在 Microsoft 365 中匯入並使用組織資料

  • 發行項

組織數據 是指您的系統管理員使用 Microsoft 365 中的組織數據功能上傳的員工數據。 Microsoft 365 中的組織資料會將此上傳的資料與現有的 Microsoft 365 資料結合，以在 Microsoft 365 應用程式中提供特定功能。 這項功能也有助於改善 Microsoft 365 使用者配置文件 數據，方法是擷取目前位於組織外部系統中的組織數據， (例如人力資本管理系統) 。 這有助於填入與遺失或過時使用者設定檔資料相關的任何空白，並讓 Microsoft 365 和Microsoft Viva 的體驗更豐富。

Microsoft 365 使用者配置文件數據 是指與使用者帳戶相關聯的資訊，並儲存在 Microsoft 365 使用者配置檔中。 此資訊包括電子郵件地址、電話號碼、職稱和其他描述性資訊。

Microsoft 365 使用者設定檔資料來自兩個主要來源: Microsoft Entra ID (先前為 Azure Active Directory)，這是預設設定，或是來自 Microsoft 365 中的組織資料 (透過您上傳的 .csv 檔案)。 Microsoft Entra 結構描述和 Microsoft 365 使用者設定檔中的屬性符合 .csv 檔案中的資料行名稱，且在 Microsoft 365 中的組織資料中稱為 屬性。

資料屬性

當您上傳 .csv 檔案時，針對每個員工，至少必須包含一個必要屬性，Microsoft_PersonEmail。 若要瞭解如何設定和結構化組織數據 .csv 檔案，請參閱 準備和匯入您的組織數據。

您也可以包含下列選擇性屬性。 (括弧中的值是 Microsoft 365 使用者設定檔 結構描述中的對應屬性名稱。)。

如需特定屬性的詳細資訊，請參閱屬性 參考 和屬性 對應，以 取得 Microsoft 365 屬性中的組織數據如何對應至 Microsoft 365 使用者配置檔數據的資訊。

  • 名稱
    • Microsoft_FirstName (first)
    • Microsoft_LastName (last)
    • Microsoft_DisplayName (displayName)
  • Positions
    • 詳細資料
      • Microsoft_JobTitle (jobTitle)
      • Microsoft_JobDiscipline (role)
      • Microsoft_LevelDesignation (level)
      • Microsoft_Layer (layer)
        • Company
          • Microsoft_Company (displayName)
          • Microsoft_Organization (department)
          • Microsoft_CompanyOfficeLocation (officeLocation)
            • 地址
              • Microsoft_CompanyPostOfficeBox (postOfficeBox)
              • Microsoft_CompanyOfficeStreet (street)
              • Microsoft_CompanyOfficeCity (city)
              • Microsoft_CompanyOfficeState (state)
              • Microsoft_CompanyOfficeCountryOrRegion (countryOrRegion)
              • Microsoft_CompanyOfficePostalCode (postalCode)
  • 管理員
    • Microsoft_ManagerEmail (userId)

重要事項

  1. 在 Microsoft 365 使用者配置檔中，Microsoft Entra 資料優先於 Microsoft 365 中的組織數據。 當服務查詢 Microsoft 365 使用者配置檔時，如果單一屬性同時有組織數據和 Microsoft Entra 數據，則會使用 Microsoft Entra 值。
  2. 三個名稱相關屬性 (Microsoft_FirstName、Microsoft_LastName 和 Microsoft_DisplayName) 會被視為 Microsoft 365 使用者設定檔中的群組，因此如果其中任一個屬性在輸入 .csv 檔案中具有值，則其他兩者也需要有值。 否則，指定的值不會儲存在 Microsoft 365 使用者設定檔中。

準備和匯入組織數據

上傳組織數據之前，您必須執行下列動作：

  1. 下載 .csv 範本
  2. 結構化組織數據
  3. 第一次匯入組織數據
  4. 更新或對您的數據進行其他變更

步驟 1 - 下載 .csv 範本

  1. 以具有全域管理員權限的使用者身分登入Microsoft 365 系統管理中心。
  2. 在 [Microsoft 365 中的組織資料] 頁面上 (在 設定 > 移轉和匯入 底入)，選取 [開始使用]。
  3. 選取 [下載 CSV 範本]。

注意事項

您也可以使用從另一個系統導出的組織數據，例如您的 HR 軟體作為起點，如 取得組織數據匯出中所述。

步驟 2 - 結構化組織數據

現在您已有 .csv 檔案起點，請新增您想要在 Microsoft 365 中使用的組織數據。 將檔案儲存至 SharePoint。

您可以在組織資料檔中新增三種屬性類型：必要、保留選擇性和自定義。 屬性在檔案中可以是任何順序。 不過，您無法使用必要和保留屬性的名稱作為任何新自訂屬性的名稱。

  • 必要 - 根據預設唯一需要的屬性是電子郵件地址。
  • 保留 - 屬性是目前用來計算、篩選和將資料分組之屬性的保留資料行標頭。
  • 自訂 - 自訂屬性是您想要定義以用於篩選和群組數據的任何其他屬性。 當您上傳這些屬性時，分析師可以在建置查詢時使用這些屬性。 若要瞭解如何上傳自定義屬性，請參閱 上傳組織數據 (第一次上傳) 。

針對所有日期使用MM/DD/YYYY格式。 所有數值欄位都必須是「數字」格式，且不能包含逗號或貨幣符號。

注意事項

系統中允許的屬性總數上限為 105，其中包含必要的屬性。

範例數據檔

以下是有效 .csv 檔案的範例程式碼片段:

Microsoft_PersonEmail,Microsoft_ManagerEmail,Microsoft_LevelDesignation,Microsoft_Organization,Microsoft_Layer,Microsoft_CompanyOfficeCity
Emp1@contoso.com,Mgr1@contoso.com,Junior IC,Sales,8,Seattle
Emp2@contoso.com,Mgr1@contoso.com,Junior IC,Sales,8,Seattle
Emp3@contoso.com,Mgr2@contoso.com,Manager,Sales,7,Seattle
Emp4@contoso.com,Mgr3@contoso.com,Support,Sales,9,New York
Emp5@contoso.com,Mgr3@contoso.com,Support,Sales,9,New York
Emp6@contoso.com,Mgr3@contoso.com,Support,Sales,9,New York

如需屬性的詳細資訊，請參閱 屬性參考。

步驟 3 - 第一次匯入組織數據

在您使用數據建立 .csv 檔案之後，後續步驟是將數據儲存至 SharePoint，然後將其匯入 Viva。

將 .csv 檔案上傳至 SharePoint

使用下列步驟將您的數據上傳至 SharePoint。 請確定您的 SharePoint 網站具有正確的許可權，而且只有應該能夠存取數據的網站才能存取網站。

  1. 開啟 SharePoint 網站文檔庫。
  2. 選 取 [上傳]，然後選取 [ 檔案]。 顯示 SharePoint 中 [上傳] 功能表的螢幕快照。
  3. 流覽至您儲存 .csv 檔案的位置，然後選取 [ 開啟]。

您也可以使用拖放來上傳檔案。

將數據匯入 Viva 之前，您需要 SharePoint 上檔案的路徑，格式如下：https:// domain.sharepoint.com/sites/sitename/Documents/foldername/檔名.csv。 使用下列步驟來取得檔案的路徑。

  1. 選取檔案旁邊的省略號 (...) ，然後選取 [ 詳細數據]。 螢幕快照顯示 SharePoint 文件庫中檔案旁邊的省略號選項。
  2. 尋找 [路徑] 值，然後選取複製圖示。 螢幕快照顯示 SharePoint 中檔案的路徑資訊。

注意事項

請務必遵循下列步驟來取得檔案的路徑。 此路徑與您在 SharePoint 中檢視 .csv 檔案時，在瀏覽器的 URL 字段中顯示的路徑不同。

將數據匯入 Microsoft 365

現在您已準備好匯入數據。

  1. 以具有全域管理員權限的使用者身分登入Microsoft 365 系統管理中心。
  2. 在 [Microsoft 365 中的組織資料] 頁面上 (在 設定 > 移轉和匯入 底入)，選取 [開始使用]。
  3. 在 [ 從 SharePoint 匯入數據 ] 頁面上，輸入您儲存 .csv 檔案的 SharePoint 位置。 (如果您複製了上傳步驟結尾的位置，請將它貼在這裡。)
  4. 確認您瞭解您在這裡上傳的數據可能由 Viva 和 Microsoft 365 處理，以及您已透過 Microsoft Graph 授與數據存取權的非 Microsoft 服務。 選取 [下一步]。
  5. 檢閱上傳的詳細資料，然後選取 [開始驗證]。

您的組織數據會根據與 Viva 和 Microsoft 365 服務搭配使用的需求進行驗證。 最多可能需要 24 小時。 您可以在系統管理中心的 [組織資料] 頁面上檢查驗證狀態。 驗證完成後，您會看到一則訊息，指出您的資料正在使用中，並由 Viva 和 Microsoft 365 管理。

每個使用者的組織數據都會儲存在該使用者的信箱中，並遵循 Exchange Online (的數據落地規則，如 Data Residency Exchange Online ) 中所述。

步驟 4 - 更新或對您的資料進行其他變更

只有全域系統管理員可以更新或刪除儲存在 Microsoft 365 使用者配置檔中的組織數據。

若要更新或刪除使用者的組織數據，請建立並上傳新的 .csv 檔案，其中僅包含您想要更新或刪除數據的使用者。

  • 若要更新值，請包含您想要更新的所有屬性。 為您想要變更的任何屬性提供不同的值。 如果您包含屬性，但未提供值 (但 未 將其設定為空字串) ，則會使用 Microsoft 365 使用者配置檔中的目前值， (不會更新) 。
  • 若要刪除值，請使用兩個單引號 (『) ，將屬性的值設定為空字串。 (設定 Microsoft_Layer 屬性 “-1”.) 若要刪除使用者的所有數據，請輸入其所有屬性的空字串或整數值。

注意事項

如果您使用 Excel 來編輯 .csv 檔案，請使用三個單引號 (''') ，而不是兩個 ('') - Excel 會看到單引號 (') 做為逸出字元。

上傳新的組織數據之後，每個受影響使用者的先前數據會在30天內刪除。

Microsoft 365 中組織數據的數據使用量、保留期和管理資訊

請檢閱下列資訊，以瞭解組織數據的使用、儲存和刪除方式。

從 Viva Insights 上傳的數據

如果您的全域管理員同意與 Microsoft 365 中的組織數據功能共用來自 Viva Insights 的數據，則會共用下列數據：

  • PersonId
  • ManagerId
  • Organization
  • LevelDesignation
  • FunctionType
  • 層級
  • 位置
  • RoleStart 數據

下列數據是從組織數據功能上傳，但無法在 Insights 中使用：

  • Microsoft_FirstName
  • Microsoft_LastName
  • Microsoft_DisplayName
  • Microsoft_JobTitle
  • Microsoft_RoleEndDate
  • Microsoft_City
  • Microsoft_CountryOrRegion
  • Microsoft_PostalCode
  • Microsoft_PostOfficeBox

資料使用量

您上傳的組織數據可能由 Viva、Microsoft 365 服務，以及透過 Microsoft 圖形 API 取得存取權的非 Microsoft 服務使用。 此資料會被視為在組織內 公開提供，這表示它可能會向組織中的任何使用者顯示。 這項資料也可在 跨租使用者共同作業案例 中、Microsoft 365 Copilot 中和機器學習模型定型中使用。

在 Microsoft 365 使用者設定檔中，Microsoft Entra 數據的優先順序預設高於 Microsoft 365 中的組織數據。 當服務查詢 Microsoft 365 使用者配置檔時，如果單一屬性同時有組織數據和 Microsoft Entra 數據，則會傳回 Microsoft Entra 值。 例如，在 Microsoft Entra ID 中，給訂的中端使用者具有「軟體工程師」做為 jobTitle 屬性。 貴組織的全域系統管理員會使用 Microsoft 365 中的組織資料功能，為該相同的使用者上傳 Microsoft_JobTitle 屬性為「資深軟體工程師」值。 上傳之後，這兩個值都會儲存在使用者的 Microsoft 365 使用者設定檔中。 當 Microsoft 365 中的配置檔卡片 這類體驗查詢 Microsoft 365 使用者設定檔以取得該使用者的 jobTitle 屬性時，會 (傳回「軟體工程師」，而不是「資深軟體工程師」) 。

如果您想要在 Microsoft 365 使用者配置檔中使用組織數據的值，請傳送要求給 orgdatainm365support@microsoft.com來連絡 Microsoft。 包含主旨列：「要求在 Microsoft 365 User Profile for Tenant [Name] [租使用者標識符] 中提供組織數據優先順序高於 Microsoft Entra 數據。」此變更最多可能需要四天才會生效。

如果您稍後想要切換回 Microsoft Entra 數據優先順序) 的默認行為 (，請再次連絡 Microsoft，並使用「要求在租使用者的 Microsoft 365 使用者配置檔 [名稱] [租使用者標識符] 中提供 Microsoft Entra 數據優先順序。」這項變更最多也需要四天的時間。

若要確保 Microsoft 365 使用者配置檔中的數據保持最新且正確，建議您定期上傳重新整理的組織數據 (例如每周) 。 相較於組織人力資本管理系統中的數據，這可防止使用者配置檔中的數據過時。

請確定您上傳的資料符合 屬性參考 中所列的屬性名稱和描述。 也請避免上傳 敏感性個人資料。

資料刪除

如需刪除使用者數據的相關信息，請參閱 更新或對組織數據進行其他變更 。 處理更新之後，相關聯的用戶數據會在30天內刪除。

從租使用者移除 Microsoft 365 授權，或從 Microsoft 365 系統管理中心移除同意時，所有資料跡證都會在 30 天內清除。

資料保留

只要使用者在使用中且具有有效的授權，而且使用者或全域系統管理員未提出任何刪除要求，組織數據就會儲存。

資料落地

當您上傳組織數據時，您的 .csv 檔案會儲存在 SharePoint Online 網站中，而每個終端使用者的組織數據屬性會被處理到其 Microsoft 365 使用者設定檔，並儲存在使用者的 Exchange Online 信箱中。 如需 SharePoint Online 和 Exchange Online 的數據落地資訊，請參閱 Data Residency for SharePoint Online 和 Data Residency for Exchange Online。

管理資料主體要求

資料主體要求 或 DSR 是資料主體 (終端使用者) 向控制者對其個人資料採取動作的正式要求。 若要瞭解終端使用者有哪些資料主體權限，請參閱 GDPR 和 CCPA 底下的 Office 365 資料主體要求。

使用下列資訊來滿足終端使用者的 DSR:

屬性參考

下表提供有關 Microsoft 365 中組織數據屬性的詳細數據。

注意事項

請注意，Microsoft_LevelDesignation和Microsoft_Layer屬性在 Microsoft Entra 中沒有對應的屬性。 因此，將這些值新增至 Microsoft 365 使用者配置檔的唯一方法是使用 Microsoft 365 中的組織數據功能。

# 屬性 描述 資料類型 範例
1 Microsoft_PersonEmail 員工記錄的唯一識別碼 - 員工的電子郵件位址。 電子郵件 person.name@xyz.com
2 Microsoft_ManagerEmail 員工主管的唯一識別碼 - 員工主管的電子郵件位址。 電子郵件 manager.name@xyz.com
3 Microsoft_Organization 員工所屬的內部組織或部門名稱。 字串 財務規劃和分析
4 Microsoft_LevelDesignation 代表員工在組織內的經歷、管理層級或年資的層級。 這是貴公司所使用的公用層級職銜。 字串 Director
5 Microsoft_JobDiscipline 員工所屬的專業領域。 如需更多可採取動作的深入解析，請避免使用太少或太多唯一的工作專業領域。 這是公用工作專業領域。 字串 財務管理
6 Microsoft_Layer 員工在組織階層中的位置，以其與組織最高領導者的距離表示。 例如，執行長位於第 0 層。 避免使用太少或太多唯一層級。 這是貴公司公開可用的層級。 整數 2
7 Microsoft_FirstName 終端使用者的名字。 字串 Alexa
8 Microsoft_LastName 終端使用者的姓氏。 字串 Smith
9 Microsoft_DisplayName 要顯示的員工偏好名稱。 這是員工選擇列出的公開顯示名稱。 字串 Alexa Smith
10 Microsoft_JobTitle 員工的公開職稱。 字串 軟體工程師
11 Microsoft_CompanyOfficeLocation 員工的公司辦公室位置。 這是位置代碼，例如建築物編號、樓層或房間。 這不應該是員工的住家辦公室或個人地址。 字串 2N
12 Microsoft_CompanyPostOfficeBox 郵政信箱號碼。 這是公開可用的公司辦公室信箱號碼。 字串 郵政信箱 12
13 Microsoft_CompanyOfficeStreet 街道。 這是公開可用的公司辦公室街道地址。 字串 NE 12th Street
14 Microsoft_CompanyOfficeCity 使用者相關聯的公司辦公室城市。 這是公開可用的辦公室地址城市。 字串 雷蒙市
15 Microsoft_CompanyOfficeState 州。 這是公開可用的公司辦公室所在州。 字串 華盛頓州
16 Microsoft_CompanyOfficeCountryOrRegion 國家或地區。 它是自由格式的字串值，例如「美國」。 這是公開可用的公司辦公室國家或地區。 字串 美國
17 Microsoft_CompanyOfficePostalCode 郵遞區號。 這是公開可用的公司辦公室郵遞區號。 字串 98004
18 Microsoft_Company 公司名稱。 字串 Contoso

屬性對屬性對應

下表顯示 Microsoft 365 屬性中的組織數據如何對應至 Microsoft 365 使用者配置文件架構中的屬性。

# .csv 檔案中的屬性 (欄位標題) Microsoft 365 使用者設定檔結構描述中的屬性
1 Microsoft_PersonEmail 不適用

電子郵件會轉換為使用者的 Microsoft Entra objectId，並用於內部處理。
2 Microsoft_ManagerEmail positions -> manager -> userId

電子郵件會轉換為管理員的 Microsoft Entra objectId，並儲存在 Microsoft 365 使用者配置檔中。
3 Microsoft_Organization positions -> positionDetail -> companyDetail -> department
4 Microsoft_LevelDesignation positions -> positionDetail -> level
5 Microsoft_JobDiscipline position - > positionDetail - > role
6 Microsoft_Layer positions -> positionDetail -> layer
7 Microsoft_FirstName names -> first
8 Microsoft_LastName names -> last
9 Microsoft_DisplayName names -> displayName
10 Microsoft_JobTitle positions -> positionDetail -> jobTitle
11 Microsoft_CompanyOfficeLocation positions -> positionDetail -> companyDetail -> officeLocation
12 Microsoft_CompanyPostOfficeBox positions -> positionDetail -> companyDetail -> physicalAddress -> postOfficeBox
13 Microsoft_CompanyOfficeStreet positions -> positionDetail -> companyDetail -> physicalAddress -> street
14 Microsoft_CompanyOfficeCity positions -> positionDetail -> companyDetail -> physicalAddress -> city
15 Microsoft_CompanyOfficeState positions -> positionDetail -> companyDetail -> physicalAddress -> state
16 Microsoft_CompanyOfficeCountryOrRegion positions -> positionDetail -> companyDetail -> physicalAddress -> countryOrRegion
17 Microsoft_CompanyOfficePostalCode positions -> positionDetail -> companyDetail -> physicalAddress -> postalCode
18 Microsoft_Company positions -> positionDetail -> companyDetail -> displayName