜尋結果包含其他文件和報告。

匯出內容搜尋結果

匯出內容搜尋的結果牽涉到準備結果，然後將其下載到本機電腦。匯出搜尋結果的這些步驟也適用於匯出與 Microsoft Purview 電子文件探索 (標準版) 案例相關聯的搜尋結果。

匯出搜尋結果的必要條件

使用者若要匯出搜尋結果，必須在 Microsoft Purview 合規性入口網站中獲指派匯出管理角色。此角色會指派給內建電子文件探索管理員角色群組。依預設，不會將此角色指派給組織管理角色群組。如需詳細資訊，請參閱指派電子文件探索權限。
用來匯出搜尋結果的電腦必須符合下列系統需求：
- 最新版本的 Windows (32 位元或 64 位元)
- Microsoft .NET Framework 4.7 或更新版本
Microsoft Edge 必須用來執行電子文件探索匯出工具。不再支援使用 Internet Explorer 11 匯出搜尋結果。

警告

由於最近對 Microsoft Edge 所做的變更，預設不會再啟用 ClickOnce 支援。如需在 Microsoft Edge 中啟用 ClickOnce 支援的指示，請參閱在 Microsoft Edge 中使用電子文件探索匯出工具。此外，Microsoft 不會為 ClickOnce 應用程式製造第三方擴充功能或附加元件。不支援使用不受支援的瀏覽器搭配第三方擴充功能或附加元件來匯出搜尋結果。
當組織匯出搜尋結果時，資料會暫時儲存在 Microsoft 雲端中由 Microsoft 提供的 Azure 儲存位置，然後再下載到本機電腦。組織應該確保他們可以連線到 Azure 中的端點，也就是 *.blob.core.windows.net (萬用字元代表匯出的唯一識別碼)。搜尋結果資料會在建立後兩週從 Azure 儲存位置刪除。
如果組織使用 Proxy 伺服器與網際網路通訊，則必須在用來匯出搜尋結果的電腦上定義 Proxy 伺服器設定 (以便 Proxy 伺服器可驗證匯出工具)。若要完成此步驟，請在符合 Windows 電腦版本的位置中開啟 machine.config 檔案。
- 32 位。 %windir%\Microsoft.NET\Framework\[version]\Config\machine.config
- 64 位元。 %windir%\Microsoft.NET\Framework64\[version]\Config\machine.config
  
  將下列幾行新增至 <[設定]> 和 <[/設定]> 標籤之間的 machine.config 檔案。請務必將 ProxyServer 和連接埠取代為組織的正確值。例如，proxy01.contoso.com:80。
```
<system.net>
    <defaultProxy enabled="true" useDefaultCredentials="true">
        <proxy proxyaddress="https://ProxyServer :Port "
            usesystemdefault="False"
            bypassonlocal="True"
            autoDetect="False" />
    </defaultProxy>
</system.net>
```

其他匯出考量

規劃匯出搜尋結果時，組織也應該考慮下列項目：

步驟 2 中用來下載搜尋結果的電子文件探索匯出工具，不支援使用指令碼或執行 PowerShell Cmdlet 進行自動化。強烈建議組織不要將步驟 1 中的準備程序，或步驟 2 中的下載程序自動化。如果組織將上述任一程序自動化，則 Microsoft 支援服務在遇到問題時將不會提供協助。
建議組織將搜尋結果下載到本機電腦。若要避免公司的防火牆或 Proxy 基礎結構在下載搜尋結果時造成問題，組織應該考慮將搜尋結果下載到其網路外部的虛擬桌面。此程序也可能會減少匯出大量檔案時，Azure 資料連線中發生的逾時。如需虛擬桌面的詳細資訊，請參閱 Windows 虛擬桌面。
若要改善下載搜尋結果時的效能，請考慮將傳回大量結果的搜尋分割成較小的搜尋。例如，日期範圍可用於搜尋查詢，以傳回可更快速下載的較小結果集。
如果搜尋結果超過七天，而且您提交匯出工作，則會顯示錯誤訊息，提示您重新執行搜尋以更新搜尋結果。如果發生這種情況，請取消匯出、重新執行搜尋，然後再次啟動匯出。

步驟 1：準備匯出搜尋結果

第一個步驟是準備要匯出的搜尋結果。當您準備結果時，這些結果會上傳到 Microsoft 雲端中由 Microsoft 提供的 Azure 儲存位置。信箱和網站的內容會以每小時 2 GB 的最大速率上傳。

在 Microsoft Purview 合規性入口網站中，選取功能窗格中的 [內容搜尋]。
在 [內容搜尋] 頁面上，選取您要匯出結果的內容搜尋。
在飛出視窗頁面底部的 [動作] 功能表上，選取 [匯出結果]。 [匯出結果] 飛出視窗頁面隨即顯示。匯出內容可用的匯出選項取決於搜尋結果是否位於信箱或網站，或兩者的組合。
在 [輸出] 選項下，選擇下列其中一個選項：
- 除了格式無法辨識的項目以外，所有項目都會加密，或因為其他原因而未編制索引。 此選項只會匯出已編制索引的項目。
- 所有項目 (包括格式無法辨識的項目) 都會加密，或因其他原因而未編制索引。 此選項會匯出索引和未編制索引的項目。
- 只有格式無法辨識的項目已加密，或因其他原因而未編制索引。 此選項只會匯出未編制索引的項目。
在 [將 Exchange 內容匯出為] 底下，選擇下列其中一個選項：
- 每個信箱都有一個 PST 檔案。 針對包含搜尋結果的每個使用者信箱匯出一個 PST 檔案。來自使用者封存信箱的任何結果都會包括在相同的 PST 檔案中。此選項會從來源信箱重新產生信箱資料夾結構。
- 一個包含所有訊息的 PST 檔案。 匯出 (名為 Exchange.pst 的) 單一 PST 檔案，其包含搜尋中所包括之所有來源信箱的搜尋結果。此選項會重現每個郵件的信箱資料夾結構。
- 一個 PST 檔案，其中包含單一資料夾中的所有訊息。 將搜尋結果匯出至單一 PST 檔案，其中所有訊息都位於單一的最上層資料夾中。此選項可讓檢閱者依時間順序檢閱項目 (依傳送日期排序)，而不需要瀏覽每個項目的原始信箱資料夾結構。
- 個人訊息。 使用 .msg 格式，將搜尋結果匯出為個人電子郵件訊息。如果您選取此選項，電子郵件搜尋結果會匯出至檔案系統中的資料夾。個別訊息的資料夾路徑與您將結果匯出至 PST 檔案時所使用的路徑相同。
設定其餘選項：
- 啟用刪除 Exchange 內容的重複資料。 選取此核取方塊可排除重複的訊息。如果您選取此選項，則只會匯出一份郵件，即使在搜尋的信箱中找到相同郵件的多個複本也一樣。匯出結果報告 (這是名為 Results.csv) 的檔案，其中針對重複郵件的每個複本包含一個資料列，讓您可以識別包含重複郵件複本的信箱 (或公用資料夾)。如需有關重復資料刪除及如何識別重複項目的詳細資訊，請參閱電子文件探索搜尋結果中的重複資料刪除。
- 包括 SharePoint 檔案的版本。 選取此核取方塊以匯出所有版本的 SharePoint 文件。只有當搜尋的內容來源包括 SharePoint 或商務用 OneDrive 網站時，才會出現此選項。
- 將檔案匯出為壓縮的 (zipped) 資料夾。只包括個人訊息和 SharePoint 文件核取方塊，以將搜尋結果匯出至壓縮資料夾。 只有當您選擇將 Exchange 項目匯出為個人訊息，以及搜尋結果包括 SharePoint 或 OneDrive 文件時，才會顯示此選項。此選項主要用來解決匯出項目時 Windows 檔案路徑名稱中的 260 個字元限制。
選取 [匯出] 以開始匯出程序。匯出程序會從原始內容位置收集搜尋結果。然後將它們上傳至 Microsoft 雲端中的 Azure 儲存位置。匯出程序可能需要幾分鐘才能完成。

如需下載匯出搜尋結果的指示，請參閱下一節。

步驟 2：下載搜尋結果

下一個步驟是將搜尋結果從 Azure 儲存位置下載到本機電腦。

在 Microsoft Purview 合規性入口網站中，選取功能窗格中的 [內容搜尋]。
在 [內容搜尋] 頁面上，選取 [匯出] 索引標籤。
您可能必須選取 [重新更新]，以更新匯出工作清單，以便顯示您建立的匯出工作。匯出工作的名稱與具有 _Export 附加至搜尋名稱的對應的搜尋名稱相同。
選取您在 步驟 1-準備匯出搜尋結果中建立的匯出工作。
在 [匯出金鑰] 底下的飛出視窗頁面上，選取 [複製到剪貼簿]。此金鑰將在步驟 6 中用來下載搜尋結果。

警告

任何人都可以安裝並啟動電子文件探索匯出工具，然後使用此金鑰來下載搜尋結果。因此，組織應該採取預防措施來保護此金鑰，就像保護密碼或其他安全性相關資訊一樣。
在飛出視窗頁面頂端，選取 [下載結果]。
如果系統提示您安裝 [電子文件探索匯出工具]，請選取 [安裝]。
在 [電子文件探索匯出工具] 中，完成下列步驟：
- 在適當的方塊中貼上您在步驟 3 中複製的匯出金鑰。
- 選取 [瀏覽] 以指定您要下載搜尋結果檔案的位置。
注意

由於下載期間的高度網路活動，您應該只將搜尋結果下載到本機電腦內部磁碟機上的位置。如需最佳的下載體驗，請遵循下列指引：
- 請勿將搜尋結果下載到 UNC 路徑、對應的網路磁碟機、外部 USB 磁碟機，或同步商務用 OneDrive 帳戶。
- 針對您下載搜尋結果的資料夾停用防毒軟體掃描。
- 將搜尋結果下載到並行下載作業的不同資料夾。
選取 [開始] 將搜尋結果下載到您的電腦。

[電子文件探索匯出工具] 會顯示匯出程序的相關狀態資訊，包括待下載剩餘項目的估計數目 (和大小)。匯出程序完成後，您可以在下載位置存取這些檔案。

匯出報告

當您匯出搜尋結果時，除了搜尋結果之外，還包括下列報告：

匯出摘要。包含匯出摘要的 Excel 文件。此試算表包含下列資訊：
- 已搜尋的內容來源數目。
- 搜尋結果的預估和下載大小。
- 已匯出的預估和下載項目數。
資訊清單。資訊清單檔案 (XML 格式)，其中包含搜尋結果中所包括之每個項目的相關資訊。
結果。 Excel 文件，其中包含下載為搜尋結果之每個項目的相關資訊。對於電子郵件，結果記錄檔包含每封郵件的相關資訊，包括:
- 來源信箱中電子郵件的位置 (包括郵件位於主要或封存信箱)。
- 送出或收到郵件的日期。
- 郵件的主旨行。
- 郵件的寄件者和收件者。
- 如果您在匯出搜尋結果時啟用刪除重復資料選項，則郵件是否為重複的郵件。重複的郵件在 [重複的項目] 資料行中有一個值，可將郵件識別為重複。 [重複的項目] 資料行中的值包含已匯出之訊息的項目識別。如需詳細資訊，請參閱電子文件探索搜尋結果中的重復資料刪除。
  
  對於來自 SharePoint 和商務用 OneDrive 網站的文件，結果記錄包含每份文件的資訊，包括：
  - 文件的 URL。
  - 文件所在網站集合的 URL。
  - 上次修改文件的日期。
  - 文件名稱 (位於結果記錄檔之 [主旨] 資料行中)。
未編制索引的項目。 Excel 文件，其中包含搜尋結果中會包括之任何部分編制索引項目的相關資訊。如果您在產生搜尋結果報告時未包括部分編制索引的項目，仍會下載此報告。不過，它將會是空白的。
錯誤和警告。包含匯出期間所遇到的檔案錯誤和警告。如需每個個別錯誤或警告的特定資訊，請參閱 [錯誤詳細資料] 欄位。
略過的項目。當組織從 SharePoint 和商務用 OneDrive 網站匯出搜尋結果時，匯出通常會包括略過的項目報告 (SkippedItems.csv)。此報告中所引用的項目通常是不會下載的項目，例如資料夾或文件組。根據設計，不會匯出這些類型的項目。對於已略過的其他項目，[略過的項目] 報告中的 [錯誤類型] 和 [錯誤詳細資料] 欄位會顯示略過該項目，未與其他搜尋結果一起下載的原因。
Trace.log。包含關於匯出程序的詳細記錄資訊。這有助於在匯出期間發現問題。如果您向 Microsoft 支援服務開啟與匯出搜尋結果相關問題的票證，系統可能會要求您提供此追蹤記錄。

注意事項

組織可以匯出這些文件，而不需要匯出實際的搜尋結果。請參閱匯出內容搜尋報告。

匯出內容搜尋報告

先前的章節已探討過組織如何從 Microsoft Purview 合規性入口網站中的內容搜尋 (或是從與 Microsoft Purview 電子文件探索 (標準版) 案例相關聯的搜尋) 匯出一組完整的搜尋結果。或者，組織可以匯出當其匯出實際搜尋結果時所產生的相同報告。

當組織匯出報告時，報告檔案會下載到本機電腦上與內容搜尋同名但附加了 *_*ReportsOnly 的資料夾。例如，如果內容搜尋名為 ContosoCase0815，報告就會下載到名為 ContosoCase0815_ReportsOnly 的資料夾。如需報告中包括的文件清單，請參閱報告中包含的內容。

匯出搜尋結果的必要條件

若要匯出搜尋報告，您必須在合規性入口網站中獲指派合規性搜尋管理角色。根據預設，此角色會指派給內建電子文件探索管理員和組織管理角色群組。如需詳細資訊，請參閱指派電子文件探索權限。
用來匯出搜尋結果的電腦必須符合下列系統需求：
- 最新版本的 Windows (32 位元或 64 位元)
- Microsoft .NET Framework 4.7 或更新版本
Microsoft Edge 必須用來執行電子文件探索匯出工具。不再支援使用 Internet Explorer 11 匯出搜尋結果。

注意事項

由於最近對 Microsoft Edge 所做的變更，預設不會再啟用 ClickOnce 支援。如需在 Microsoft Edge 中啟用 ClickOnce 支援的指示，請參閱在 Microsoft Edge 中使用電子文件探索匯出工具。此外，Microsoft 不會為 ClickOnce 應用程式製造第三方擴充功能或附加元件。不支援使用不受支援的瀏覽器搭配第三方擴充功能或附加元件來匯出搜尋結果。
如果搜尋傳回的結果估計總大小超過 2 TB，則匯出報告會失敗。若要成功匯出報告，請嘗試縮小範圍。如此一來，當您重新執行搜尋時，結果的估計大小會小於 2 TB。
如果搜尋結果超過七天，而且您提交匯出報告工作，則會顯示錯誤訊息，提示您重新執行搜尋以更新搜尋結果。如果發生這種情況，請取消匯出、重新執行搜尋，然後再次啟動匯出。
匯出搜尋報告會計算同時執行的匯出數目上限。它也會計算單一使用者可以執行的匯出數目上限。如需匯出限制的詳細資訊，請參閱匯出內容搜尋結果。

步驟 1：產生匯出報告

第一個步驟是準備報告以下載到您的電腦。當您匯出報告時，報告文件會上傳至 Microsoft 雲端中的 Azure 儲存區域。此程序中的步驟與上一章節中標題為 準備匯出搜尋結果 的步驟相當類似。因此，不會顯示螢幕擷取畫面以簡化指示。

在 Microsoft Purview 合規性入口網站中，選取功能窗格中的 [內容搜尋]。
在 [內容搜尋] 頁面上，選取您要匯出結果的內容搜尋。
在飛出視窗頁面底部的 [動作] 功能表上，選取 [匯出報告]。 [匯出報告] 飛出視窗頁面隨即顯示。匯出內容可用的匯出選項取決於搜尋結果是否位於信箱或網站，或兩者的組合。
[匯出報告] 飛出視窗頁面隨即顯示。匯出搜尋相關資訊可用的匯出報告選項取決於搜尋結果是否位於信箱或網站，或兩者的組合。
在 [輸出選項] 下，選擇下列其中一個選項：
- 除了格式無法辨識的項目以外，所有項目都會加密，或因為其他原因而未編制索引。 此選項只會匯出索引項目的相關資訊。
- 所有項目 (包括格式無法辨識的項目) 都會加密，或因其他原因而未編制索引。 此選項會匯出索引和未編制索引項目的相關資訊。
- 只有格式無法辨識的項目已加密，或因其他原因而未編制索引。 此選項只會匯出未編制索引項目的相關資訊。
設定 [啟用刪除 Exchange 內容的重複資料] 選項。
- 如果您選取此選項，則匯出摘要報告中會包括重複的訊息計數 (在刪除重複資料之前和之後)。此外，manifest.xml 檔案中只會包括一封郵件。但是，匯出結果報告會針對重複郵件的每個複本包含一個資料列。如此一來，您就可以識別包含重複郵件複本的信箱。如需匯出報告的詳細資訊，請參閱報告中包含的內容。
- 如果您未選取此選項，匯出報告會包含搜尋所傳回之所有郵件的相關資訊，包括重複的項目。
  
  如需有關重復資料刪除及如何識別重複項目的詳細資訊，請參閱電子文件探索搜尋結果中的重複資料刪除。
選取 [產生報告]。

搜尋報告已備妥可供下載。因此，報告文件會上傳至 Microsoft 雲端中的 Azure 儲存位置。此程序可能需要幾分鐘的時間。

如需下載匯出搜尋報告的指示，請參閱下一章節。

步驟 2：下載報告

下一個步驟是將報告從 Azure 儲存區域下載到本機電腦。

重要事項

匯出的搜尋報告必須在步驟 1 產生後的 14 天內下載。

在 Microsoft Purview 合規性入口網站中，選取功能窗格中的 [內容搜尋]。
在 [內容搜尋] 頁面上，選取 [匯出] 索引標籤。

注意事項

您可能必須選取 [重新更新]，以更新匯出工作清單，以便顯示您建立的匯出工作。匯出報告工作的名稱與對應的搜尋相同，皆附加 _ReportsOnly 至搜尋名稱。
選取您在步驟 1 中建立的匯出作業。
在 [匯出報告] 飛出視窗頁面的 [匯出金鑰] 下，選取 [複製到剪貼簿]。您可以在步驟 6 中使用此金鑰來下載搜尋結果。

重要事項

任何人都可以安裝並啟動電子文件探索匯出工具，然後使用此金鑰來下載搜尋報告。因此，請採取預防措施來保護此金鑰，就像保護密碼或其他安全性相關資訊一樣。
在飛出視窗頁面頂端，選取 [下載結果]。
如果系統提示您安裝電子文件探索匯出工具，請選取 [安裝]。
在 [電子文件探索匯出工具] 中，完成下列步驟：
1. 在適當的方塊中貼上您在步驟 3 中複製的匯出金鑰。
2. 選取 [瀏覽] 以指定您要下載搜尋報告檔案的位置。
選取 [開始] 將搜尋結果下載到您的電腦。

[電子文件探索匯出工具] 會顯示匯出程序的相關狀態資訊，包括待下載剩餘項目的估計數目 (和大小)。匯出程序完成後，您可以在下載位置存取這些檔案。

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