使用 Microsoft Teams 進行共同作業

Microsoft Teams 是一款共同作業應用程式，可協助組織成員使用任何裝置有條理地工作及交談。 您可以使用 Microsoft Teams 與您的員工成員或貴組織外部的來賓進行即時交談。 您也可以撥打電話、主持會議及共用檔案。

最佳做法

1. 為敏感性資訊建立私人小組。

2. 建立全組織小組，與組織中的每個人進行通訊。

3. 建立特定專案的小組，並依據應包括的人員來套用適當的保護程度。

4. 建立與外部合作夥伴通訊的特定小組，讓他們與公司機密內容分開。

例如，企業、法律公司或醫療保健實務可建立下列小組：

1. 企業、公司或實務小組： 這是供每個人用於日常通訊並在所有業務內工作。 您可以使用此小組張貼公告，或分享您整個公司或實務感興趣的資訊。

2. 個別小組： 為較小的群組設定小組，以共同處理其日常工作。

3. 外部通訊小組： 廠商、合作夥伴或客戶協調，而不須讓他們存取任何敏感內容。 為特定群組設定不同頻道。

而行銷活動可建立下列小組，以安全地溝通及共同作業：

1. 行銷活動潛在客戶小組： 設定為私人小組，以便只有重要行銷活動成員可存取及討論潛在的敏感性考量。

2. 一般行銷活動小組： 這是供每個人用於日常通訊和工作。 個人、群組或委員會可在此小組中設定頻道以執行他們的工作。 例如，活動規劃人員可設定頻道來聊天及協調行銷活動的物流。

3. 合作夥伴小組： 廠商、合作夥伴或義工協調，而不須讓他們存取任何敏感內容。

建立小組時，也會建立下列項目：

• 新的 Microsoft 365 群組

• 用來儲存團隊檔案的 SharePoint Online 網站和文件庫

• Exchange Online 共用信箱和行事曆

• OneNote 筆記本

• 綁定至其他 Office 365 應用程式，例如 Planner 和 Power BI

您可以在 Microsoft Teams 內尋找：

1. 小組：尋找所屬頻道或建立您自己的頻道。 在頻道內，您可以主持現場會議、進行交談，以及共用檔案。

2. 會議：查看當天或當週已安排的一切活動。 或是，排程會議。 此行事曆會與您的 Outlook 行事曆同步。

3. 通話：在某些情況下，如果您的組織有設定相關功能，您便可以從 Microsoft Teams 打電話給任何人，即使對方沒有使用 Microsoft Teams 也可以。

4. 活動： 趕上所有未讀取的訊息、 @mentions 、回復等等。

使用頂端的命令方塊可以搜尋特定項目或人員、採取快速動作，以及啟動應用程式。

進行設定

僅針對企業主和經理，或行銷活動管理員和候選人建立私人小組，如下所示。

建立全組織小組，讓企業或行銷活動中的所有人都能使用小組溝通及共用檔案。

建立您與組織外部來賓共用 (例如廣告或財務) 的小組。

若要深入了解 Microsoft Teams，請參閱 Microsoft Teams 技術文件

系統管理員設定

注意事項

您必須是系統管理員，才能建立全組織小組。 如需詳細資訊，請參閱什麼是 Microsoft 365 的系統管理員？。

下一步

設定會議。