使用 Viva Insights 避免電子郵件多載的最佳做法
Email是最廣泛使用的共同作業工具，估計每天傳送 1100 億則訊息。 儘管有這些優點，電子郵件仍可能變得難以管理。 這會竊取您的注意力，並導致更高的壓力等級。
更好的電子郵件做法可以減少壓力、改善通訊、提高生產力，並支援您專注的能力。
為什麼這很重要
如何減少每天在電子郵件上花費的時間 ，說明如何：
- 「根據 McKinsey 分析，專業人員平均會花費 28% 的工作日讀取和回答電子郵件。」
- 「專業人員平均每天檢查電子郵件 15 次，或每隔 37 分鐘檢查一次。」
最佳做法
- 指定用於緊急訊息的通道。
- 讓員工在工作後與電子郵件中斷連線。 如果出現緊急問題，替代通道可以連線到它們。
- 設定清楚的期望和急著管理，為組織的其餘部分設定正確的範例。
- 以您想要讀取電子郵件的方式撰寫電子郵件。 保持簡短、使用簡單語言，並避免冗長的文字區塊
- 請勿「建立潛在客戶」。 先在電子郵件中撰寫重要訊息和/或問題，然後再撰寫任何重要背景
- 請勿根據角色仔細選取收件者，並承受過度包含的壓力，以過度使用 [副本] 欄位。
- 針對特定時間、位置和期限提出具體建議，以減少不必要的來回。
- 透過策略性考慮不同的媒體， (電話、會議或聊天) 訊息，傳送較少的電子郵件以接收較少的電子郵件。
- 請考慮您線上程中的角色，並改為傳送目標訊息，以避免「全部回復」。
- 批次處理電子郵件，方法是每天選取兩次或三次來處理電子郵件，而不是在每天和夜間持續檢查電子郵件。
- 確認重要電子郵件。 如果您沒有時間回應，請改為傳送具有預期回應時間的簡短電子郵件。
- 設定界限，例如在工作時間以外從電子郵件取用，以及管理回應時間預期。
變更策略
設定電子郵件練習和步調
概述您何時會檢查和回應電子郵件的清楚參數和期望。 執行此動作的方式：
選擇每天檢查電子郵件的頻率：每天 3 次
使用一整天的特定時間作為提醒：午餐前
分享您的意圖，並鼓勵您的小組成員執行相同的動作。 例如：
「有時候，我們全都會因為電子郵件而感到不知所措，而在電子郵件和其他工作之間來回切換，可能會影響我們的個人生產力。 基於這個理由，我打算一天檢查電子郵件三次。 如果您需要立即回應，您可以透過 Teams 聊天或電話與我連絡。 我鼓勵每個人試試看，看看它是否也可協助您。」
示範良好的 Teams 做法
藉由自行使用聊天型產品，並鼓勵您的小組與他們共同作業，向您的小組顯示聊天型產品的威力，例如 Microsoft Teams。
減少電子郵件收件者號碼
回復電子郵件時，請減少全部回復的使用，並移除不需要參與交談的參與者。