使用 Viva Insights 避免電子郵件多載的最佳做法

Email是最廣泛使用的共同作業工具,估計每天傳送 1100 億則訊息。 儘管有這些優點,電子郵件仍可能變得難以管理。 這會竊取您的注意力,並導致更高的壓力等級。

更好的電子郵件做法可以減少壓力、改善通訊、提高生產力,並支援您專注的能力。

為什麼這很重要

如何減少每天在電子郵件上花費的時間 ,說明如何:

  • 「根據 McKinsey 分析,專業人員平均會花費 28% 的工作日讀取和回答電子郵件。」
  • 「專業人員平均每天檢查電子郵件 15 次,或每隔 37 分鐘檢查一次。」

最佳做法

  • 指定用於緊急訊息的通道。
  • 讓員工在工作後與電子郵件中斷連線。 如果出現緊急問題,替代通道可以連線到它們。
  • 設定清楚的期望和急著管理,為組織的其餘部分設定正確的範例。
  • 以您想要讀取電子郵件的方式撰寫電子郵件。 保持簡短、使用簡單語言,並避免冗長的文字區塊
  • 請勿「建立潛在客戶」。 先在電子郵件中撰寫重要訊息和/或問題,然後再撰寫任何重要背景
  • 請勿根據角色仔細選取收件者,並承受過度包含的壓力,以過度使用 [副本] 欄位。
  • 針對特定時間、位置和期限提出具體建議,以減少不必要的來回。
  • 透過策略性考慮不同的媒體, (電話、會議或聊天) 訊息,傳送較少的電子郵件以接收較少的電子郵件。
  • 請考慮您線上程中的角色,並改為傳送目標訊息,以避免「全部回復」。
  • 批次處理電子郵件,方法是每天選取兩次或三次來處理電子郵件,而不是在每天和夜間持續檢查電子郵件。
  • 確認重要電子郵件。 如果您沒有時間回應,請改為傳送具有預期回應時間的簡短電子郵件。
  • 設定界限,例如在工作時間以外從電子郵件取用,以及管理回應時間預期。

變更策略

設定電子郵件練習和步調

概述您何時會檢查和回應電子郵件的清楚參數和期望。 執行此動作的方式:

  • 選擇每天檢查電子郵件的頻率:每天 3 次

  • 使用一整天的特定時間作為提醒:午餐前

  • 分享您的意圖,並鼓勵您的小組成員執行相同的動作。 例如:

    「有時候,我們全都會因為電子郵件而感到不知所措,而在電子郵件和其他工作之間來回切換,可能會影響我們的個人生產力。 基於這個理由,我打算一天檢查電子郵件三次。 如果您需要立即回應,您可以透過 Teams 聊天或電話與我連絡。 我鼓勵每個人試試看,看看它是否也可協助您。」

示範良好的 Teams 做法

藉由自行使用聊天型產品,並鼓勵您的小組與他們共同作業,向您的小組顯示聊天型產品的威力,例如 Microsoft Teams。

減少電子郵件收件者號碼

回復電子郵件時,請減少全部回復的使用,並移除不需要參與交談的參與者。

Viva Insights最佳做法